System ERP – Co to jest, jakie ma funkcje i korzyści?

Co to jest system ERP?

Krótko mówiąc, system ERP to oprogramowanie do zarządzania firmą.

Jak działa system ERP?  Program działa w ramach jednego zintegrowanego systemu informatycznego. Oznacza to, że oparty jest on o jedną bazę danych i zestaw wzajemnie powiązanych funkcji. ERP pozwala zatem na łatwą wymianę informacji między różnymi działami przedsiębiorstwa oraz zapewnia jednolity widok na wszystkie aspekty działalności firmy. Dzięki temu decyzje biznesowe mogą być podejmowane na podstawie aktualnych i kompletnych danych.

Po co jest ERP? Celem systemu jest uporządkowanie procesów i optymalizacja wykorzystania zasobów firmy. W załażeniu oprogramowanie ERP ma być inwestycją, która przyczyni się do poprawy efektywności operacyjnej firmy.

Kiedy warto pomyśleć o w wdrożeniu ERP?

Warto rozważyć wdrożenia systemu ERP w momencie, gdy organizacja napotyka na szereg wyzwań związanych z zarządzaniem i przepływem informacji. Oto kluczowe sygnały, które wskazują, że nadszedł czas na zmianę:

• Procesy są realizowane w arkuszach kalkulacyjnych lub w formie papierowej: Jeśli wiele procesów operacyjnych jest prowadzonych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub w formie papierowej, może to być oznaką, że firma nie jest wystarczająco zautomatyzowana. Arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy, trudne do skalowania i mogą hamować efektywność operacyjną. Nowoczesny system ERP integruje wszystkie procesy w jednej platformie, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania danych i zmniejszając ryzyko błędów.
• Firma korzysta z wielu aplikacji do obsługi swoje działalności: W firmie używane są różne aplikacje, które nie są ze sobą zintegrowane lub są słabo zintegrowane. W rezultacie konieczne jest ręczne przenoszenie danych z jednej aplikacji do drugiej, co prowadzi do duplikacji informacji oraz zwiększa ryzyko błędów. System ERP pozwala na pełną integrację procesów, co usprawnia przepływ danych pomiędzy wszystkimi obszarami działalności i minimalizuje ryzyko utraty informacji.
• Obecne rozwiązania nie optymalizują procesów i kosztów: Jeśli firma nie dostrzega korzyści z optymalizacji procesów i kosztów, jakie oferuje używane rozwiązanie, to znak, że obecne systemy może być przestarzały. Nowy system ERP powinien pozwolić na automatyzację i usprawnienie procesów, co ma przełożyć się na oszczędności oraz poprawę efektywności.
• Bieżące oprogramowanie nie nadąża za rozwojem firmy: W miarę jak firma się rozwija, rosną jej potrzeby w zakresie zarządzania procesami. Jeśli obecne rozwiązania informatyczne nie są w stanie sprostać nowym wyzwaniom, takich jak zarządzanie większą liczbą procesów, danych czy oddziałów, konieczne staje się wdrożenie nowego systemu ERP. System ten umożliwia skalowanie operacji i zapewnia sprawny przepływ informacji, nawet w dużych i rozproszonych organizacjach.
• Przygotowanie raportów i zestawień jest pracochłonne: Jeżeli brak jest istotnych zestawień lub przygotowanie ważnych raportów wymaga ręcznego gromadzenia danych z różnych źródeł, istnieje duże ryzyko opóźnień i błędów w podejmowaniu decyzji. W systemie ERP wszystkie dane są zintegrowane i dostępne w jednym miejscu, co umożliwia szybkie i dokładne generowanie raportów. Dzięki temu zarządzanie firmą staje się bardziej przejrzyste i oparte na rzetelnych informacjach.
• Dotychczasowy system jest w przestarzałej technologii: Systemy oparte na starych technologiach mogą nie wymagań w zakresie elastyczności, skalowalności lub wydajności. Brak wsparcia technicznego dla przestarzałych rozwiązań zwiększa ryzyko awarii oraz podatności na ataki. Wdrożenie nowego systemu ERP opartego na nowoczesnych technologiach zapewni wyższy poziom bezpieczeństwa oraz lepszą wydajność operacyjną.

Jakie są funkcje systemu ERP?

Systemy ERP składają się z szerokiego zbioru funkcji zgrupowanego w moduły. Funkcje te, obsługują różne procesy w firmie, często przechodzące przez wiele działów. Każdy z modułów (zbiorów funkcji) może być dostosowany do specyficznych potrzeb firmy. Funkcje systemu ERP sprawiają, że jest on niezwykle elastycznym narzędziem wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem.

Obsługa zamówień i sprzedaży

System ERP obsługuje funkcje związane z ofertowaniem, przyjmowaniem zamówień, a także ich dalszą realizacją i sprzedażą. Zapewnia zarządzanie cennikami, włączając w to ustalanie cen indywidualnych oraz monitorowanie limitów kredytowych klientów. Dodatkowo system ERP dla firm umożliwia przygotowanie i wysyłanie spersonalizowanych ofert, co zwiększa efektywność komunikacji z klientami.

