https://www.cfi.pl/formularz-podziekowanie/

System ERP

Co to jest system ERP?

System ERP to oprogramowanie do zarządzania firmą, które wykorzystują przedsiębiorstwa produkcyjne, handlowe oraz branża E-commerce. ERP obsługuje procesy biznesowe w jednym zintegrowanym systemie informatycznym.

Oznacza to, że program ERP oparty jest  o jedną bazę danych i zestaw wzajemnie powiązanych funkcji. Dzięki temu system ERP umożliwia łatwą wymianę informacji między różnymi działami firmy  oraz zapewnia jednolity widok na wszystkie aspekty działalności firmy. Dzięki temu decyzje biznesowe mogą być podejmowane na podstawie aktualnych i kompletnych danych.

System ERP marki VENDO®

Dopasujemy system ERP do konkretnych potrzeb Twojej firmy 

Umów bezpłatną prezentację systemu ERP i konsultację z naszym ekspertem

 

Funkcje systemu ERP

Funkcje systemu ERP składają się z pakietu narzędzi informatycznych zgrupowanych w moduły. Program ERP obsługują różne procesy w firmie, często przechodzące przez wiele działów. Każdy z modułów (zbiorów funkcji) może być dostosowany do specyficznych potrzeb firmy. Funkcjonalności ERP sprawiają, że oprogramowanie do zarządzania firmą staje się niezwykle elastycznym narzędziem wspierającym planowanie, sprzedaż, produkcję, logistykę, księgowość, kadry i płace, controlling finansowy oraz raportowanie.

 

System ERP

 

Obsługa zamówień i sprzedaży w ERP

System ERP obsługuje funkcje związane z ofertowaniem, przyjmowaniem zamówień, a także ich dalszą realizacją i sprzedażą. Zapewnia zarządzanie cennikami, włączając w to ustalanie cen indywidualnych oraz monitorowanie limitów kredytowych klientów. Dodatkowo system ERP dla firm umożliwia przygotowanie i wysyłanie spersonalizowanych ofert, co zwiększa efektywność komunikacji z klientami.

Zamówienia mogą być wprowadzane do systemu z różnorodnych źródeł, takich jak sklepy internetowe, platformy B2B, systemy EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów) czy też bezpośrednio przez pracowników firmy. Dzięki temu, zarządzanie zamówieniami staje się szybsze, bardziej elastyczne i dostosowane do potrzeb współczesnego rynku.
Systemy ERP w Polsce zapewniają również ciągły dostęp do aktualnych danych magazynowych. Obsługa rezerwacji towarów oraz zleceń magazynowych realizowana jest w sposób zautomatyzowany, przez co optymalizuje procesy logistyczne.

Zarządzanie magazynem w systemie ERP

Koordynacja działań związanych z zakupami, zarządzaniem zapasami i dystrybucją jest kluczową funkcją systemów ERP. System planuje i rejestruje przepływ materiałów i produktów w firmie, a przez to pomaga w utrzymaniu optymalnych poziomów zapasów. Wspiera procesy magazynowe w oparciu o moduł WMS. Działanie systemów klasy ERP jest tutaj wspierane przez użycie kodów kreskowych, lokalizacji magazynowych i kolektorów danych. W ten sposób minimalizuje to błędy magazynowe oraz usprawnia wyszukiwanie towarów na magazynie.

Zarządzanie finansami i księgowością z oprogramowaniem ERP

Systemy typu ERP automatyzują zadania w księgowości takie jak: wprowadzanie danych, księgowanie transakcji, sporządzanie bilansów i rachunków zysków i strat. Odbywa się to w oparciu o wzorce i automaty księgowe. Księgują one transakcje gospodarcze (m.in.: sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcja) zarejestrowane w części operacyjnej systemu. System ERP oblicza podatki, generuje deklaracje i raporty do urzędów skarbowych. Umożliwia dostosowanie do lokalnych przepisów podatkowych i zmian w prawie.

W obszarze finansów funkcjonalność systemu ERP przejawia się w zarządzaniu należnościami i zobowiązaniami. Automatyzuje on rozliczenia z dostawcami i odbiorcami, w efekcie integracji z bankowością elektroniczną. Ważnymi aspektami jest budżetowanie i rozliczanie budżetów prowadzone w oparciu o kontroling finansowy.

Zarządzanie produkcją w systemie ERP

Produkcja w ERP

Zarządzanie produkcją w systemie ERP obejmuje zarządzanie zleceniami produkcyjnymi, planowanie produkcji, kontrolę jakości oraz śledzenie postępów. System ERP dla firmy produkcyjnej zapewnia aktualne informacje o stanie produkcji, magazynu i dostawach, które są w drodze. Umożliwia on planowanie potrzeb materiałowych oraz harmonogramowanie produkcji. Harmonogramowanie produkcji jest kluczową i złożoną funkcją – realizowane jest przez wyspecjalizowany podsystem – APS (Advanced Planning Scheduling). Optymalizuje on wykorzystanie zasobów produkcyjnych, a przez to zmniejsza przestoje maszyn i poprawia terminowość. Kolejnymi funkcjami systemu ERP w produkcji są integracje z systemami zewnętrznymi. Integracja z systemami projektowania CAD automatyzuje tworzenie BOMu i technologii. Współpraca z systemami do Nestingu usprawnia z kolei przebieg realizacji produkcji.

