W firmie szkoleniowej system CRM odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu relacjami z klientami, organizacją kursów oraz optymalizacją procesów sprzedażowych i marketingowych. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze funkcje CRM z punktu widzenia firmy szkoleniowej,  przykład zastosowania systemu w praktyce oraz odpowiemy na pytania dot. ceny i czasu wdrożenia. Życzymy konstruktywnej lektury.

Umów się na darmową prezentację CRM z fachową konsultacją

1. Zarządzanie danymi klientów: CRM umożliwia centralne przechowywanie i zarządzanie danymi klientów, w tym informacji kontaktowych, historii zakupów, preferencji szkoleniowych oraz notatek z interakcji. To pomaga w lepszym zrozumieniu potrzeb klientów i personalizacji oferty szkoleniowej.

2. Organizacja szkoleń: system CRM może wspierać procesy związane z planowaniem i organizacją szkoleń. Możliwość rejestrowania się na szkolenia, śledzenia frekwencji oraz zarządzania harmonogramami ułatwia koordynację działań i zapewnia efektywne zarządzanie zasobami.

3. Automatyzacja marketingu: CRM umożliwia tworzenie i zarządzanie kampaniami marketingowymi skierowanymi do różnych segmentów klientów. Automatyzacja e-maili, newsletterów i innych działań promocyjnych pozwala na skuteczniejsze dotarcie do potencjalnych uczestników szkoleń.

4. Sprzedaż i generowanie leadów: CRM wspiera procesy sprzedażowe poprzez zarządzanie lejkiem sprzedażowym, śledzenie potencjalnych klientów (leadów) oraz analizę skuteczności działań sprzedażowych. System pomaga również w identyfikacji najlepszych okazji sprzedażowych i optymalizacji procesu pozyskiwania nowych klientów.

5. Obsługa poszkoleniowa: CRM umożliwia śledzenie satysfakcji klientów po ukończonych szkoleniach, zbieranie opinii oraz zarządzanie reklamacjami. Dzięki temu firma może lepiej zrozumieć potrzeby klientów i wprowadzać usprawnienia w oferowanych usługach.

6. Analiza i raportowanie: system CRM oferuje zaawansowane narzędzia do analizy danych i generowania raportów. Możliwość śledzenia wskaźników efektywności (KPI), takich jak frekwencja na szkoleniach, przychody z poszczególnych szkoleń, oraz skuteczność kampanii marketingowych, pomaga w podejmowaniu lepiej poinformowanych decyzji biznesowych.

7. Personalizacja oferty: dzięki zgromadzonym danym o klientach, firma szkoleniowa może dostosować ofertę do indywidualnych potrzeb i preferencji uczestników, co zwiększa ich satysfakcję i lojalność.

8. Zarządzanie relacjami z partnerami: CRM wspiera również zarządzanie relacjami z partnerami biznesowymi, takimi jak trenerzy, firmy współpracujące czy instytucje edukacyjne. Pozwala na śledzenie współpracy, warunków umów oraz wyników wspólnych działań.

9. Zarządzanie dokumentacją: system CRM ułatwia zarządzanie dokumentacją związaną ze szkoleniami, taką jak materiały szkoleniowe, umowy z klientami czy certyfikaty uczestników.

10. Integracja z innymi systemami: CRM może być zintegrowany z innymi narzędziami używanymi w firmie, takimi jak systemy e-learningowe, platformy płatności czy oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, co usprawnia przepływ informacji i procesów.

Kontekst: firma szkoleniowa „EduPro” zdecydowała się na wdrożenie systemu CRM, aby poprawić efektywność zarządzania swoimi operacjami. Poniżej prezentujemy modelowy przykład wykorzystania oprogramowania w codziennej pracy.

Nowy klient wysyła zapytanie ofertowe

Gdy nowy klient zgłasza się do firmy, jego dane są wprowadzane do systemu CRM, gdzie są centralnie przechowywane i dostępne dla wszystkich pracowników. Informacje o klientach, takie jak preferencje szkoleniowe, historia kontaktów i zapisy na kursy, są łatwo dostępne i aktualizowane w czasie rzeczywistym.

Planowanie i organizacja szkoleń

Zespół firmy wykorzystuje CRM do zarządzania harmonogramami szkoleń. System automatycznie przypomina o nadchodzących terminach, rezerwacjach sal i dostępności trenerów. Dzięki temu unika się konfliktów terminowych i niepotrzebnych opóźnień.

