Czym jest system ERP?
System ERP to narzędzie, które pomaga firmom zarządzać swoimi codziennymi sprawami. ERP oznacza „Enterprise Resource Planning”, czyli po polsku „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. Dzięki niemu można łatwo kontrolować takie rzeczy jak finanse, produkcja, magazyny czy kontakty z klientami – wszystko w jednym miejscu.
Wyobraź sobie, że to taki cyfrowy organizer dla firmy. Zamiast używać wielu różnych programów czy arkuszy kalkulacyjnych, masz jedno miejsce, gdzie wszystko jest poukładane i działa razem.
Jak działa system ERP?
Program działa w ramach jednego zintegrowanego systemu informatycznego. Oznacza to, że oparty jest o jedną bazę danych i zestaw wzajemnie powiązanych funkcji. Zbiera informacje z różnych działów firmy, np. sprzedaży, księgowości czy produkcji, i łączy je w całość. Dzięki temu każdy w firmie widzi, co się dzieje, i może szybciej podejmować decyzje. Na przykład:
- Księgowa sprawdza, ile firma zarobiła.
- Magazynier wie, ile produktów zostało na składzie.
- Szef widzi, jak idzie sprzedaż i co trzeba poprawić.
Vendo.ERP to nowoczesny i praktyczny system ERP, który pomaga w zarządzaniu firmą. Ułatwia kontrolowanie i planowanie tego, co firma ma i czym dysponuje. Dzięki niemu praca w firmie jest lepiej zorganizowana, a koszty łatwiej utrzymać w ryzach. Automatyzuje wiele zadań, co oszczędza czas i pozwala na bieżąco sprawdzać, co się dzieje. Pomaga firmie działać sprawniej, zmniejszać wydatki i lepiej obsługiwać klientów, co w efekcie zwiększa zyski. Daje też ważne informacje, które ułatwiają podejmowanie decyzji.
Architektura system ERP
Dostosowanie wyglądu i funkcji systemu do potrzeb użytkownika (np. zmiana wyglądu list, zakładek czy formularzy w zależności od uprawnień).
Rozbudowa systemu dzięki dodatkowym wtyczkom, tworzenie własnych pól, zmiana uprawnień i ustawianie własnych wydruków.
W jakich branżach wykorzystuje się systemy ERP?
Programy ERP to popularne narzędzia, które pomagają zarządzać firmami w różnych branżach. Są bardzo uniwersalne, ale żeby działały najlepiej, trzeba je dopasować do konkretnej branży i potrzeb firmy. W każdej branży inne funkcje systemu mogą być najważniejsze i pomagać w lepszym organizowaniu pracy.
Produkcja
Firmy produkcyjne, wybierając system ERP, zwracają uwagę na to, jak dobrze wspiera on produkcję i zarządzanie łańcuchem dostaw. Ważne jest, żeby system pasował do ich sposobu pracy – to może pomóc obniżyć koszty, poprawić jakość produktów i szybciej realizować zamówienia.
Jakie funkcjonalności mają największy wpływ na efektywność pracy firm z branż produkcyjnych?
- Techniczne przygotowanie produkcji
Dobre zarządzanie technologią i BOM-em (spisem materiałów) pomaga firmom produkcyjnym pracować szybciej i dokładniej. System ERP powinien ułatwiać tworzenie, kopiowanie i importowanie technologii oraz BOM-ów, razem z rysunkami technicznymi. Dzięki temu procesy produkcyjne są prostsze i bardziej precyzyjne.
- Planowanie zapotrzebowania materiałowego
Ta część systemu ERP wylicza, ile surowców i komponentów będzie potrzebnych do produkcji i kiedy trzeba je mieć. Robi to na podstawie przewidywanego zapotrzebowania, planów produkcji i aktualnych zapasów w magazynie.
- Planowanie produkcji
Planowanie produkcji odpowiada za określenie, co, kiedy i w jakich ilościach ma być produkowane. Ma ono za zadanie zapewnienie, że wszystkie niezbędne surowce, maszyny i pracownicy są dostępne w odpowiednim czasie, aby spełnić zapotrzebowanie rynkowe przy minimalnych kosztach.
