Co to jest DMS?
DMS – System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System) – oprogramowanie dla firm, pozwalające na przetwarzanie dokumentów w ramach organizacji. Przetwarzanie obejmuje zarówno dokumenty wewnętrzne, dotyczące współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumenty napływające od podmiotów zewnętrznych (np. faktury, zamówienia od odbiorców).
Dla kogo jest DMS?
Tak naprawdę DMS jest przydatny w organizacjach, w których procesy są powtarzalne i nad danym dokumentem (formularzem) pracuje wiele osób. Każda z nich pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.
Działanie systemu
Po pierwsze trzeba zdefiniować rodzaje procedowanych dokument wraz formularzami zawierającymi odpowiednie pola. Na przykład mogą być to faktury od dostawców, reklamacje, wnioski urlopowe, umowy z odbiorcami. Po drugie definiujemy ścieżkę obiegu dokumentu. Najwygodniej jest, jeśli definiowanie takiej ścieżki odbywa się przy pomocy graficznego narzędzia typu BPMN (Business Process Model and Notation). Daje to możliwość określenia kroków, zdarzeń i logiki realizacji procesu biznesowego.
Po trzecie obieg powinien być zaprojektowany jest tak, aby umożliwić sprawny przepływ i właściwą komunikację pomiędzy różnymi uczestnikami procesu. W ramach systemu DMS, każdy dokument posiada sygnaturę. Informacje w sygnaturze mogą być definiowane w ustawieniach systemu. Dzięki systemowi DMS organizacja ma dostęp szybki dostęp do informacji o procedowanych dokumentach. U kogo aktualnie się znajdują, czy są jakieś opóźnienia, jak długo trwa proces.
Jakie są funkcje DMS?
Tworzenie i przechowywanie dokumentów
Dokumenty mogą być tworzone bezpośrednio w systemie DMS lub importowane z innych źródeł, takich jak skanery, e-maile czy inne aplikacje. Dokumenty są przechowywane w centralnej bazie danych. System DMS zapewnia odpowiednie formatowanie i metadane, które pomagają w organizacji i późniejszym wyszukiwaniu dokumentów.
Indeksowanie i metadane
Każdy dokument jest indeksowany na podstawie treści i metadanych (takich jak tytuł, autor, data utworzenia, typ dokumentu). Indeksowanie umożliwia szybkie i dokładne wyszukiwanie dokumentów. Metadane są to informacje dodatkowe, które opisują dokument. Mogą obejmować kategorie, tagi, słowa kluczowe, daty, autorów itp.
Wyszukiwanie i szybki dostęp do dokumentów
Użytkownicy mogą szybko znaleźć potrzebne dokumenty za pomocą zaawansowanych funkcji wyszukiwania. Wyszukiwanie może być oparte na pełnotekstowym indeksowaniu, metadanych, filtrach i innych kryteriach. Dostęp do dokumentów jest kontrolowany przez system uprawnień i autoryzacji. Użytkownicy mają dostęp tylko do tych dokumentów, do których mają uprawnienia.
Przepływ pracy (Workflow)
System DMS może automatyzować procesy związane z obiegiem dokumentów, takie jak zatwierdzanie, recenzowanie, udzielanie zgód czy archiwizacja. Procesy te mogą być zdefiniowane za pomocą reguł i schematów. Użytkownicy są powiadamiani o zadaniach i terminach związanych z dokumentami, co usprawnia współpracę i zapewnia terminowe realizowanie zadań.
Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
System DMS pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników do tworzenia, edytowania, usuwania i przeglądania dokumentów. Uprawnienia mogą być przypisywane na poziomie użytkownika, grupy lub roli. System DMS rejestruje wszystkie operacje na dokumentach, co umożliwia audytowanie i śledzenie, kto i kiedy dokonał zmian w dokumentach.
Korzyści
- Poprawa terminowość obiegu dokumentu, w wyniku założonych norm czasowych na każdy etap,
- Szybszy dostęp do informacji, ponieważ wystarczy jedno lub kilka kliknięć,
- Usprawniony obieg informacji pomiędzy działami. Krótko mówiąc, sprawy idą „jak po sznurku”,
- Brak spraw zaginionych i zapomnianych, ponieważ każda ważna sprawa jest w rejestrze i system przypomina o realizacji.
DMS jako część systemu ERP/CRM
W przedsiębiorstwach DMS jest częścią większych systemów służących do zarządzania firmą takich jak CRM czy ERP. Wynika to z tego, że działa pomiędzy różnymi działami procedując dokumenty mające wpływ na operacje gospodarcze. Przykładowo: Obieg dokumentu kosztowego łączy różne działy, ponieważ zaczyna się od akceptacji merytorycznej przez zamawiającego, przez dekretację w księgowości i zwolnienie do płatności. Obieg zapotrzebowania materiałowego kończy się wystawieniem zamówienia do dostawcy. Reklamacja jest procedowana i może wiązać się z pojawieniem się dokumentów magazynowych i korekt faktur. Dlatego ważne jest aby móc przejść od formalnych dokumentów systemu ERP do procesu i w drugą stronę.