Workflow – co to jest?
Workflow to w uproszczeniu termin oznaczający przepływ pracy. To proces wykonywania zadań w określonej kolejności, w celu osiągnięcia konkretnego celu. Jego głównym celem jest uporządkowanie, automatyzacja i optymalizacja pracy.
System worflow umożliwia zdefiniowanie kolejności wykonywania poszczególnych zadań oraz przypisanie odpowiedzialności konkretnym osobom lub zespołom. Dzięki temu, procesy biznesowe stają się szybsze, mniej podatne na błędy i łatwiejsze do monitorowania.
Jakie są korzyści z wdrożenia Workflow?
Wdrożenie systemu Workflow pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, zmniejszenie czasu potrzebnego na realizację projektów oraz zwiększenie ogólnej efektywności firmy.
- Zwiększona efektywność operacyjna
Automatyzacja procesów za pomocą systemów workflow znacznie skraca czas potrzebny do wykonania zadań. Eliminuje również błędy wynikające z ręcznego przetwarzania danych. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co bezpośrednio przekłada się na wzrost produktywności.
- Usprawniona komunikacja i współpraca
Systemy workflow ułatwiają wymianę informacji między różnymi działami i pracownikami. Automatyzacja przepływu informacji zapewnia, że wszyscy zainteresowani mają dostęp do najnowszych danych, co zwiększa synchronizację działań i przyczynia się do lepszej organizacji pracy.
- Zwiększona przejrzystość procesów
Workflow umożliwia dokładne śledzenie wszystkich etapów procesów biznesowych. Monitoring ten pozwala na identyfikację wszelkich przeszkód lub wąskich gardeł, oferując możliwość szybkiej reakcji i optymalizacji. Ta przejrzystość jest kluczowa dla zarządzania jakością i ciągłego doskonalenia.
- Lepsze zarządzanie zasobami
Automatyzacja i optymalizacja procesów workflow pozwalają na efektywniejsze wykorzystanie zasobów. Systemy te zapewniają, że zasoby są przydzielane tam, gdzie są najbardziej potrzebne, minimalizując marnotrawstwo i maksymalizując ROI (zwrot z inwestycji).
Jak działa system Workflow?
W systemie workflow użytkownik otrzymuje zadania, które są elementem wcześniej zdefiniowanego procesu. Po zalogowaniu się do systemu ma dostęp do listy zadań, które musi zrealizować, na przykład zatwierdzenie dokumentu lub wypełnienie formularza. Po wykonaniu tych czynności system automatycznie przekazuje kolejną część procesu do następnej osoby lub działu, zgodnie z przyjętymi procedurami. Każdy uczestnik procesu ma jasno określoną rolę i zadania do wykonania, a system workflow dba o to, aby całość przebiegała zgodnie z harmonogramem i ustalonymi etapami.
Jak definiuje się procesy w systemie workflow?
Definiowanie procesów w systemie Workflow wymaga analizy istniejących procedur oraz identyfikacji obszarów do automatyzacji. Rozpoczyna się od mapowania procesów biznesowych, co pozwala na wizualizację i zrozumienie przepływów pracy. Mapowanie procesów odbywa się często w oparciu o modelowanie BPMN .
BPMN umożliwia tworzenie diagramów procesów, które mogą być zrozumiałe zarówno dla analityków biznesowych, jak i dla tzwykłych użytkowników systemów informatycznych.
Aby zdefiniować przebieg procesu w systemie workflow, należy złożyć kilka kluczowych elementów, które razem tworzą spójny schemat działania. Te elementy to zadania, role, reguły i interfejsy użytkownika.
Zadania
Zadania są pojedynczymi, konkretnymi działaniami, które muszą być wykonane w ramach procesu. Każde zadanie jest przypisane do jednej lub więcej ról i może obejmować różnorodne czynności, takie jak wprowadzanie danych, przeglądanie dokumentów, podejmowanie decyzji, czy przesyłanie informacji do innych systemów. Przykłady zadań:
- Wypełnienie formularza zamówienia.
- Sprawdzenie poprawności danych finansowych.
- Zatwierdzenie wniosku przez menedżera.
Role
Role definiują, kto jest odpowiedzialny za wykonywanie określonych zadań w procesie. Można je przypisać do konkretnych osób, stanowisk pracy lub grup pracowników. Role pomagają w definiowaniu odpowiedzialności i uprawnień w ramach procesów. Przykłady ról:
- Pracownik,
- Menedżer,
- Administrator systemu.
Reguły
Reguły określają warunki i kryteria, które muszą być spełnione w trakcie wykonywania procesów i zadań. Obejmują logikę decyzyjną, walidację danych, eskalację problemów i inne mechanizmy kontrolne, które zapewniają prawidłowe i efektywne realizowanie procesów. Przykłady reguł:
- Wniosek o urlop musi być zatwierdzony przez menedżera, jeśli liczba dni przekracza określoną wartość.
- Faktura musi być przesłana do działu księgowości, jeśli jej wartość przekracza określoną kwotę.
- Zadanie musi być przekazane do innej osoby, jeśli nie zostanie ukończone w ciągu 48 godzin.
Interfejsy
Interfejsy użytkownika (UI) są miejscem, gdzie użytkownicy wchodzą w interakcję z systemem Workflow. UI musi być intuicyjne, łatwe w obsłudze i dostosowane do potrzeb różnych użytkowników. Interfejsy mogą obejmować formularze, panele kontrolne, powiadomienia, i inne narzędzia umożliwiające użytkownikom wykonywanie zadań i zarządzanie procesami. Przykłady interfejsów użytkownika:
- Formularze do wprowadzania i edycji danych,
- Panele kontrolne do monitorowania stanu procesów i zadań,
- Powiadomienia e-mail i alerty systemowe informujące o nowych zadaniach lub problemach.
Jakie technologie i programy wspierają Workflow?
Wsparcie systemów informatycznych dla Workflow obejmują szeroki zakres narzędzi i platform, które automatyzują procesy biznesowe. Wspomagają one projektowanie, implementację i monitorowanie procesów, a także integrację z innymi systemami IT w organizacji.
Do najpopularniejszych narzędzi i programów do zarządzania Workflow należą BPM (Business Process Management) i DMS (Document Management System), systemy do zarządzania projektami. Nowoczesne i zaawansowana systemy ERP i CRM również zawierają funkcjonalności związane z obiegiem zadań i dokumentów. Wszystkie te systemy oferują funkcjonalności takie jak projektowanie procesów, automatyzacja zadań, śledzenie postępów i raportowanie. Umożliwiają one również integrację z innymi systemami używanymi w firmie, co zwiększa ich efektywność i umożliwia lepsze zarządzanie danymi. W efekcie pozwala na redukcję czasu pracy i minimalizację błędów operacyjnych.
Przeczytaj o Vendo, zintegrowanym systemie z wbudowanym modułem Workflow