Zamówienia mogą być wprowadzane do systemu z różnorodnych źródeł, takich jak sklepy internetowe, platformy B2B, systemy EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów) czy też bezpośrednio przez pracowników firmy. Dzięki temu, zarządzanie zamówieniami staje się szybsze, bardziej elastyczne i dostosowane do potrzeb współczesnego rynku.
Systemy ERP w Polsce zapewniają również ciągły dostęp do aktualnych danych magazynowych. Obsługa rezerwacji towarów oraz zleceń magazynowych realizowana jest w sposób zautomatyzowany, przez co optymalizuje procesy logistyczne.

Zarządzanie zaopatrzeniem i magazynem w systemie ERP

Koordynacja działań związanych z zakupami, zarządzaniem zapasami i dystrybucją jest kluczową funkcją systemów ERP. System planuje i rejestruje przepływ materiałów i produktów w firmie, a przez to pomaga w utrzymaniu optymalnych poziomów zapasów. Wspiera procesy magazynowe w oparciu o moduł WMS. Działanie systemów klasy ERP jest tutaj wspierane przez użycie kodów kreskowych, lokalizacji magazynowych i kolektorów danych. W ten sposób minimalizuje to błędy magazynowe oraz usprawnia wyszukiwanie towarów na magazynie.

Zarządzanie finansami i księgowością z oprogramowaniem ERP

Systemy typu ERP automatyzują zadania w księgowości takie jak: wprowadzanie danych, księgowanie transakcji, sporządzanie bilansów i rachunków zysków i strat. Odbywa się to w oparciu o wzorce i automaty księgowe. Księgują one transakcje gospodarcze (m.in.: sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcja) zarejestrowane w części operacyjnej systemu. Program do księgowości ERP oblicza podatki, generuje deklaracje i raporty do urzędów skarbowych. Umożliwia dostosowanie do lokalnych przepisów podatkowych i zmian w prawie.

W obszarze finansów funkcjonalność systemu ERP przejawia się w zarządzaniu należnościami i zobowiązaniami. Automatyzuje on rozliczenia z dostawcami i odbiorcami, w efekcie integracji z bankowością elektroniczną. Ważnymi aspektami jest budżetowanie i rozliczanie budżetów prowadzone w oparciu o kontroling finansowy.

Zarządzanie produkcją w systemie ERP

Zarządzanie produkcją w systemie ERP obejmuje zarządzanie zleceniami produkcyjnymi, planowanie produkcji, kontrolę jakości oraz śledzenie postępów. System ERP dla produkcji zapewnia aktualne informacje o stanie produkcji, magazynu i dostawach, które są w drodze. Umożliwia on planowanie potrzeb materiałowych oraz harmonogramowanie produkcji. Harmonogramowanie produkcji jest kluczową i złożoną funkcją – realizowane jest przez wyspecjalizowany podsystem – APS (Advanced Planning and Scheduling). Optymalizuje on wykorzystanie zasobów produkcyjnych, a przez to zmniejsza przestoje maszyn i poprawia terminowość. Kolejnymi funkcjami systemu ERP w produkcji są integracje z systemami zewnętrznymi. Integracja z systemami projektowania CAD automatyzuje tworzenie BOMu i technologii. Współpraca z systemami do Nestingu usprawnia z kolei przebieg realizacji produkcji.

CMMS – Utrzymanie ruchu w systemie ERP

Utrzymanie maszyn i urządzeń (CMMS) jest ważnym elementem zapewniającym ciągłość produkcji. Systemy klasy ERP pozwalają na planowanie przeglądów, napraw i konserwacji, minimalizując ryzyko awarii i przestojów. Funkcjonalność związana z serwisem i utrzymaniem ruchu obejmuje również prowadzenie kartoteki urządzeń. Każde urządzenie ma swoją historię napraw, przeglądów wymienionych podzespołów. System typu ERP zbiera również dane dotyczące kosztów związanych z eksploatacją maszyny, co pozwala na dokładną analizę wydatków i efektywność zastosowania poszczególnych urządzeń.

Zarządzanie relacjami z klientami CRM – nowoczesne systemy ERP

Funkcjonalności związane z zarządzaniem relacjami z klientami (CRM) są obsługiwane przez rozbudowane oprogramowanie ERP. Wszystkie informacje o kliencie: sprzedaż, oferty, reklamacje, osoby kontaktowe, rozrachunki są w jednym miejscu, co w efekcie ułatwia komunikację i szybką reakcję na potrzeby klienta.

Systemy klasy ERP rejestrują zapytania ofertowe, dane kontaktowe i potrzeby, a przez to wspierają obsługę procesów prowadzących do pozyskania kontraktów tzw. leadów. Automatyzują one procesy komunikacji oraz zadania związane z konwersją leadów w sprzedaż. Dzięki temu monitoring postępu w negocjacjach i historii kontaktów jest dostępny w jednym miejscu.

Zarządzanie projektami – system klasy ERP

System typu ERP ułatwia zarządzanie projektami. Zarządzanie projektami można rozpocząć od utworzenia karty projektu, stworzenia budżetu i rozplanowania etapów. Menedżerowie mogą przydzielać zadania poszczególnym pracownikom. Każdy członek zespołu ma dostęp do informacji o swoich obowiązkach i terminach, przez co praca staje się efektywna.