- Rejestracja wykonania produkcji
Moduł rejestracji produkcji na bieżąco zbiera dane o tym, co dzieje się podczas pracy – jak postępują zadania, ile materiałów zostało zużytych, jak działają maszyny i jaka jest jakość produktów. Dzięki temu firma może szybko rozwiązywać problemy, lepiej gospodarować zasobami i planować przyszłe działania. - Dostosowanie systemu typu ERP do specyfiki branż produkcyjnych
Dopasowanie systemu ERP do specyfiki danej branży produkcyjnej jest bardzo ważne, żeby w pełni skorzystać z jego możliwości. Każda branża ma inne procesy i sposób pracy, więc system musi być odpowiednio dostosowany do jej potrzeb.
Handel i eCommerce
Firmy handlowe i sklepy internetowe (eCommerce) najbardziej cenią w systemach ERP funkcje związane ze sprzedażą, zarządzaniem magazynem i wysyłką towarów.
- Wielokanałowość sprzedaży
Nowoczesne systemy ERP dla branż e-commerce i firm handlowych wspierają Omnichannel, czyli sprzedaż na wiele sposobów: online, przez handlowców, telefon, sklepy czy EDI. Wszystko jest w jednym systemie, co ułatwia kontrolę. Handlowcom pomaga planować wizyty i zamówienia, a w sieciach handlowych EDI automatycznie wstawia zamówienia.
- Polityka cenowa w systemach ERP dla handlu
ERP w handlu wspiera ustalanie cen i promocji. Ceny można zmieniać zależnie od kosztów, popytu czy zamówienia. System obsługuje rabaty (np. ilościowe, sezonowe) i różne ceny dla grup klientów czy kanałów sprzedaży. Ceny aktualizują się same, np. przy zmianie kosztów czy zapasów.
- Gospodarka magazynowa w oparciu o system WMS w firmie handlowej
System ERP z WMS usprawnia magazyn w firmie handlowej. Automatyzuje zadania:
- Zarządzanie miejscami – układa towary w magazynie zależnie od rotacji i dostępności.
- Kompletacja zamówień – przyspiesza zbieranie produktów dzięki strategiom jak picking wave czy multipicking.
- Pakowanie i wysyłka – organizuje pakowanie, robi dokumenty i etykiety.
- Przyjęcie towarów – automatyzuje przyjmowanie dostaw,
Usługi
Firmy usługowe wykorzystują systemy ERP do zarządzania projektami i zleceniami, co pomaga im lepiej organizować pracę i kontrolować finanse. Kluczowe funkcje to:
- Kosztorysowanie – Planowanie kluczowych kosztów, takich jak materiały, robocizna czy sprzęt. Dzięki temu firma wie, ile wyda na projekt, może przygotować dokładne wyceny dla klientów i uniknąć nieprzewidzianych wydatków.
- Zarządzanie zaopatrzeniem – Ułatwia zamawianie potrzebnych rzeczy, śledzenie dostaw i pilnowanie, by wszystko dotarło na czas. To ważne, zwłaszcza gdy projekty zależą od terminowych dostawców.
- Planowanie i rozliczanie pracy – Pozwala ustalać harmonogramy dla zespołu, przydzielać zadania i sprawdzać, ile czasu zajmuje ich wykonanie. System zbiera dane o przepracowanych godzinach, co pomaga w rozliczaniu pracowników i klientów, a także w ocenie opłacalności projektów.
W firmach usługowych ERP łączy te elementy w jednym miejscu, dając pełny obraz każdego zlecenia – od wyceny po zakończenie. To usprawnia komunikację między zespołem a klientami i pomaga szybciej reagować na zmiany.
Jakie są funkcje systemu ERP?
Systemy ERP dzielą się na moduły, które zawierają różne funkcje. Te funkcje wspierają procesy w firmie, często łącząc wiele działów. Każdy moduł można dopasować do potrzeb firmy. Dzięki temu system ERP staje się elastycznym narzędziem do zarządzania przedsiębiorstwem.
