Wybór odpowiedniego modelu wdrożenia systemu CRM to jedno z wyzwań, przed którymi stają małe i dużej firmy firmy. On-premise, czyli zakup licencji na własność i instalacja na własnych serwerach oraz chmura (cloud), czyli rozwiązanie oparte wynajem aplikacji poprzez Internet. Są to dwa główne podejścia, które różnią się kosztami, elastycznością, bezpieczeństwem oraz sposobem integracji z innymi systemami. Dla jednych liczy się pełna kontrola nad danymi, dla innych – szybkość wdrożenia i skalowalność. Jak więc podjąć decyzję, która najlepiej wesprze Twój biznes? W tym artykule przeanalizujemy oba modele, rozbijając je na kluczowe aspekty. Przygotuj się na konkretne informacje, które pomogą Ci ocenić, które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w Twojej firmie.
Analiza kosztów wdrożenia CRM: On-premise kontra chmura
Koszty to często pierwszy czynnik, który bierzesz pod uwagę. W przypadku CRM on-premise płacisz jednorazowo za licencję oprogramowania, serwery i infrastrukturę IT. Do tego dochodzą wydatki na utrzymanie – konserwację sprzętu, aktualizacje i wynagrodzenie dla zespołu IT. To rozwiązanie może być opłacalne dla dużych firm z długoterminową perspektywą, ale dla mniejszych przedsiębiorstw początkowy wydatek bywa barierą. Z kolei CRM w chmurze działa w modelu subskrypcyjnym – płacisz miesięcznie lub rocznie, bez konieczności inwestowania w sprzęt. Koszty są przewidywalne, ale w dłuższej perspektywie mogą przewyższyć on-premise. Przykład? Mała firma z 10 użytkownikami prawdopodobnie zaoszczędzi na chmurze, ale korporacja z setkami pracowników może preferować kontrolę nad wydatkami w modelu lokalnym.
Elastyczność i skalowalność CRM: Który model wygrywa?
Twoja firma się rozwija, a system CRM musi za tym nadążać. Rozwiązania on-premise dają Ci pełną kontrolę nad dostosowaniem systemu – możesz modyfikować kod, dodawać funkcje i zmieniać go pod swoje potrzeby. Ale to wymaga czasu, umiejętności i zasobów – zmiana może zająć tygodnie. CRM w chmurze jest pod tym względem szybszy i prostszy: dostawca regularnie dostarcza aktualizacje, a skalowanie (np. dodanie nowych użytkowników) to kwestia kilku kliknięć. Jeśli działasz w dynamicznej branży, gdzie liczy się szybkość reakcji, chmura wygrywa. Natomiast jeśli masz specyficzne wymagania, które trudno spełnić standardowym oprogramowaniem, on-premise może być lepszym wyborem.
Bezpieczeństwo danych w CRM: Gdzie Twoje informacje są lepiej chronione?
Bezpieczeństwo to temat, który spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. W modelu on-premise dane przechowujesz na własnych serwerach, co daje Ci pełną kontrolę. Możesz wdrożyć własne procedury zabezpieczeń i ograniczyć dostęp z zewnątrz. Ale to miecz obosieczny – jeśli Twój zespół IT popełni błąd, to Ty ponosisz konsekwencje. W chmurze odpowiedzialność za bezpieczeństwo spoczywa głównie na dostawcy. Renomowani gracze, inwestują miliony w ochronę danych, oferując szyfrowanie i zgodność z regulacjami (np. RODO). Dla wielu firm to komfort psychiczny, choć trzeba zaufać zewnętrznej firmie. Wybór zależy od tego, czy wolisz trzymać dane blisko siebie, czy powierzyć je ekspertom.
Integracja CRM z innymi systemami
Współczesny biznes to sieć powiązanych narzędzi – od ERP po platformy marketingowe. CRM on-premise pozwala na głęboką, spersonalizowaną integrację, ale może to wymagać pracy programistów i być czasochłonne. Jeśli masz nietypowe systemy wewnętrzne, to może być atut. Z kolei CRM w chmurze oferuje gotowe integracje z popularnymi narzędziami, często dostępne od razu po wdrożeniu. Proces jest szybki i intuicyjny, co docenią firmy szukające prostoty. Wyjątkiem są sytuacje, gdy potrzebujesz niestandardowych połączeń – wtedy chmura może Cię ograniczać. Zastanów się, jak bardzo Twoje obecne narzędzia są „standardowe” i jak często planujesz je zmieniać.
- Przeczytaj także: Jak integracja CRM i ERP usprawnia zarządzanie firmą?
Jak wybrać najlepszy model CRM dla swojej firmy?
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie: on-premise czy cloud? Jeśli cenisz kontrolę, masz zasoby IT i specyficzne potrzeby, lokalne wdrożenie może być dla Ciebie. Jeśli zależy Ci na szybkości, elastyczności i niższych kosztach początkowych, chmura wydaje się naturalnym wyborem. Przeanalizuj budżet, skalę swojej firmy, wymagania bezpieczeństwa i plany na przyszłość. Może warto przetestować oba podejścia na małą skalę? Pamiętaj, że CRM to inwestycja na lata – lepiej poświęcić chwilę na analizę, niż później żałować pochopnej decyzji.