Budowa systemu ERP pozwala na bieżące śledzenie postępów prac i porównywanie ich z zaplanowanymi celami, co umożliwia bieżącą kontrolę realizacji projektu. Zarządzanie projektami za pomocą ERP daje również możliwość monitorowania wykorzystania zasobów i czasu pracy.

Obsługa procesów kadrowo-płacowych

Zarządzanie zasobami ludzkimi, czyli m.in.: zarządzanie informacjami o pracownikach, rekrutacja, rozliczanie czasu pracy, płace, rozwój pracowników, oceny pracownicze to także zadania, jakie wykonuje system typu ERP. Obsługuje on procesy rekrutacji, zarządzania kadrami, płac, świadczeń, ocen pracowniczych. W ten sposób umożliwia centralne zarządzanie informacjami o pracownikach, ich rozwojem i wynikami pracy.

Analizy i Raportowanie

Analizy i raporty dostarczane przez system ERP w Polsce umożliwiają głęboki wgląd w: procesy firmy ich efektywność, koszty oraz inne kluczowe wskaźniki. W efekcie pozwala to na identyfikację, które obszary działalności przedsiębiorstwa wymagają optymalizacji i wprowadzanie niezbędnych zmian. ERP posiada wbudowane narzędzia do tworzenia własnych raportów i zestawień. Zestawienia te mogą być tworzone w oparciu wszystkie dane zgromadzone w oprogramowaniu ERP. Ważnym uzupełnieniem tabelarycznych danych jest bogata baza wykresów, dzięki którym można szybciej i lepiej ocenić dane zagadnienie.

W jakich branżach wykorzystuje się systemy ERP?

Firmy z branż handlowych i eCommerce

Firmy z branż handlowych i eCommerce kładą szczególny nacisk na moduły związane z obsługą sprzedaży, gospodarki magazynowej i dystrybucji.

• Wielokanałowość sprzedaży

Cechą nowoczesnych systemów ERP dla branż e-commerce i handlowych jest tzw. Omnichannel (wielokanałowość), oznacza to, że obsługa klienta może być realizowana poprzez wiele kanałów takich jak m.in.:  zamówienie internetowe, przedstawiciele handlowi, zamówienia telefoniczne, sklepy, systemy EDI.

Systemy klasy ERP zapewniają integrację tych wszystkich kanałów w jeden system. Wymiana danych z systemami e-commerce następuje poprzez API. Wymianie podlegają dane dotyczące informacji o: produktach, zamówieniach, płatnościach. Popularnymi integracjami są tutaj sklepy internetowe, systemy B2B, Allegro. Wsparcie pracy przedstawicieli handlowych obejmuje takie aspekty jak: wizyty handlowe, przyjmowanie zamówień, naliczanie premii od wyników. Sieci handlowe przesyłają często zamówienia oparte o elektroniczną wymianę dokumentów, tzw. EDI. Dzięki temu zamówienia trafiają do systemu w sposób w pełni zautomatyzowany.

• Polityka cenowa w systemach ERP dla handlu

Ważną funkcjonalnością oprogramowania ERP w firmach handlowych jest obsługa polityki cenowej i promocji. Elastyczne strategie cenowe, to ustalanie cen na różne sposoby, zależnie od czynników takich jak koszty, popyt, konkurencja, wielkość zamówienia. System typu ERP służy także do zarządzania finansami. Pozwala on na zarządzanie różnymi typami rabatów, takimi jak rabaty ilościowe, sezonowe, dla stałych klientów, czy rabaty przy zakupie wielu produktów. Z kolei segmentacja cen pozwala na definiowanie różnych poziomów cen dla różnych segmentów klientów, lokalizacji geograficznych czy kanałów sprzedaży.
Systemy ERP w Polsce mogą automatycznie aktualizować ceny w oparciu o zdefiniowane reguły lub algorytmy, na przykład w odpowiedzi na zmiany kosztów wejściowych, kursów walut lub poziomu zapasów.

• Gospodarka magazynowa w oparciu o system WMS w firmie handlowej

System ERP dla firm wraz z modułem WMS automatyzuje procesy przyjmowania towarów do magazynu, poprzez skanowanie kodów kreskowych, weryfikację i rejestrację dostaw oraz obsługę kompletacji i wysyłek. System ten umożliwia także wiele innych czynności.

Zarządzanie lokalizacjami: optymalne rozmieszczanie towarów w magazynie, zależne od częstotliwości rotacji, wymagań dotyczących przechowywania i dostępności.

Kompletacja zamówień: automatyzacja kompletacji zamówień, w tym strategie takie jak picking wave, zone picking czy multipicking, co zwiększa wydajność procesów.

Pakowanie i wysyłka: zarządzanie procesem pakowania towarów i przygotowania do wysyłki, w tym generowanie dokumentów wysyłkowych i etykiet.

Branże produkcyjne

Firmy z tych branż, wybierając system ERP dla produkcji, kierują się przede wszystkim funkcjonalnościami systemu w obszarach produkcyjnych i zarządzaniem łańcuchem dostaw. Powinny też dobierać system w kontekście ich specyfiki działania – optymalizacja w tym zakresie może bowiem przyczynić się do obniżki kosztów, poprawy jakości i terminowości produkcji. Jakie funkcjonalności mają największy wpływ na efektywność pracy firm z branż produkcyjnych?

