Worklfow – optymalizacja procesów w firmie

Workflow – co to jest?

Workflow  (przepływ pracy) to zorganizowany proces zarządzania różnymi zadaniami i procedurami w organizacji lub projekcie. Jego głównym celem jest uporządkowanie, automatyzacja i optymalizacja procesów zadań, pracy i dokumentów, co pozwala na lepsze zarządzanie zasobami i czasem, a także na poprawę efektywności.  Systemy te pozwalają na zdefiniowanie kolejności wykonywania poszczególnych zadań oraz przypisanie odpowiedzialności konkretnym osobom lub zespołom. Dzięki temu, procesy biznesowe stają się szybsze, mniej podatne na błędy i łatwiejsze do monitorowania. Wprowadzenie Workflow pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, zmniejszenie czasu potrzebnego na realizację projektów oraz zwiększenie ogólnej efektywności firmy. Jest to fundament nowoczesnego zarządzania w dobie cyfryzacji.

Workflow (przepływ pracy) to zorganizowany proces zarządzania zadaniami, procedurami lub projektami. Jego głównym celem jest uporządkowanie, automatyzacja i optymalizacja pracy i dokumentów, co umożliwia skuteczniejsze zarządzanie zasobami i czasem oraz poprawę efektywności.

System Workflow (system do zarządzania przepływem pracy) umożliwia zdefiniowanie kolejności wykonywania poszczególnych zadań oraz przypisanie odpowiedzialności konkretnym osobom lub zespołom. Dzięki temu, procesy biznesowe stają się szybsze, mniej podatne na błędy i łatwiejsze do monitorowania.

Wdrożenie Workflow pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, zmniejszenie czasu potrzebnego na realizację projektów oraz zwiększenie ogólnej efektywności firmy.

Jak zbudowany jest systemu Workflow?

System Workflow, czyli system zarządzania przepływem pracy, składa się z kilku kluczowych elementów, które razem umożliwiają automatyzację i optymalizację procesów biznesowych. Podstawowymi elementami każdego systemu Workflow są procesy, zadania, role, reguły i interfejsy użytkownika.

Procesy

Procesy są centralnym elementem każdego systemu Workflow. Reprezentują one sekwencję kroków lub działań, które muszą być wykonane, aby osiągnąć określony cel biznesowy. Każdy proces składa się z serii zadań, które muszą być wykonane w określonej kolejności. Procesy mogą być proste, obejmujące kilka kroków, lub złożone, z licznymi rozgałęzieniami i zależnościami.

Przykłady procesów:

• Proces zatwierdzania wniosków o urlop.
• Proces obsługi zamówień klientów.
• Proces zarządzania reklamacjami.

Zadania

Zadania są pojedynczymi, konkretnymi działaniami, które muszą być wykonane w ramach procesu. Każde zadanie jest przypisane do jednej lub więcej ról i może obejmować różnorodne czynności, takie jak wprowadzanie danych, przeglądanie dokumentów, podejmowanie decyzji, czy przesyłanie informacji do innych systemów.

Przykłady zadań:

• Wypełnienie formularza zamówienia.
• Sprawdzenie poprawności danych finansowych.
• Zatwierdzenie wniosku przez menedżera.

Role

Role definiują, kto jest odpowiedzialny za wykonywanie określonych zadań w procesie. Role mogą być przypisane do konkretnych osób, stanowisk pracy lub grup pracowników. Role pomagają w definiowaniu odpowiedzialności i uprawnień w ramach procesów.

Przykłady ról:

• Pracownik.
• Menedżer.
• Specjalista ds. finansów.
• Administrator systemu.

Reguły

Reguły określają warunki i kryteria, które muszą być spełnione w trakcie wykonywania procesów i zadań. Reguły mogą obejmować logikę decyzyjną, walidację danych, eskalację problemów i inne mechanizmy kontrolne, które zapewniają prawidłowe i efektywne realizowanie procesów.

Przykłady reguł:

• Wniosek o urlop musi być zatwierdzony przez menedżera, jeśli liczba dni przekracza określoną wartość.
• Faktura musi być przesłana do działu księgowości, jeśli jej wartość przekracza określoną kwotę.
• Zadanie musi być przekazane do innej osoby, jeśli nie zostanie ukończone w ciągu 48 godzin.

Interfejsy użytkownika

Interfejsy użytkownika (UI) są miejscem, gdzie użytkownicy wchodzą w interakcję z systemem Workflow. UI musi być intuicyjne, łatwe w obsłudze i dostosowane do potrzeb różnych użytkowników. Interfejsy mogą obejmować formularze, panele kontrolne, powiadomienia, i inne narzędzia umożliwiające użytkownikom wykonywanie zadań i zarządzanie procesami.

Przykłady interfejsów użytkownika:

• Formularze do wprowadzania i edycji danych.
• Panele kontrolne do monitorowania stanu procesów i zadań.
• Powiadomienia e-mail i alerty systemowe informujące o nowych zadaniach lub problemach.
• Portale samoobsługowe umożliwiające pracownikom składanie wniosków i śledzenie ich statusu.

Umów się na prezentację systemu Workflow w ramach ERP.VENDO®

Jak projektuje się procesy w systemie BPMN?

Planowanie i projektowanie procesów Workflow wymaga analizy istniejących procedur oraz identyfikacji obszarów do automatyzacji. Proces rozpoczyna się od mapowania procesów biznesowych, co pozwala na wizualizację i zrozumienie przepływów pracy. Następnie, projektanci systemów Workflow tworzą modele, które integrują te procesy z odpowiednimi zadaniami i rolami. Projektowanie powinno uwzględniać także skalowalność i elastyczność systemu, umożliwiając łatwe modyfikacje w przyszłości.