CMMS – Utrzymanie ruchu w systemie ERP

Utrzymanie maszyn i urządzeń jest ważnym elementem zapewniającym ciągłość produkcji. Systemy klasy ERP pozwalają na planowanie przeglądów, napraw i konserwacji, minimalizując ryzyko awarii i przestojów. Funkcjonalność związana z serwisem i utrzymaniem ruchu obejmuje również prowadzenie kartoteki urządzeń. Każde urządzenie ma swoją historię napraw, przeglądów wymienionych podzespołów. System typu ERP zbiera również dane dotyczące kosztów związanych z eksploatacją maszyny, co pozwala na dokładną analizę wydatków i efektywność zastosowania poszczególnych urządzeń.

Zarządzanie relacjami z klientami CRM – nowoczesne systemy ERP

Funkcjonalności związane z zarządzaniem relacjami z klientami (CRM) są obsługiwane przez rozbudowane oprogramowanie ERP. Wszystkie informacje o kliencie: sprzedaż, oferty, reklamacje, osoby kontaktowe, rozrachunki są w jednym miejscu, co w efekcie ułatwia komunikację i szybką reakcję na potrzeby klienta.

Systemy klasy ERP rejestrują zapytania ofertowe, dane kontaktowe i potrzeby, a przez to wspierają obsługę procesów prowadzących do pozyskania kontraktów tzw. Leadów. Automatyzują one procesy komunikacji oraz zadania związane z konwersją Leadów w sprzedaż. Dzięki temu monitoring postępu w negocjacjach i historii kontaktów jest dostępny w jednym miejscu.

Zarządzanie projektami – system klasy ERP

System typu ERP ułatwia zarządzanie projektami. Zarządzanie projektami można rozpocząć od utworzenia karty projektu, stworzenia budżetu i rozplanowania etapów. Menedżerowie mogą przydzielać zadania poszczególnym pracownikom. Każdy członek zespołu ma dostęp do informacji o swoich obowiązkach i terminach, przez co praca staje się efektywna.

System klasy ERP pozwala na bieżące śledzenie postępów prac i porównywanie ich z zaplanowanymi celami, co umożliwia bieżącą kontrolę realizacji projektu. Zarządzanie projektami za pomocą ERP daje również możliwość monitorowania wykorzystania zasobów i czasu pracy.

Obsługa procesów kadrowo-płacowych w systemie ERP

Zarządzanie zasobami ludzkimi, czyli m.in.: zarządzanie informacjami o pracownikach, rekrutacja, rozliczanie czasu pracy, płace, rozwój pracowników, oceny pracownicze to także zadania, jakie wykonuje system typu ERP. Obsługuje on procesy rekrutacji, zarządzania kadrami, płac, świadczeń, ocen pracowniczych. W ten sposób umożliwia centralne zarządzanie informacjami o pracownikach, ich rozwojem i wynikami pracy.

Analizy i raportowanie w ERP

Analizy i raporty dostarczane przez system ERP w Polsce umożliwiają głęboki wgląd w: procesy firmy ich efektywność, koszty oraz inne kluczowe wskaźniki. W efekcie pozwala to na identyfikację, które obszary działalności przedsiębiorstwa wymagają optymalizacji i wprowadzanie niezbędnych zmian. ERP posiada wbudowane narzędzia do tworzenia własnych raportów i zestawień. Zestawienia te mogą być tworzone w oparciu wszystkie dane zgromadzone w oprogramowaniu ERP. Ważnym uzupełnieniem tabelarycznych danych jest bogata baza wykresów, dzięki którym można szybciej i lepiej ocenić dane zagadnienie.

Dowiedz się więcej 

 

W jakich branżach wykorzystuje się systemy ERP?

ERP dla handlu i E-Commerce

System ERP dla E-commerce oraz firm handlowych i sklepów kładzie szczególny nacisk na moduły związane z obsługą sprzedaży, gospodarki magazynowej i dystrybucji.

Wielokanałowość sprzedaży

Cechą nowoczesnych systemów ERP dla branż handlowych jest tzw. Omnichannel (wielokanałowość), oznacza to, że obsługa klienta może być realizowana poprzez wiele kanałów takich jak m.in.:

  • zamówienie internetowe,
  • przedstawiciele handlowi,
  • zamówienia telefoniczne,
  • sklepy,
  • systemy EDI.

System ERP dla E-commerce zapewnia integrację tych wszystkich kanałów w jeden system. Wymiana danych z systemami e-commerce następuje poprzez API. Wymianie podlegają dane dotyczące informacji o: produktach, zamówieniach, płatnościach. Popularnymi integracjami są tutaj sklepy internetowe, systemy B2B, Allegro. Wsparcie pracy przedstawicieli handlowych obejmuje takie aspekty jak: wizyty handlowe, przyjmowanie zamówień, naliczanie premii od wyników. Sieci handlowe przesyłają często zamówienia oparte o elektroniczną wymianę dokumentów, tzw. EDI. Dzięki temu zamówienia trafiają do systemu w sposób w pełni zautomatyzowany.