• Techniczne przygotowanie produkcji

Sprawne zarządzanie technologią i BOM-em jest ważne dla zwiększenia efektywności i dokładności procesów produkcyjnych. Program ERP powinien umożliwiać wygodne tworzenie, kopiowanie i importowanie technologii i BOMów wraz z podcięciem rysunków technologicznych. Automatyzacja tworzenia BOMu (spisu materiałów w formie drzewa) może nastąpić poprzez importy z systemu CAD. Niekiedy możliwa jest ona również na podstawie parametrów: wymiarów, kolorów, wyposażenia dodatkowego.

• Planowanie zapotrzebowania materiałowego

Ta część systemu ERP oblicza ilość i terminy, kiedy surowce i komponenty będą potrzebne do produkcji, na podstawie prognozowanych zamówień, harmonogramów produkcyjnych oraz bieżących stanów zapasów.x

• Planowanie produkcji

Planowanie produkcji odpowiada za określenie, co, kiedy i w jakich ilościach ma być produkowane. Ma ono za zadanie zapewnienie, że wszystkie niezbędne surowce, maszyny i pracownicy są dostępne w odpowiednim czasie, aby spełnić zapotrzebowanie rynkowe przy minimalnych kosztach.

• Rejestracja wykonania produkcji

Bieżąca rejestracja na produkcji to proces ciągłego zbierania danych dotyczących wszystkich aspektów procesu produkcyjnego, w tym zużycia materiałów, postępów prac, efektywności maszyn i jakości produktów. W rezultacie firmy mogą szybko reagować na ewentualne problemy, optymalizować zasoby oraz lepiej planować przyszłe działania.

Dostosowanie systemu typu ERP do specyfiki branż produkcyjnych

Dostosowanie ERP do specyfiki konkretnych branż produkcyjnych jest kluczowe dla przyszłych korzyści z wdrożenia systemu. Poszczególne branże znacznie różnią się procesami technologicznymi i organizacją działania, dlatego ważne jest, aby system był „dopasowany branżowo”.

Branże usługowe

Branże usługowe używają systemów klasy ERP do zarządzania projektami i zleceniami. Ważnymi funkcjami są:

• kosztorysowanie, czyli planowanie kluczowych kosztów,
• zarządzanie zaopatrzeniem,
• planowanie i rozliczanie pracy.

Przykład systemu ERP

Vendo.ERP to system ERP, który znajduje zastosowanie w firmach produkcyjnych, handlowych oraz w e-commerce. Oferuje funkcje wspierające kluczowe procesy biznesowe, takie jak zarządzanie produkcją, logistyką, sprzedażą i obsługą klienta. Dzięki rozbudowanemu API, Vendo można zintegrować z innymi narzędziami oraz rozbudować o dodatkowe, indywidualne moduły. Umożliwia to dostosowanie systemu ERP do potrzeb firmy.

Moduły funkcjonalne Vendo

Sprzedaż

Magazyn i Logistyka

WMS

Produkcja

APS Planowanie produkcji

MES Rejestracja produkcji

CRM i Workflow

Zarządzanie projektami

Serwis CMMS

Finanse i Księgowość

Controlling

Analizy BI

Kadry i Płace

Umów się na prezentację systemu VENDO.ERP

Korzyści i wady systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP jest często postrzegane jako dodatkowy koszt, ponieważ wiąże się ono z inwestycją głównie finansową i czasową. Przy podejmowaniu decyzji na temat wdrożenia systemu ERP, powinno mieć się jednak na względzie długoterminowy bilans korzyści i kosztów, które system ERP może przynieść.

Korzyści systemu ERP

Warto poznać zatem kilka głównych powodów, dzięki którym firmy decydują się na wdrożenie systemów ERP.

1. Integracja procesów i danych w jednej aplikacji – systemy klasy ERP integrują wszystkie kluczowe procesy biznesowe firmy. Obejmuje to m.in.: obsługę sprzedaży, zaopatrzenie, logistykę, zarządzanie magazynem, finansami i księgowością. Dzięki temu firma ma pełny wgląd w swoje operacje oraz lepszą kontrolę nad nimi.
2. Zwiększenie efektywności – program ERP automatyzuje i optymalizuje wiele procesów. Eliminuje to powtarzalne zadania i centralizuje dane, przez co pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, a nie na rutynowych czynnościach administracyjnych. Przyczynia się to zatem do zwiększenia efektywności operacyjnej firmy.
3. Lepsze zarządzanie zapasami – system ERP w Polsce umożliwia dokładne śledzenie i zarządzanie zapasami. Minimalizuje to nadmierne stany, a jednocześnie unika braków w magazynie. Przekłada się to zatem na zmniejszenie kosztów magazynowania i lepszą obsługę klienta.
4. Lepsza obsługa klienta – dzięki dostępowi do danych na temat stanu realizacji zamówień, dostępności produktów, terminów dostaw i wbudowanym modułom CRM, firma może lepiej zarządzać relacjami z klientami. W rezultacie zapewnia im szybszą i bardziej skuteczną obsługę.
5. Analiza danych – systemy klasy ERP gromadzą duże ilości danych z różnych obszarów działalności firmy. Dzięki wbudowanym narzędziom analitycznym firmy produkcyjne mogą przeprowadzać analizy danych, identyfikować opóźnienia i odchylenia od normatywów, a przez to podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe.
6. Skalowalność – system ERP w Polsce jest zazwyczaj skalowalny, innymi słowy może on rosnąć wraz z rozwojem firmy. Firmy produkcyjne mogą łatwo dodawać w systemie nowe funkcje i moduły w miarę rozwoju swojej działalności.