Obsługa zamówień i sprzedaży
System ERP pomaga w przygotowywaniu ofert, przyjmowaniu zamówień, a potem ich realizacji i sprzedaży. Umożliwia zarządzanie cenami, w tym ustalanie indywidualnych stawek i sprawdzanie limitów kredytowych klientów. Pozwala też tworzyć i wysyłać spersonalizowane oferty, co ułatwia kontakt z klientami.
Zamówienia mogą trafiać do systemu z różnych miejsc, np. ze sklepów internetowych, platform B2B, systemów EDI (elektroniczna wymiana dokumentów) albo od pracowników firmy. Dzięki temu zarządzanie zamówieniami jest szybsze i lepiej dopasowane do potrzeb rynku.
Oprogramowanie ERP daje stały dostęp do aktualnych informacji o magazynie. Rezerwowanie towarów i organizacja pracy magazynu odbywają się automatycznie, co usprawnia logistykę.
Zarządzanie zaopatrzeniem i magazynem w systemie ERP
Program ERP pomaga koordynować zakupy, zarządzanie zapasami i dystrybucję. Planuje i śledzi, jak materiały i produkty poruszają się w firmie, dzięki czemu zapasy są na odpowiednim poziomie. Wspiera pracę magazynu za pomocą modułu WMS. Używa kodów kreskowych, oznaczeń miejsc w magazynie i urządzeń do zbierania danych, co zmniejsza błędy i przyspiesza znajdowanie towarów.
Zarządzanie produkcją w systemie ERP
Zarządzanie produkcją w systemie ERP obejmuje organizację zleceń produkcyjnych, planowanie pracy, kontrolę jakości i śledzenie postępów. System ERP dla produkcji dostarcza aktualnych danych o tym, co dzieje się na produkcji, w magazynie i z dostawami w drodze. Pomaga planować, jakie materiały będą potrzebne, i ustala harmonogram produkcji.
Harmonogramowanie to ważna, ale skomplikowana funkcja – zajmuje się nią specjalny podsystem APS (Advanced Planning and Scheduling). Dzięki niemu zasoby produkcyjne są lepiej wykorzystywane, maszyny mniej stoją bezczynnie, a produkcja jest bardziej terminowa.
System ERP w produkcji łączy się też z innymi narzędziami. Współpraca z programami CAD ułatwia automatyczne tworzenie listy materiałów (BOM) i technologii. Połączenie z systemami do Nestingu usprawnia sam proces produkcji.
CRM i zarządzanie projektami w nowoczesnych systemach ERP
System ERP pomaga lepiej dogadywać się z klientami dzięki funkcjom CRM. Zbiera w jednym miejscu wszystkie ważne informacje o kliencie – co kupił, jakie dostał oferty, czy coś reklamował, z kim się kontaktuje i jak wyglądają jego płatności. To ułatwia szybkie odpowiadanie na jego pytania i potrzeby.
ERP pomaga też w a zarządzaniu projektami. Można zacząć od stworzenia karty projektu, zaplanowania budżetu i etapów. Menedżerowie przydzielają zadania pracownikom, a każdy w zespole widzi, co ma robić i kiedy. To sprawia, że praca idzie sprawniej.
Zarządzanie finansami i księgowością z oprogramowaniem ERP
Progam ERP ułatwia pracę w księgowości, automatyzując zadania takie jak wpisywanie danych, księgowanie transakcji czy przygotowywanie bilansów i rachunków zysków i strat. Robi to dzięki gotowym wzorcom i automatycznym regułom, które zapisują operacje – na przykład sprzedaż, zakupy, magazyn czy produkcję – zrobione w innych częściach systemu. Jako program do księgowości oblicza podatki, tworzy deklaracje i raporty dla urzędów skarbowych. Polskie systemy ERP są dostosowane do przepisów podatkowych i ich zmian.
W finansach system ERP pomaga zarządzać tym, co firma jest winna i co jej się należy. Automatyzuje rozliczenia z odbiorcami i dostawcami, łącząc się z bankowością online. Ułatwia też planowanie budżetu i sprawdzanie, czy wszystko zgadza się z finansami.