Polityka cenowa w systemach ERP dla handlu

Ważną funkcjonalnością oprogramowania ERP w firmach handlowych jest obsługa polityki cenowej i promocji. Elastyczne strategie cenowe, to ustalanie cen na różne sposoby, zależnie od czynników takich jak koszty, popyt, konkurencja, wielkość zamówienia. System typu ERP służy także do zarządzania finansami. Pozwala on na zarządzanie różnymi typami rabatów, takimi jak rabaty ilościowe, sezonowe, dla stałych klientów, czy rabaty przy zakupie wielu produktów. Z kolei segmentacja cen pozwala na definiowanie różnych poziomów cen dla różnych segmentów klientów, lokalizacji geograficznych czy kanałów sprzedaży.
Systemy ERP w Polsce mogą automatycznie aktualizować ceny w oparciu o zdefiniowane reguły lub algorytmy, na przykład w odpowiedzi na zmiany kosztów wejściowych, kursów walut lub poziomu zapasów.

Magazyn w systemie ERP

Gospodarka magazynowa w oparciu o system WMS w firmie handlowej i E-commerce

System ERP dla firm wraz z modułem WMS automatyzuje procesy przyjmowania towarów do magazynu, poprzez skanowanie kodów kreskowych, weryfikację i rejestrację dostaw oraz obsługę kompletacji i wysyłek. System ten umożliwia także wiele innych czynności.

Zarządzanie lokalizacjami: optymalne rozmieszczanie towarów w magazynie, zależne od częstotliwości rotacji, wymagań dotyczących przechowywania i dostępności.

Kompletacja zamówień: automatyzacja kompletacji zamówień, w tym strategie takie jak picking wave, zone picking czy multipicking, co zwiększa wydajność procesów.

Pakowanie i wysyłka: zarządzanie procesem pakowania towarów i przygotowania do wysyłki, w tym generowanie dokumentów wysyłkowych i etykiet.

ERP w produkcji

Firmy z branż produkcyjnych wybierające system ERP, kierują się funkcjonalnościami systemu w obszarach produkcyjnych w kontekście ich specyfiki działania – optymalizacja w tym zakresie może bowiem przyczynić się do obniżki kosztów, poprawy jakości i terminowości produkcji. Jakie funkcjonalności mają największy wpływ na efektywność pracy firm z branż produkcyjnych?

  • Techniczne przygotowanie produkcji

Sprawne zarządzanie technologią i BOM-em jest ważne dla zwiększenia efektywności i dokładności procesów produkcyjnych. Program ERP powinien umożliwiać wygodne tworzenie, kopiowanie i importowanie technologii i BOMów wraz z podcięciem rysunków technologicznych. Automatyzacja tworzenia BOMu (spisu materiałów w formie drzewa) może nastąpić poprzez importy z systemu CAD. Niekiedy możliwa jest ona również na podstawie parametrów: wymiarów, kolorów, wyposażenia dodatkowego.

  • Planowanie zapotrzebowania materiałowego

Ta część systemu ERP oblicza ilość i terminy, kiedy surowce i komponenty będą potrzebne do produkcji, na podstawie prognozowanych zamówień, harmonogramów produkcyjnych oraz bieżących stanów zapasów.x

  • Harmonogramowanie produkcji

Planowanie produkcji odpowiada za określenie, co, kiedy i w jakich ilościach ma być produkowane. Ma ono za zadanie zapewnienie, że wszystkie niezbędne surowce, maszyny i pracownicy są dostępne w odpowiednim czasie, aby spełnić zapotrzebowanie rynkowe przy minimalnych kosztach.

  • Rejestracja wykonania produkcji

Bieżąca rejestracja na produkcji to proces ciągłego zbierania danych dotyczących wszystkich aspektów procesu produkcyjnego, w tym zużycia materiałów, postępów prac, efektywności maszyn i jakości produktów. W rezultacie firmy mogą szybko reagować na ewentualne problemy, optymalizować zasoby oraz lepiej planować przyszłe działania.

  • Dostosowanie systemu typu ERP do specyfiki branż produkcyjnych

Dostosowanie ERP do specyfiki konkretnych branż produkcyjnych jest kluczowe dla przyszłych korzyści z wdrożenia systemu. Poszczególne branże znacznie różnią się procesami technologicznymi i organizacją działania, dlatego ważne jest, aby system był „dopasowany branżowo”. W szczególności możemy tutaj wyodrębnić branże usługowe.

Branże usługowe używają systemów klasy ERP do zarządzania projektami i zleceniami. Ważnymi funkcjami są:

  • kosztorysowanie, czyli planowanie kluczowych kosztów,
  • zarządzanie zaopatrzeniem,
  • planowanie i rozliczanie pracy.

Jakie firmy produkcyjne wykorzystują system ERP?