Wady systemu ERP i związane z nim wyzwania

Przed podjęciem decyzji, jaki system ERP wybrać, dobrze jest poznać nie tylko jego zalety, ale również wady, jaki związane z nimi wyzwania, którym będzie trzeba sprostać.

1. Wysokie koszty wdrożenia – koszty zakupu, dostosowania i wdrożenie systemu ERP mogą być wysokie, szczególnie dla małych lub początkujących przedsiębiorstw.
2. Złożoność wdrożenia – proces wdrożenia systemu ERP może być czasochłonny i wymagać znaczących zmian w procesach biznesowych oraz szkolenia personelu.
3. Ryzyko niepowodzenia wdrożenia – nieodpowiednie planowanie i zarządzanie projektem wdrożenia przez nieprzeszkoloną kadrę może prowadzić do niepowodzenia, a w rezultacie wysokich strat finansowych i operacyjnych.
4. Zależność od dostawcy – wybór systemu ERP wiąże przedsiębiorstwo z konkretnym dostawcą na długi czas – w ten sposób może to ograniczać elastyczność i niezależność danej firmy.

Jak wybrać system ERP?

Wybór systemu ERP jest ważną decyzją, która może znacząco wpłynąć na efektywność i sukces firmy. Przede wszystkim, warto ocenić dostosowanie systemu do specyfiki branży i indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę na skalowalność rozwiązania, aby system mógł rosnąć wraz z rozwojem firmy. Istotne jest także sprawdzenie, czy budowa systemu ERP oferuje moduły i funkcjonalności odpowiadające kluczowym obszarom działalności firmy, takim jak: finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, produkcja czy łańcuch dostaw.

Nie mniej ważna jest także intuicyjność i łatwość obsługi systemu, co ma bezpośredni wpływ na zaangażowanie użytkowników i szybkość adaptacji. Integracja z innymi używanymi narzędziami i systemami to kolejny kluczowy aspekt, dzięki któremu może zdecydowanie poprawić płynność przepływów pracy i komunikacji wewnątrz organizacji.

Nie można zaniedbać również kwestii wsparcia technicznego i szkoleń oferowanych przez dostawcę, które są niezbędne dla efektywnego wdrożenia i utrzymania systemu. Koszt wdrożenia systemu ERP, a także jego zakupu, implementacji oraz przewidywane korzyści powinny być dokładnie przeanalizowane, aby mieć pewność, że inwestycja przyniesie oczekiwane zyski.

Wdrożenie systemu ERP – krok po kroku

Proces wdrożenia ERP ma na celu dostosowanie i implementację wybranego systemu do konkretnych potrzeb i procesów firmy. Oto etapy wdrożenia systemu ERP krok po kroku.

1. Analiza przedwdrożeniowa, czyli określenie celów biznesowych, identyfikacja kluczowych wymagań systemowych oraz zdefiniowanie zakresu projektu.
2. Konfiguracja i dostosowanie modułów i parametrów programu, według analizy przedwdrożeniowej, tak aby jak najlepiej odpowiadały one na potrzeby danej organizacji.
3. Testowanie działania systemu ERP w warunkach testowych, aby upewnić się, że wszystkie funkcje działają prawidłowo.
4. Migracja i uzupełnianie danych – aby system klasy ERP mógł wystartować, niezbędna jest migracja danych z dotychczasowych systemów.
5. Szkolenie użytkowników: dla każdego użytkownika ważne jest zrozumienie, jak działa system ERP. Szkolenie dla przyszłych użytkowników systemu, które ma na celu nauczenie ich, jak efektywnie korzystać z nowych narzędzi będzie idealnym rozwiązaniem.
6. Start produkcyjny systemu, to znaczy oficjalne uruchomienie systemu ERP w organizacji. Etap ten obejmuje zaprzestanie pracy na poprzednich systemach i przejście nowy program i jednocześnie kończy on wszystkie etapy wdrożenia. Firma ma zatem gotowy, kompletny system ERP.

Jak wygląda praca na systemie ERP?

Praca w systemie ERP jest różnorodna i zależy od specyfiki organizacji oraz ról użytkowników w firmie. Praca ta wiąże się z codziennymi operacjami takimi jak: wprowadzanie danych, monitorowanie operacji, generowanie raportów i analizowanie danych.

Dzięki temu, że system ERP w Polsce jest zintegrowanym systemem informatycznym, informacje wprowadzamy tylko raz i są one na dalszych etapach przetwarzane. System zapewnia automatyzację wielu procesów, które wcześniej były wykonywane manualnie, co znacznie usprawnia przepływ pracy.