Projektowane procesów odbywa się często w oparciu o modelowanie BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN to standardowy język notacji graficznej używany do modelowania procesów biznesowych, w tym workflowów. BPMN umożliwia tworzenie diagramów procesów, które mogą być zrozumiałe zarówno dla analityków biznesowych, jak i dla technicznych użytkowników systemów informatycznych.

Technologie i programy wspierające Workflow

Wsparcie systemów informatycznych dla Workflow obejmują szeroki zakres narzędzi i platform, które automatyzują procesy biznesowe. Wspomagają one projektowanie, implementację i monitorowanie procesów, a także integrację z innymi systemami IT w organizacji.

Do najpopularniejszych narzędzi i programów do zarządzania Workflow należą BPM (Business Process Management) i DMS (Document Management System), systemy do zarządzania projektami. Nowoczesne i zaawansowana systemy ERP i CRM również zawierają funkcjonalności związane z obiegiem zadań i dokumentów. Wszystkie te systemy oferują funkcjonalności takie jak projektowanie procesów, automatyzacja zadań, śledzenie postępów i raportowanie. Umożliwiają one również integrację z innymi systemami używanymi w firmie, co zwiększa ich efektywność i umożliwia lepsze zarządzanie danymi. W efekcie pozwala na redukcję czasu pracy i minimalizację błędów operacyjnych.

Jak wygląda wybór i implementacja systemu Workflow?

Wybór i implementacja systemu workflow w organizacji jest podobnym procesem do wyboru innych systemów informatycznych jak ERP, CRM czy MES. Procesem, który wymaga starannego planowania i koordynacji. Początkowy etap polega na dokładnym zdefiniowaniu potrzeb i oczekiwań firmy względem systemu workflow. Ważne jest, aby zidentyfikować wszystkie procesy, które mają zostać zautomatyzowane, oraz ustalić, jakie korzyści ma przynieść ich optymalizacja.

Następnie, należy przeglądną ofertę rynkową i dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia i technologii, które najlepiej spełniają wymagania specyficzne dla danej organizacji. Po wyborze platformy przystępuje się do etapu wdrożenia, który obejmuje dostosowanie funkcji systemu do konkretnych procesów firmy. Ważne jest, aby w tym etapie przeprowadzić szkolenia dla pracowników, którzy będą korzystać z nowego systemu. Zapewni to płynne przejście i wykorzystanie wszystkich możliwości oferowanych przez narzędzie.

Ostatni etap to monitoring i ewaluacja efektywności wdrożonego systemu. Pozwala to na wczesne wykrywanie problemów i szybkie wprowadzanie niezbędnych modyfikacji. Prawidłowo zaimplementowany system workflow zwiększa efektywność operacyjną, poprawia komunikację między działami i przyczynia się do lepszego zarządzania zasobami firmy.

Integracja Workflow z innymi systemami

Integracja systemów Workflow z innymi narzędziami takimi jak CRM czy ERP jest niezbędna dla zwiększenia wydajności i usprawnienia procesów w firmie. Założeniem takiej integracji jest to, że najwygodniej jest pracować użytkownikom w jednym spójnym środowisku bez konieczności przelogowania się między systemami oraz automatyzacja wymiany danych.

Przykładowo, niektórych procesów nie da się wprost oddzielić od systemów ERP.  W przypadku takich procesów jak obieg faktur kosztowych, integracja lub praca na jednym systemie ERP z workflow pozwala na dekretację dokumentu od razu w module finansowym w ERP. Podobnie, w przypadku uruchomienia zlecenia produkcyjnego, system workflow może zlecań zadania do projektantów i technologów, nadzorować proces akceptacji projektu przez klienta czy pilnować zapotrzebowania materiałowego.

Dodatkowo w sprzedaży integracja lub jeden system umożliwia automatyzację procesów związanych z obsługą klienta, takich jak rejestracja zapytań, zarządzanie zamówieniami czy prowadzenie kampanii marketingowych, co znacząco poprawia efektywność działań sprzedażowych i obsługi klienta.

Takie rozwiązanie nie tylko zwiększa komfort pracy użytkowników, ale również przekłada się na lepsze zarządzanie informacjami i zasobami firmy, co jest kluczowe dla osiągania lepszych wyników operacyjnych.

Jakie są zalety korzystania z Workflow w firmie?

• Zwiększona efektywność operacyjna

Automatyzacja procesów za pomocą systemów workflow znacznie skraca czas potrzebny do wykonania zadań. Eliminuje również błędy wynikające z ręcznego przetwarzania danych. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co bezpośrednio przekłada się na wzrost produktywności.

• Usprawniona komunikacja i współpraca

Systemy workflow ułatwiają wymianę informacji między różnymi działami i pracownikami. Automatyzacja przepływu informacji zapewnia, że wszyscy zainteresowani mają dostęp do najnowszych danych, co zwiększa synchronizację działań i przyczynia się do lepszej organizacji pracy.

• Zwiększona przejrzystość procesów

Workflow umożliwia dokładne śledzenie wszystkich etapów procesów biznesowych. Monitoring ten pozwala na identyfikację wszelkich przeszkód lub wąskich gardeł, oferując możliwość szybkiej reakcji i optymalizacji. Ta przejrzystość jest kluczowa dla zarządzania jakością i ciągłego doskonalenia.

• Lepsze zarządzanie zasobami

Automatyzacja i optymalizacja procesów workflow pozwalają na efektywniejsze wykorzystanie zasobów. Systemy te zapewniają, że zasoby są przydzielane tam, gdzie są najbardziej potrzebne, minimalizując marnotrawstwo i maksymalizując ROI (zwrot z inwestycji).