ERP w produkcji najczęściej wykorzystują:

  • firmy przetwórcze;
  • firmy chemiczne;
  • firmy medyczne i farmaceutyczne;
  • producenci i dystrybutorzy żywności;
  • producenci kosmetyków;
  • firmy z branży elektronicznej;
  • producenci stali;
  • firmy motoryzacyjne (branża Automotive);
  • branża maszynowa;
  • producenci odzieży (branża tekstylna);
  • producenci tworzyw sztucznych;
  • producenci armatury;
  • firmy budowlane;
  • producenci opakowań;
  • wiele innych.

Zobacz, jakie firmy produkcyjne wybrały system VENDO.ERP® 

ERP dla przemysłu

ERP dla przemysłu to kluczowe oprogramowanie do zarządzania, ponieważ integrują wszystkie aspekty operacyjne zakładów przemysłowych, od zarządzania zasobami, przez produkcję, logistykę, finanse, aż po sprzedaż i marketing.

System ERP wykorzystuje m.in.:

  • przemysł motoryzacyjny: systemy ERP pomaga w zarządzaniu skomplikowanymi łańcuchami dostaw, planowaniem produkcji, zarządzaniem jakością oraz zgodnością z przepisami. Ułatwiają również integrację z dostawcami i dealerami;
  • przemysł lotniczy: program ERP wspiera zarządzanie projektami, harmonogramami produkcji, kontrolą jakości oraz logistyki. Systemy ERP pomagają również w zarządzaniu zgodnością z międzynarodowymi standardami i przepisami;
  • przemysł spożywczy: ERP integruje procesy produkcji, zarządzania zapasami, dystrybucji i sprzedaży. Pomaga w monitorowaniu jakości, śledzeniu partii produktów oraz zarządzaniu przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa żywności;
  • przemysł elektroniczny: oprogramowanie ERP wspiera zarządzanie projektami, planowanie produkcji, zarządzanie łańcuchem dostaw oraz kontrolę jakości. Ułatwiają również zarządzanie logistyką i dystrybucją na lokalną i/lub globalną skalę;
  • przemysł chemiczny: ERP wspiera zarządzanie produkcją, kontrolą jakości, bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami. Pomaga również w zarządzaniu logistyką, sprzedażą oraz dystrybucją produktów chemicznych;
  • przemysł farmaceutyczny: systemy ERP wspierają zarządzanie badaniami i rozwojem, produkcją, kontrolą jakości oraz zgodnością z przepisami farmaceutycznymi. Ułatwiają również zarządzanie logistyką i dystrybucją leków;
  • przemysł maszynowy: ERP pomaga w zarządzaniu produkcją, zapasami, serwisem posprzedażnym oraz zarządzaniu częściami zamiennymi. Systemy ERP wspierają również zarządzanie projektami oraz logistyki;
  • przemysł tekstylny: system ERP wspiera zarządzanie produkcją, logistyką, sprzedażą i zarządzaniem zapasami. Ułatwiają również zarządzanie sezonowością produktów oraz integrację z dostawcami i detalistami.

System ERP w logistyce i magazynowaniu

System ERP to programowanie nieocenione w zarządzaniu logistyką i magazynowaniem, ponieważ umożliwiają zintegrowane zarządzanie wszystkimi procesami związanymi z ruchem i przechowywaniem towarów.

Oto, jak system ERP jest wykorzystywany w logistyce i magazynowaniu.

1. Zarządzanie zapasami

  • Monitorowanie stanów magazynowych: ERP umożliwia bieżące śledzenie poziomów zapasów w różnych lokalizacjach magazynowych, co pozwala na utrzymanie optymalnych poziomów zapasów.
  • Automatyczne uzupełnianie zapasów: system ERP może automatycznie generować zamówienia uzupełniające, gdy poziom zapasów spada poniżej ustalonego minimum.
  • Śledzenie partii i numerów seryjnych: ERP pomaga w dokładnym śledzeniu partii produktów i numerów seryjnych, co jest kluczowe dla branż wymagających szczegółowego monitorowania jakości i zgodności.

2. Zarządzanie magazynem

  • Lokalizacja produktów: system ERP zarządza lokalizacjami produktów w magazynie, co ułatwia szybkie odnalezienie i kompletację zamówień.
  • Zarządzanie przestrzenią magazynową: ERP optymalizuje wykorzystanie przestrzeni magazynowej poprzez efektywne rozmieszczanie produktów, co minimalizuje przestrzeń nieużywaną i ułatwia operacje magazynowe.
  • Automatyzacja operacji magazynowych: program ERP może integrować się z systemami automatyzacji magazynów (WMS – Warehouse Management System), co umożliwia automatyzację operacji takich jak przyjęcia towarów, kompletacja zamówień, pakowanie i wysyłka.

3. Zarządzanie zamówieniami i wysyłką

  • Przyjmowanie zamówień: ERP integruje procesy przyjmowania zamówień z różnych kanałów sprzedaży, co zapewnia spójność i dokładność danych zamówień.
  • Kompletacja zamówień: system ERP zarządza procesem kompletacji zamówień, zapewniając, że odpowiednie produkty są kompletowane i przygotowywane do wysyłki w odpowiednim czasie.
  • Zarządzanie wysyłką: oprogramowanie ERP wspiera planowanie i zarządzanie wysyłką, w tym wybór najlepszych przewoźników, śledzenie przesyłek oraz zarządzanie dokumentacją transportową.