Interfejs użytkownika

Współczesne systemy klasy ERP mają zazwyczaj graficzny interfejs użytkownika (GUI). Interfejs może być dostosowany do potrzeb różnych użytkowników, dzięki temu każdy pracownik pracuje na programie ERP w zakresie swoich kompetencji. Oznacza to, że zakres funkcji, widoki, formularze i raporty są dostosowane do jego stanowiska i potrzeb.

Praca mobilna i zdalna

Nowoczesne systemy typu ERP często oferują możliwość pracy zdalnej. Odbywa się to poprzez dostęp do systemu z poziomu przeglądarki internetowej lub przez aplikacje mobilne. Dzięki temu użytkownicy mogą zarządzać zadaniami, przeglądać raporty i wykonywać codzienną pracę z dowolnego miejsca.

Dużo pojęć powiązanych z tematyką pracy z systemem ERP znajdziesz w Słowniczku ERP.

Czy obsługa systemu ERP jest łatwa?

Co do zasady, prawidłowe dobranie i wdrożenie systemu ERP powinno znacząco ułatwiać wykonywanie pracownikom codziennych obowiązków. Łatwość obsługi programu może jednak znacząco różnić się w zależności od konkretnego rozwiązania, elastyczności interfejsu użytkownika oraz stopnia dostosowania do potrzeb i procesów danego przedsiębiorstwa. Należy mieć na uwadze, że systemy typu ERP posiadają rozległe funkcjonalności i integruje pracę różnych działów. Przy wyborze systemu elastyczność i ergonomia interfejsu oraz łatwości obsługi powinny być ważnym kryterium decyzyjnym.

Obsługa systemu ERP może stać się skomplikowana, jeśli system nie jest w pełni wdrożony. W takim przypadku niektórzy pracownicy mogą dodatkowo korzystać z arkuszy kalkulacyjnych, czy innych narzędzi, co może obniżać efektywność pracy.

Co zrobić, aby obsługa systemu ERP była prostsza?

1. Edukacja: organizowanie szkoleń dla użytkowników jest bardzo ważne. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej zrozumieć funkcjonalności systemu i nauczyć się, jak efektywnie z nich korzystać.
2. Dostosowanie interfejsu: dzięki dostosowaniu interfejsu, do potrzeb użytkowników może znacząco poprawić się ich doświadczenia z pracy z systemem. Personalizować można takie rzeczy jak m.in.: dashboard, listy (ustawienia kolumn), menu funkcji i formularze. Dzięki temu system będzie bardziej intuicyjny i przyjazny dla użytkowników.
3. Dokumentacja ogólna i procesowa systemu, czyli zapewnienie łatwego dostępu do aktualnej dokumentacji. Dokumentacja procesowa może pomóc użytkownikom w samodzielnym rozwiązywaniu problemów i szybszym adaptowaniu się do systemu. Przez to, że wyjaśnia użytkownikom krok po kroku jak wykonać poszczególne czynności. Jest ona tworzona w ramach wdrożenia. Dokumentacja ogólna dotyczy standardu systemu, opisuje poszczególne moduły i sposób konfiguracji.
4. Uproszczenie procesów – proste procesy obsługuje się zdecydowanie łatwiej. Analiza i optymalizacja procesów biznesowych pod kątem ich złożoności może prowadzić do uproszczenia operacji w oprogramowaniu ERP. W efekcie przekłada się to co bezpośrednio na łatwość jego użytkowania.

Integracja z systemem ERP innych systemów zewnętrznych

System klasy ERP, jako system informatyczny może być zintegrowany z innymi systemami, usługami i narzędziami. Integracja taka odbywa się poprzez API (Application Programming Interface). Łączenie różnych systemów to ważny element w rozszerzaniu funkcjonalności i poprawie efektywności operacyjnej przedsiębiorstw.

Integracja pozwala na wymianę danych między innymi z takimi organizacjami i usługami jak:

• banki – wysyłanie przelewów, import wyciągów bankowych,
• spedytorzy – wysyłka listów przewozowych i pobranie etykiet na paczki,
• systemy CAD – import struktur konstrukcyjnych, tzw. BOM,
• systemy do Nestingu – integracja z systemami do optymalizacji cięcia,
• platformy EDI,
• platformy e-commerce – wymiana danych o towarach, cennikach, zamówieniach, należnościach.

Korzyści z integracji systemu ERP z systemami zewnętrznymi.

Po pierwsze, integracja zapewnia automatyzację procesów. Bardzo ograniczana jest tutaj pracochłonność związana z przenoszeniem danych. Po drugie, integracja zminimalizuje liczbę błędów. Po trzecie, lepsza współpraca z partnerami – pozwala na bardziej efektywne zarządzanie logistyką i dostawami, co z kolei wpływa na zadowolenie klientów.