Marketing i sprzedaż

Dział marketingu korzysta z CRM do tworzenia spersonalizowanych kampanii marketingowych. Automatyczne e-maile, newslettery i oferty promocyjne są wysyłane do odpowiednich segmentów klientów, co zwiększa skuteczność działań marketingowych. System CRM śledzi także interakcje z potencjalnymi klientami i pomaga w zarządzaniu lejkiem sprzedażowym.

Feedback i analiza ankiet

Po zakończonych szkoleniach, CRM automatycznie wysyła ankiety z prośbą o feedback. Zebrane opinie są analizowane w systemie, co pozwala na ciągłe doskonalenie jakości oferowanych usług. Każda reklamacja jest szybko rejestrowana i przekazywana do odpowiedniego działu, co zapewnia szybką reakcję i satysfakcję klienta.

Raporty, optymalizacja oferty i planowanie kalendarza szkoleń

System CRM generuje raporty na temat frekwencji na szkoleniach, przychodów, efektywności kampanii marketingowych oraz satysfakcji klientów. Raporty te są używane przez kierownictwo do podejmowania strategicznych decyzji i planowania przyszłych działań.

Integracja z platformą e-learningową

CRM jest zintegrowany z platformą e-learningową, co umożliwia automatyczne przesyłanie danych o ukończonych kursach i wynikach testów. Integracja z systemem płatności pozwala na szybkie i bezproblemowe przetwarzanie opłat za szkolenia.

Wdrożenie systemu CRM w firmie szkoleniowej może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Czas ten zależy od poniższych czynników.

Średnio można przyjąć, że wdrożenie CRM w małej do średniej wielkości firmie szkoleniowej trwa od 2 do 6 miesięcy.

Koszt wdrożenia CRM dla firmy szkoleniowej zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, liczba użytkowników oraz zakres funkcjonalności, które mają być zaimplementowane. Na koszty składają się głównie opłaty za licencje, które mogą być naliczane na podstawie modelu subskrypcyjnego lub w formie jednorazowej opłaty za licencje wieczyste.

Koszt personalizacji systemu, aby dostosować go do specyficznych potrzeb firmy, może być znaczny, zwłaszcza jeśli wymagane są zaawansowane modyfikacje. Istotną część budżetu stanowi także szkolenie pracowników, które jest niezbędne, aby zapewnić efektywne korzystanie z nowego systemu.

Dodatkowo, integracja CRM z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak platformy e-learningowe czy systemy płatności, może zwiększyć koszty wdrożenia. Warto również uwzględnić koszty związane z wsparciem technicznym i utrzymaniem systemu, które są konieczne do zapewnienia jego stabilnego działania i aktualizacji. Całkowity koszt wdrożenia CRM w firmie szkoleniowej może więc wahać się w szerokim zakresie, w zależności od specyfiki i potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Umów bezpłatną prezentację systemu VENDO.ERP® z fachową konsultacją

System CRM (Customer Relationship Management) i ERP (Enterprise Resource Planning) służą różnym celom w organizacji i koncentrują się na różnych aspektach zarządzania firmą.

Poniżej prezentujemy główne różnice między CRM a ERP.

Cel: Zarządzanie relacjami z klientami.

Funkcje: CRM koncentruje się na zarządzaniu danymi klientów, śledzeniu interakcji z klientami, zarządzaniu sprzedażą, marketingiem i obsługą klienta.

CRM obejmuje takie funkcje jak:

Cel: Integracja i zarządzanie wszystkimi kluczowymi procesami biznesowymi w firmie.

Funkcje: ERP obejmuje szeroki zakres funkcji, które pomagają zarządzać zasobami firmy, w tym finansami, produkcją, logistyką, HR, zakupami i innymi. Typowe moduły ERP obejmują:

ERP obejmuje takie funkcje jak:

Korzyści wynikające z wykorzystania CRM

Korzyści wynikające z wykorzystania ERP

Podsumowanie

Oba systemy: CRM i ERP są komplementarne i mogą być integrowane, aby zapewnić pełniejszy obraz działalności firmy i lepsze zarządzanie procesami biznesowymi.