4. Optymalizacja łańcucha dostaw

  • Integracja z dostawcami: system ERP umożliwia integrację z systemami dostawców, co pozwala na lepszą koordynację dostaw i redukcję opóźnień.
  • Planowanie i prognozowanie: ERP wykorzystuje dane historyczne i prognozy sprzedaży do planowania przyszłych zamówień i produkcji, co pomaga w uniknięciu braków zapasów i nadmiarów.
  • Zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM – Supplier Relationship Management): program ERP umożliwia zarządzanie relacjami z dostawcami, monitorowanie ich wydajności oraz negocjowanie umów.

5. Analiza i raportowanie

  • Śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI): ERP pozwala na śledzenie i analizę kluczowych wskaźników wydajności związanych z logistyką i magazynowaniem, takich jak czas realizacji zamówień, poziom zapasów, koszty logistyczne.
  • Raportowanie w czasie rzeczywistym: system ERP dostarcza raporty w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybką reakcję na zmieniające się warunki rynkowe i operacyjne.
  • Analiza trendów: oprogramowanie ERP umożliwia analizę trendów w zapotrzebowaniu na produkty, co wspiera lepsze planowanie i podejmowanie decyzji.

6. Zarządzanie zwrotami

  • Proces zwrotów: system ERP zarządza procesem zwrotów, od momentu przyjęcia zwrotu, przez ocenę jego stanu, aż po reintegrację z magazynem lub utylizację.
  • Śledzenie przyczyn zwrotów: ERP pozwala na śledzenie przyczyn zwrotów, co pomaga w identyfikacji problemów jakościowych i podejmowaniu działań naprawczych.

Warto dodać, że system ERP w logistyce i magazynowaniu zapewnia korzyści w postaci zwiększenia efektywności operacyjnej, redukcji kosztów, poprawy jakości obsługi klienta oraz lepszej kontroli nad procesami logistycznymi i magazynowymi.

Wady i zalety systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP jest często postrzegane jako dodatkowy koszt, ponieważ wiąże się ono z inwestycją głównie finansową i czasową. Przy podejmowaniu decyzji na temat wdrożenia systemu ERP, powinno mieć się jednak na względzie długoterminowy bilans korzyści i kosztów, które system ERP może przynieść.

System ERP - zrzut ekaranu

Zalety systemu ERP

Warto poznać zatem kilka głównych powodów, dzięki którym firmy decydują się na wdrożenie systemów ERP.

  1. Integracja procesów i danych w jednej aplikacji – systemy klasy ERP integrują wszystkie kluczowe procesy biznesowe firmy. Obejmuje to m.in.: obsługę sprzedaży, zaopatrzenie, logistykę, zarządzanie magazynem, finansami i księgowością. Dzięki temu firma ma pełny wgląd w swoje operacje oraz lepszą kontrolę nad nimi.
  2. Zwiększenie efektywności – program ERP automatyzuje i optymalizuje wiele procesów. Eliminuje to powtarzalne zadania i centralizuje dane, przez co pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, a nie na rutynowych czynnościach administracyjnych. Przyczynia się to zatem do zwiększenia efektywności operacyjnej firmy.
  3. Lepsze zarządzanie zapasami – system ERP w Polsce umożliwia dokładne śledzenie i zarządzanie zapasami. Minimalizuje to nadmierne stany, a jednocześnie unika braków w magazynie. Przekłada się to zatem na zmniejszenie kosztów magazynowania i lepszą obsługę klienta.
  4. Lepsza obsługa klienta – dzięki dostępowi do danych na temat stanu realizacji zamówień, dostępności produktów, terminów dostaw i wbudowanym modułom CRM, firma może lepiej zarządzać relacjami z klientami. W rezultacie zapewnia im szybszą i bardziej skuteczną obsługę.
  5. Analiza danych – systemy klasy ERP gromadzą duże ilości danych z różnych obszarów działalności firmy. Dzięki wbudowanym narzędziom analitycznym firmy produkcyjne mogą przeprowadzać analizy danych, identyfikować opóźnienia i odchylenia od normatywów, a przez to podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe.
  6. Skalowalność – system ERP w Polsce jest zazwyczaj skalowalny, innymi słowy może on rosnąć wraz z rozwojem firmy. Firmy produkcyjne mogą łatwo dodawać w systemie nowe funkcje i moduły w miarę rozwoju swojej działalności.

Wady systemu ERP

Przed podjęciem decyzji, jaki system ERP wybrać, dobrze jest poznać nie tylko jego zalety, ale również wady, jaki związane z nimi wyzwania, którym będzie trzeba sprostać.

  1. Wysokie koszty wdrożenia – koszty zakupu, dostosowania i wdrożenie systemu ERP mogą być wysokie, szczególnie dla małych lub początkujących przedsiębiorstw.
  2. Złożoność wdrożenia – proces wdrożenia systemu ERP może być czasochłonny i wymagać znaczących zmian w procesach biznesowych oraz szkolenia personelu.
  3. Ryzyko niepowodzenia wdrożenia – nieodpowiednie planowanie i zarządzanie projektem wdrożenia przez nieprzeszkoloną kadrę może prowadzić do niepowodzenia, a w rezultacie wysokich strat finansowych i operacyjnych.
  4. Zależność od dostawcy – wybór systemu ERP wiąże przedsiębiorstwo z konkretnym dostawcą na długi czas – w ten sposób może to ograniczać elastyczność i niezależność danej firmy.