System ERP – FAQ

1. Jaki są sposoby licencjonowania systemu ERP?

• Licencja wieczysta (On-Premise) – Użytkownik kupuje licencję na oprogramowanie ERP na stałe. Płaci się jednorazową opłatę, a następnie ewentualne koszty aktualizacji i wsparcia technicznego. Model ten był popularny w tradycyjnym licencjonowaniu oprogramowania, ale obecnie staje się coraz mniej powszechny na rzecz modeli subskrypcyjnych.
• Subskrypcyjna: Użytkownik płaci regularną (miesięczną lub roczną) opłatę za dostęp do oprogramowania. Może to być zarówno licencja na użytkownika, jak i na firmę. Model ten zyskuje na popularności ze względu na niższy początkowy koszt wdrożenia i elastyczność w zarządzaniu liczbą użytkowników.

2. Od czego zależy cena licencji?

Cena licencji oprogramowania ERP zależy od dwóch głównych czynników:

Zakres funkcjonalny (moduły): Cena licencji zależy od liczby i rodzaju modułów, które są wdrażane. Systemy te są zazwyczaj modularne, co oznacza, że klient płaci tylko za te funkcje, które są mu potrzebne. Przykładowo, podstawowe moduły mogą obejmować księgowość, zarządzanie zapasami, sprzedaż, czy produkcję ale dodatkowe moduły, takie jak system WMS czy zaawansowana analityka, będą podnosić koszt licencji.

Liczba użytkowników: Cena licencji bardzo często jest uzależniona od liczby użytkowników, którzy będą korzystać z systemu. W tym kontekście ważne są dwa pojęcia:

• Named User (użytkownik imienny): Licencja jest przypisana do konkretnej osoby, niezależnie od tego, czy ta osoba korzysta z systemu w danym momencie. Ten model jest zwykle droższy, a więc mniej korzystny dla firmy.
• Concurrent User (użytkownik równoczesny): Licencja pozwala na określoną liczbę jednoczesnych logowań do systemu. Na przykład, jeśli firma ma 10 licencji concurrent, to 10 osób może być zalogowanych w tym samym czasie, niezależnie od tego, ilu użytkowników jest zarejestrowanych w systemie. Taki model może być bardziej efektywny kosztowo dla organizacji, które mają wielu użytkowników pracujących w różnych godzinach.

3. Ile kosztuje system ERP?

Na cenę całego systemu ERP składają się cztery podstawowe czynniki:

• Zakup lub wynajem licencji: Koszt licencji zależy od liczby użytkowników, zakresu funkcjonalności oraz modelu licencjonowania. Licencja może być kupiona jednorazowo lub w formie subskrypcji.
• Koszty wdrożenia, szkoleń i modyfikacji: Obejmuje analizę przedwdrożeniową, instalację systemu, integrację z istniejącymi rozwiązaniami oraz dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy. Konieczne jest również przeszkolenie pracowników oraz zapewnienie wsparcia technicznego, co generuje dodatkowe koszty, zwłaszcza jeśli system jest złożony.
• Zakup i wymiana sprzętu: Wdrożenie może wymagać zakupu nowego sprzętu IT lub modernizacji istniejącej infrastruktury. W przypadku chmury mogą pojawić się koszty związane z usługami przetwarzania danych.
• Koszty utrzymania i aktualizacji: Regularne utrzymanie systemu oraz jego aktualizacje są niezbędne dla jego sprawnego i bezpiecznego działania, co wiąże się z dodatkowymi wydatkami.

Najlepiej obliczyć koszt systemu, kalkulując wszystkie wymienione elementy, obejmując zarówno koszty początkowe (zakup licencji, wdrożenie, sprzęt), jak i koszty operacyjne (utrzymanie, aktualizacje) przez cały okres 2-3 lat. Jest to wskażnik TCO (Total Cost of Ownership) – całkowity koszt posiadania

Orientacyjne koszty związane z zakupem i wdrożeniem systemu ERP

• Małe firmy: mogą oczekiwać, że koszt programu ERP wyniesie od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.
• Średnie firmy: cena  może wynosić od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych rocznie.
• Duże firmy: Koszt może przekraczać milion złotych rocznie.

4. Czy inwestycja w ERP się zwróci?

Inwestycja w system ERP ma duży potencjał do zwrotu, ale to, czy rzeczywiście się zwróci, zależy od trzech podstawowych czynników.

Wybór odpowiedniego systemu: Wybór właściwego systemu to fundament, który decyduje o sukcesie wdrożenia. System musi być dopasowany do specyfiki firmy, skalowalny i dobrze zintegrowany z istniejącymi rozwiązaniami.

Prawidłowe wdrożenia:  Prawidłowe wdrożenie jest równie ważne; wymaga zaangażowania kierownictwa, realistycznego harmonogramu i odpowiedniego szkolenia użytkowników.

Koncentracja na obszarach, które przyniosą największe korzyści: Sukces ERP zależy także od skupienia się na kluczowych obszarach, gdzie wdrożenie może przynieść największe korzyści, takich jak automatyzacja procesów, poprawa przepływu informacji i redukcja kosztów operacyjnych.

Tylko poprzez strategiczne podejście do tych aspektów można osiągnąć maksymalny zwrot z inwestycji, co przełoży się na oszczędności, zwiększoną efektywność i lepsze zarządzanie zasobami w firmie.