Przeczytaj także:

So Chic Sp. z o.o., ceniony dystrybutor bielizny, specjalizuje się w dostarczaniu najwyższej jakości modnych produktów. Współpracując z wiodącymi producentami bielizny, firma stale śledzi najnowsze trendy. So Chic kładzie ogromny nacisk na jakość oferowanej swoim klientom bielizny, troszcząc się o wyjątkowy komfort noszenia i trwałość. Dbałość o szczegóły i perfekcyjne wykończenie są priorytetami dla So Chic, co przyciąga uwagę na rynku bielizny. Dążąc do podniesienia jakości swoich usług, firma podjęła decyzję o wdrożeniu systemu do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP.

Po analizie rynku dostawców i rozwiązań, So Chic postanowiła skorzystać z doświadczenia firmy CFI Systemy Informatyczne. Na podstawie wyniku przeprowadzonej analizy wdrożeniowej, So Chic zdecydowała się na wdrożenie VENDO.ERP®, który wesprze spółkę w realizacji planów rozwojowych.

Projekt obejmuje dostawę i wdrożenie systemu VENDO.ERP® w obszarach logistyki, spedycji i transportu, zarządzania relacjami z klientami (CRM), finansów i księgowości oraz zarządzania magazynem. Ponadto, w ramach projektu So Chic wprowadzi dedykowany portal sprzedażowy B2B oparty o VENDO.ERP®, który umożliwi ergonomiczne składanie zamówień hurtowych. Portal, który uwzględni aktualne stany magazynowe u producentów oraz pełną rozmiarówkę i sety. Istotnym elementem wdrożenia jest również obsługa zamówień kontraktacyjnych.

Dzięki wdrożeniu VENDO.ERP®, So Chic spodziewa się znacznego wzrostu efektywności swojej działalności i jeszcze lepszej jakości obsługi swoich klientów. Jest to kolejny krok w rozwoju firmy, podkreślając jej wiodącą pozycję na rynku dystrybutorów bielizny.

Poznaj inne nasze wdrożenia

VENDO.ERP® to oprogramowanie dla firm produkcyjnych i handlowych. Doskonale też sprawdza się w specyficznej branży, jaką jest branża reklamowa.

Wybierając dla siebie oprogramowanie i korzystając z dostępnych informacji oprogramowania dla firm, nasz Klient kierował się wyłącznie swoimi potrzebami. Najważniejszą z nich była konieczność integracji wszystkich obszarów aktualnej działalności, zapewnienie nieprzerwanego i płynnego obiegu informacji, ale też dokumentów.

Klient szukał kompleksowego rozwiązania, które zapewni mu stały dostęp do niezbędnych danych, niezależnie od miejsca ich wprowadzenia i przechowywania.

Przy takiej skali działalności, „wszystkiego” jest więcej. Więcej jest zamówień, więcej dokumentów i błędów też zdarzało się więcej, niżeli Klient by sobie tego życzył.

Klient chciał mieć też pewność prawidłowej segmentacji swoich klientów i ofertowanie produktów w oparciu o indywidualne, wcześniej ustalone kryteria.

Różne strefy czasowe, w których znajdują się klienci naszego Klienta było dodatkowym utrudnieniem. Dlatego właśnie Klient zdecydował się na uruchomienie portalu B2B. Portal ten zapewnia całodobowy dostęp do aktualnych informacji o produkcie i jego dostępności.

VENDO.ERP® miało za zadanie nie tylko aktualizować dane magazynowe, ale dodatkowo kontrolować poziom zapasów. Stosowana przez Klienta forma zaopatrzenia wymaga szczegółowego planowania. Integracja danych zarówno bieżących jak i historycznych umożliwia mu prognozowanie
i przygotowanie optymalnego plany zaopatrzenia i dostaw.

Podstawowym celem Klienta była satysfakcja jego klientów, wynikająca z jakości produktów, które oferuje oraz wysoka kultura obsługi. Dlatego Klient szukał oprogramowania, które byłoby dla niego wsparciem w ich realizacji. Spośród wielu dostępnych systemów ERP Klient wybrał VEDO.ERP® firmy CFI Systemy Informatyczne. Wdrożenie VENDO.ERP® to przede wszystkim integracja wszystkich obszarów działalności klienta, które ułatwiło przepływ informacji i zdecydowanie uprościło pracę.

Różnorodność klientów i ich rozproszenie geograficzne w znacznym stopniu wpływa potrzeby Klienta dotyczące użytkowanego systemu.

Dodatkowo wszystkie informacje pochodzą z systemu VENDO.ERP®. Wprowadzone informacje wykorzystywane są wielokrotnie, do różnych celów, zarówno przez Klienta, jak i odbiorców produktów Klienta.

—-

Pobierz case [PDF]