Jak wybrać system ERP?

Wybór systemu ERP

Wybór systemu ERP (Enterprise Resource Planning) jest kluczową decyzją, która może znacząco wpłynąć na efektywność i sukces firmy. Przede wszystkim, warto ocenić dostosowanie systemu do specyfiki branży i indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę na skalowalność rozwiązania, aby system mógł rosnąć wraz z rozwojem firmy. Istotne jest także sprawdzenie, czy budowa systemu ERP oferuje moduły i funkcjonalności odpowiadające kluczowym obszarom działalności firmy, takim jak: finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, produkcja czy łańcuch dostaw.

Nie mniej ważna jest także intuicyjność i łatwość obsługi systemu, co ma bezpośredni wpływ na zaangażowanie użytkowników i szybkość adaptacji. Integracja z innymi używanymi narzędziami i systemami to kolejny kluczowy aspekt, dzięki któremu może zdecydowanie poprawić płynność przepływów pracy i komunikacji wewnątrz organizacji.

Nie można zaniedbać również kwestii wsparcia technicznego i szkoleń oferowanych przez dostawcę, które są niezbędne dla efektywnego wdrożenia i utrzymania systemu. Koszt wdrożenia systemu ERP, a także jego zakupu, implementacji oraz przewidywane korzyści powinny być dokładnie przeanalizowane, aby mieć pewność, że inwestycja przyniesie oczekiwane zyski.

Wdrożenie ERP

Wdrożenie ERP to złożony proces, który ma na celu dostosowanie i implementację wybranego oprogramowania do zarządzania firmą do konkretnych potrzeb. Proces wdrożenia systemu ERP opiera się na ścisłym współdziałaniu dostawcy programu oraz zamawiającego. Jest to wspólna praca nad osiągnięciem sukcesu i pomyślnej realizacji projektu.

Etapy wdrożenia systemu ERP

Proces wdrożenia ERP ma na celu dostosowanie i implementację wybranego systemu do konkretnych potrzeb i procesów firmy.

Oto etapy wdrożenia systemu ERP krok po kroku.

  1. Analiza przedwdrożeniowa, czyli określenie celów biznesowych, identyfikacja kluczowych wymagań systemowych oraz zdefiniowanie zakresu projektu.
  2. Konfiguracja i dostosowanie modułów i parametrów programu, według analizy przedwdrożeniowej, tak aby jak najlepiej odpowiadały one na potrzeby danej organizacji.
  3. Testowanie działania systemu ERP w warunkach testowych, aby upewnić się, że wszystkie funkcje działają prawidłowo.
  4. Migracja i uzupełnianie danych – aby system klasy ERP mógł wystartować, niezbędna jest migracja danych z dotychczasowych systemów.
  5. Szkolenie użytkowników: dla każdego użytkownika ważne jest zrozumienie, jak działa system ERP. Szkolenie dla przyszłych użytkowników systemu, które ma na celu nauczenie ich, jak efektywnie korzystać z nowych narzędzi będzie idealnym rozwiązaniem.
  6. Start produkcyjny systemu, to znaczy oficjalne uruchomienie systemu ERP w organizacji. Etap ten obejmuje zaprzestanie pracy na poprzednich systemach i przejście nowy program i jednocześnie kończy on wszystkie etapy wdrożenia. Firma ma zatem gotowy, kompletny system ERP.

Więcej informacji: wdrożenie ERP 

Zobacz przykładowe wdrożenia systemu ERP 

 

Jak wygląda praca na systemie ERP?

Praca w systemie ERP jest różnorodna i zależy od specyfiki organizacji oraz ról użytkowników w firmie. Praca ta wiąże się z codziennymi operacjami takimi jak: wprowadzanie danych, monitorowanie operacji, generowanie raportów i analizowanie danych.

Dzięki temu, że system ERP w Polsce jest zintegrowanym systemem informatycznym, informacje wprowadzamy tylko raz i są one na dalszych etapach przetwarzane. System zapewnia automatyzację wielu procesów, które wcześniej były wykonywane manualnie, co znacznie usprawnia przepływ pracy.

Interfejs użytkownika

Współczesne systemy klasy ERP mają zazwyczaj graficzny interfejs użytkownika (GUI). Interfejs może być dostosowany do potrzeb różnych użytkowników, dzięki temu każdy pracownik pracuje na programie ERP w zakresie swoich kompetencji. Oznacza to, że zakres funkcji, widoki, formularze i raporty są dostosowane do jego stanowiska i potrzeb.

Praca mobilna i zdalna

Nowoczesne systemy typu ERP często oferują możliwość pracy zdalnej poprzez dostęp do systemu z poziomu przeglądarki internetowej lub przez aplikacje mobilne. Dzięki temu użytkownicy mogą zarządzać zadaniami, przeglądać raporty i wykonywać codzienną pracę z dowolnego miejsca.