5. Co to jest ERP w chmurze?

ERP w chmurze to system, który działa na infrastrukturze chmurowej dostarczanej przez zewnętrznego dostawcę usług. Oznacza to, że oprogramowanie ERP oraz dane są hostowane na serwerach zewnętrznych, a użytkownicy uzyskują do nich dostęp przez internet, zamiast instalować oprogramowanie na własnych serwerach firmowych. Korzystający płaci miesięczne opłaty za wykorzystanie infrastruktury. Dużym plusem takiego rozwiązania jest dostępność oraz skalowalność. Użytkownicy mogą korzystać z systemu z dowolnego miejsca i urządzenia, o ile mają dostęp do internetu, co ułatwia pracę zdalną i współpracę między różnymi lokalizacjami. Ponadto oprogramowanie łatwo się skaluje w zależności od potrzeb firmy, co oznacza, że można szybko dostosować liczbę użytkowników lub zakres funkcji bez konieczności inwestowania w nowy sprzęt. Możesz również przeczytać artykuł o systemach ERP w chmurze.

6. Ile trwa wdrożenie?

Czas wdrożenia oprogramowania ERP może się znacznie różnić w zależności od kilku czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, złożoność procesów biznesowych, zakres funkcjonalności systemu, stopień dostosowania oraz przygotowanie organizacji do zmian. Oto przybliżone ramy czasowe dla różnych scenariuszy wdrożenia:

Małe firmy – Czas trwania wdrożenia wynosi od 2 do 6 miesięcy. Wdrożenie obejmuje zazwyczaj standardowe moduły ERP bez dużej potrzeby modyfikacji. Małe firmy często korzystają z gotowych rozwiązań chmurowych, które można szybko skonfigurować.

Średnie firmy – Czas trwania wdrożenia wynosi od 4 do 9 miesięcy. Proces może obejmować bardziej rozbudowane dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy, integrację z istniejącymi systemami oraz bardziej złożone szkolenia dla użytkowników.

Duże firmy –  Czas trwania od 6 do 18 miesięcy. Wdrożenie w dużych organizacjach jest zazwyczaj bardziej złożone, wymaga zaawansowanej personalizacji, integracji z wieloma systemami, oraz szeroko zakrojonych szkoleń i zarządzania zmianą. Proces może być podzielony na etapy, aby minimalizować zakłócenia w działalności operacyjnej.

7. Czy zakup nowego systemu ERP wymaga wymiany infrastruktury komputerowej?

Zakup nowego systemu ERP nie zawsze wymaga wymiany infrastruktury komputerowej, ale zależy to od kilku czynników:

Wymagania techniczne nowego systemu: Jeśli nowy system ERP ma wyższe wymagania techniczne (np. moc obliczeniowa, pamięć RAM, przestrzeń dyskowa) niż obecna infrastruktura, konieczna może być modernizacja lub wymiana sprzętu.

Rodzaj wdrożenia: W przypadku wdrożenia ERP w chmurze, obciążenie infrastruktury wewnętrznej jest znacznie mniejsze, ponieważ system działa na serwerach dostawcy chmury. W takim przypadku wymiana sprzętu w firmie może nie być konieczna, chyba że dotyczy to urządzeń końcowych, takich jak komputery użytkowników.

Stan obecnej infrastruktury: Jeśli istniejąca infrastruktura jest przestarzała lub niewydajna, nawet bez względu na wymagania nowego systemu, jej modernizacja może być zalecana, aby zapewnić stabilne i wydajne działanie ERP.

Zgodność i integracja: Nowy system ERP może wymagać integracji z innymi systemami lub urządzeniami. Jeśli obecna infrastruktura nie jest kompatybilna, może być konieczna jej aktualizacja lub wymiana.

Podsumowując, decyzja o wymianie infrastruktury komputerowej przy zakupie nowego systemu ERP zależy od specyficznych wymagań technicznych systemu oraz stanu i zdolności obecnej infrastruktury w firmie. W niektórych przypadkach modernizacja może być niezbędna, ale w innych – szczególnie przy rozwiązaniach chmurowych – może nie być konieczna.

8. Jak wygląda wsparcie po wdrożeniowe?

Wsparcie powdrożeniowe po wdrożeniu systemu ERP ma zapewnić efektywne działanie systemu. Obejmuje ono wsparcie techniczne, czyli pomoc w rozwiązywaniu problemów oraz bieżące utrzymanie, takie jak aktualizacje i optymalizacja wydajności. Dostawca ERP może również oferować dodatkowe szkolenia dla użytkowników, aby lepiej wykorzystali możliwości systemu oraz wsparcie merytoryczne w zakresie najlepszych praktyk biznesowych. Regularne monitorowanie systemu pozwala na szybkie identyfikowanie i rozwiązywanie problemów, co jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu wdrożenia ERP.

9. Czy małej firmie opłaca się inwestować w ERP?

Wiele małych firm z sukcesem rozwija się dzięki systemowi ERP. Wiele średnich i dużych firm rozwineło się dzięki temu, że w odpowiednim momencie zainwestowali w narzędzia informatycze. Lecz decyzja zależy od konkretnego przypadku. O tym kiedy warto rozważyć wdrożenie, jakie powienieno byc oprogramowanie oraz jak uniknąć dużych kosztów użytkowania przeczytasz w artykule o systemach erp dla małej firmy