Czy obsługa systemu ERP jest łatwa?

Co do zasady, prawidłowe dobranie i wdrożenie systemu ERP powinno znacząco ułatwiać wykonywanie pracownikom codziennych obowiązków. Łatwość obsługi programu może jednak znacząco różnić się w zależności od konkretnego rozwiązania, elastyczności interfejsu użytkownika oraz stopnia dostosowania do potrzeb i procesów danego przedsiębiorstwa. Należy mieć na uwadze, że systemy typu ERP posiadają rozległe funkcjonalności i integruje pracę różnych działów. Przy wyborze systemu elastyczność i ergonomia interfejsu oraz łatwości obsługi powinny być ważnym kryterium decyzyjnym.

Obsługa systemu ERP może stać się skomplikowana, jeśli system nie jest w pełni wdrożony. W takim przypadku niektórzy pracownicy mogą dodatkowo korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, czy innych narzędzi, co może obniżać efektywność pracy.

Co zrobić, aby obsługa systemu ERP była prostsza?

  1. Edukacja: organizowanie szkoleń dla użytkowników jest bardzo ważne. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej zrozumieć funkcjonalności systemu i nauczyć się, jak efektywnie z nich korzystać.
  2. Dostosowanie interfejsu: dzięki dostosowaniu interfejsu, do potrzeb użytkowników może znacząco poprawić się ich doświadczenia z pracy z systemem. Personalizować można takie rzeczy jak m.in.: dashboard, listy (ustawienia kolumn), menu funkcji i formularze. Dzięki temu system będzie bardziej intuicyjny i przyjazny dla użytkowników.
  3. Dokumentacja ogólna i procesowa systemu, czyli zapewnienie łatwego dostępu do aktualnej dokumentacji. Dokumentacja procesowa może pomóc użytkownikom w samodzielnym rozwiązywaniu problemów i szybszym adaptowaniu się do systemu. Przez to, że wyjaśnia użytkownikom krok po kroku jak wykonać poszczególne czynności. Jest ona tworzona w ramach wdrożenia. Dokumentacja ogólna dotyczy standardu systemu, opisuje poszczególne moduły i sposób konfiguracji.
  4. Uproszczenie procesów – proste procesy obsługuje się zdecydowanie łatwiej. Analiza i optymalizacja procesów biznesowych pod kątem ich złożoności może prowadzić do uproszczenia operacji w oprogramowaniu ERP, co bezpośrednio przekłada się na łatwość jego użytkowania.

Integracja ERP

System klasy ERP, jako system informatyczny może być łączony z innymi systemami informatycznymi. Integracja taka odbywa się poprzez API (Application Programming Interface). Łączenie różnych systemów to ważny element w rozszerzaniu funkcjonalności i poprawie efektywności operacyjnej przedsiębiorstw.

Integracja z ERP pozwala na wymianę danych między innymi z takimi organizacjami i usługami jak:

  • banki – wysyłanie przelewów, import wyciągów bankowych,
  • spedytorzy – wysyłka listów przewozowych i pobranie etykiet na paczki,
  • systemy CAD – import struktur konstrukcyjnych, tzw. BOM,
  • systemy do Nestingu – integracja z systemami do optymalizacji cięcia,
  • platformy EDI,
  • platformy e-commerce – wymiana danych o towarach, cennikach, zamówieniach, należnościach.

Jakie korzyści zapewnia integracja ERP z innym oprogramowaniem?

Integracja systemu ERP z innym oprogramowaniem przynosi szereg korzyści, które mogą znacząco poprawić efektywność operacyjną, usprawnić procesy biznesowe i zwiększyć konkurencyjność firmy. Oto najważniejsze korzyści.

1. Zwiększona efektywność operacyjna

  • Automatyzacja procesów: eliminacja ręcznych procesów i redukcja błędów dzięki automatyzacji wymiany danych między systemami.
  • Szybsze przetwarzanie danych: usprawnienie przepływu informacji i szybkie przetwarzanie danych, co przyspiesza podejmowanie decyzji.

2. Wyższa jakość danych i wyeliminowanie błędów

  • Centralizacja i jedno źródło danych: centralizacja danych w jednym systemie eliminuje redundancje i niespójności, co zapewnia dokładność i aktualność informacji.
  • Redukcja błędów manualnych: Zmniejszenie ryzyka błędów wprowadzanych ręcznie dzięki automatycznej synchronizacji danych.

3. Usprawnienie procesów biznesowych:

  • Płynny przepływ informacji: integracja systemów zapewnia, że informacje przepływają swobodnie między różnymi działami firmy, co usprawnia procesy takie jak zarządzanie zamówieniami, produkcją, logistyką i finansami.
  • Zwiększona elastyczność: możliwość szybkiego reagowania na zmiany rynkowe i dostosowywania procesów biznesowych dzięki elastycznej architekturze systemów zintegrowanych.

4. Świadome i optymalne decyzje strategiczne i zarządcze 

  • Kompleksowe raportowanie: dostęp do kompleksowych i zintegrowanych danych umożliwia tworzenie bardziej dokładnych i wielowymiarowych raportów.
  • Analizy w czasie rzeczywistym: integracja z narzędziami analitycznymi pozwala na przeprowadzanie analiz w czasie rzeczywistym, co wspiera szybkie i oparte na danych decyzje.

5. Zwiększenie satysfakcji klienta

  • Skuteczniejsza obsługa klienta: dostęp do pełnych i zintegrowanych informacji o klientach umożliwia bardziej spersonalizowaną i efektywną obsługę.
  • Skrócenie czasu realizacji zamówień: szybsze przetwarzanie zamówień i lepsza koordynacja między działami poprawia terminowość dostaw.

6. Optymalizacja zarządzania zasobami

  • Zarządzanie zapasami: integracja ERP z systemami magazynowymi i logistycznymi pozwala na lepsze zarządzanie zapasami, redukcję nadmiernych zapasów i minimalizację braków.
  • Planowanie produkcji: lepsza synchronizacja między działami produkcji, sprzedaży i zaopatrzenia umożliwia bardziej efektywne planowanie produkcji i optymalizację zasobów.

7. Oszczędności kosztowe:

  • Redukcja kosztów operacyjnych: automatyzacja i usprawnienie procesów biznesowych prowadzą do obniżenia kosztów operacyjnych.
  • Efektywna kontrola finansowa: integracja z systemami finansowymi pozwala na bardziej precyzyjne śledzenie wydatków i lepszą kontrolę budżetu.

Integracja systemu ERP z innym oprogramowaniem lub integracja ERP z AI jest zatem kluczowym elementem strategii IT dla wielu firm, ponieważ umożliwia osiągnięcie wyższej efektywności operacyjnej, poprawia jakość danych i wspiera lepsze podejmowanie decyzji.

ERP w chmurze 

ERP w chmurze (Cloud ERP) to system zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, który jest hostowany na zewnętrznych serwerach dostawcy usług chmurowych i udostępniany za pośrednictwem Internetu. Użytkownicy mają dostęp do systemu z dowolnego miejsca, co pozwala na bardziej elastyczne i efektywne zarządzanie procesami biznesowymi. Warto dodać, że system ERP w chmurze reprezentuje nową generację programów do zarządzania firmą, która gwarantuje liczne korzyści w zakresie elastyczności, skalowalności, bezpieczeństwa i zwiększania efektywności kosztowej.

Zalety ERP w chmurze

Niższe koszty początkowe

Brak konieczności zakupu drogiego sprzętu i oprogramowania. Systemy chmurowe są zazwyczaj dostępne w modelu abonamentowym, co redukuje koszty początkowe.

Skalowalność

System ERP w chmurze można szybko wdrożyć i łatwo skalować w miarę wzrostu przedsiębiorstwa. To umożliwia dynamiczne dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Dostępność i mobilność

Dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia podłączonego do internetu. Pracownicy mogą pracować zdalnie, co zwiększa ich produktywność i elastyczność.

Aktualizacje i wsparcie techniczne:

Dostawca usług chmurowych regularnie aktualizuje system, wprowadzając nowe funkcje i poprawki bezpieczeństwa. Użytkownicy mają zapewnione wsparcie techniczne bez dodatkowych kosztów.

Bezpieczeństwo i niezawodność

Dostawcy usług chmurowych inwestują w zaawansowane zabezpieczenia danych oraz zapewniają wysoki poziom niezawodności i dostępności systemu.

Dlaczego ERP w chmurze to przyszłość?

Elastyczność i adaptacyjność

ERP w chmurze pozwala firmom szybko dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb biznesowych. Dzięki elastyczności chmurowych rozwiązań firmy mogą wprowadzać innowacje i optymalizować swoje procesy.

Dostęp do nowoczesnych technologii

Systemy chmurowe ERP są często wyposażone w najnowsze technologie, takie jak AI, machine learning, big data analytics, co umożliwia bardziej zaawansowane zarządzanie i analizę danych.

Wzrost produktywności

Umożliwienie pracy zdalnej oraz lepsza współpraca między działami dzięki centralizacji danych i dostępności w czasie rzeczywistym zwiększa produktywność pracowników.

Redukcja ryzyka IT

Przeniesienie odpowiedzialności za infrastrukturę IT na dostawcę usług chmurowych redukuje ryzyko związane z zarządzaniem własnym centrum danych, w tym awariami sprzętu i problemami z bezpieczeństwem.

Szybkie wdrażanie i aktualizacje

Wdrożenie systemu ERP w chmurze jest zazwyczaj szybsze niż tradycyjnych rozwiązań lokalnych. Regularne aktualizacje zapewniają, że firmy korzystają z najnowszych funkcji i poprawek.

Przykłady zastosowania ERP w chmurze

  • Małe i średnie przedsiębiorstwa (SME): mogą korzystać z elastyczności i niższych kosztów wdrożenia systemów ERP w chmurze, co pozwala im konkurować z większymi graczami.
  • Korporacje: mogą zintegrować operacje na różnych kontynentach i strefach czasowych, umożliwiając centralne zarządzanie i lepszą koordynację działań.
  • Startupy: mogą szybko skalować swoje systemy ERP w miarę wzrostu i rozwoju działalności.