Obsługa procesów kadrowo-płacowych
Aplikacja ERP pomaga w zarządzaniu zasobami ludzkimi, czyli sprawami związanymi z pracownikami. Obsługuje takie zadania jak zbieranie informacji o pracownikach, rekrutacja, liczenie czasu pracy, wypłaty, rozwój pracowników i ich oceny. Dzięki temu wszystkie dane o pracownikach, ich postępach i wynikach są w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie.
Kiedy warto pomyśleć o w wdrożeniu ERP?
O wdrożeniu systemu ERP warto pomyśleć, gdy firma ma problemy z zarządzaniem i przepływem informacji. Oto oznaki, że czas na zmianę:
W firmie działa wiele osobnych programów.
Jeśli używa się różnych aplikacji, które słabo ze sobą współpracują, dane trzeba przenosić ręcznie. To powoduje bałagan i błędy. ERP integruje wszystko, usprawniając przepływ informacji.
Procesy są realizowane w arkuszach kalkulacyjnych
Jeśli wiele rzeczy robi się w Excelu albo na papierze, to znak, że brakuje automatyzacji. Takie metody łatwo prowadzą do błędów, są trudne do rozbudowy i spowalniają pracę. System ERP łączy wszystko w jednym miejscu, zmniejsza ręczną robotę i ryzyko pomyłek.
Obecne narzędzia nie pomagają oszczędzać
Jeśli używane rozwiązania nie usprawniają pracy ani nie obniżają kosztów, mogą być przestarzałe. Nowy ERP automatyzuje procesy, co przynosi oszczędności i lepszą efektywność.
Oprogramowanie nie nadąża za rozwojem firmy
Gdy firma rośnie, potrzebuje więcej od systemu – zarządzania większymi procesami, danymi czy oddziałami. Jeśli stare narzędzia nie dają rady, ERP pozwala skalować pracę i utrzymać porządek.
Tworzenie raportów trwa zbyt długo.
Gdy raporty robi się ręcznie, zbierając dane z różnych miejsc, łatwo o opóźnienia i błędy w decyzjach. W ERP wszystko jest w jednym miejscu, więc raporty powstają szybko i dokładnie.
System działa na starej technologii
Przestarzałe rozwiązania są wolne, trudne do zmiany i mogą się psuć, bo nikt ich już nie wspiera. Nowy ERP na nowoczesnej technologii jest bezpieczniejszy i wydajniejszy.
Przykład systemu ERP
Vendo.ERP to oprogramowanie, który sprawdza się w firmach produkcyjnych, handlowych i w e-commerce. Pomaga w najważniejszych zadaniach, takich jak zarządzanie produkcją, logistyką, sprzedażą i obsługą klienta. Dzięki API można go połączyć z innymi narzędziami i dodać własne moduły, co pozwala na dostosowanie systemu ERP do potrzeb firmy.
Moduły funkcjonalne Vendo
Sprzedaż
Magazyn i Logistyka
WMS
Produkcja
APS Planowanie produkcji
MES Rejestracja produkcji
CRM i Workflow
Zarządzanie projektami
Serwis CMMS
Finanse i Księgowość
Controlling
Analizy BI
Kadry i Płace
Korzyści i wady systemu ERP
Wdrożenie systemu ERP wielu osobom wydaje się dodatkowym wydatkiem, bo wymaga pieniędzy i czasu. Decydując się na nie, warto jednak pomyśleć o długoterminowych zyskach i oszczędnościach, które system może przynieść.
Korzyści - Dlaczego warto mieć oprogramowanie ERP?
Dlaczego firmy decydują się na system ERP? Oto kilka głównych powodów:
- Wszystko w jednym miejscu – system ERP łączy najważniejsze procesy firmy, takie jak sprzedaż, zaopatrzenie, logistyka, magazyn, finanse i księgowość. Dzięki temu firma lepiej widzi, co się dzieje, i ma nad tym kontrolę.
- Większa efektywność – ERP automatyzuje wiele zadań i usprawnia pracę. Pracownicy nie tracą czasu na powtarzalne rzeczy, bo dane są w jednym miejscu. To sprawia, że firma działa wydajniej.
- Lepsze zarządzanie magazynem – w Polsce system ERP pomaga śledzić zapasy. Dzięki temu nie ma za dużo towaru ani braków, co obniża koszty i poprawia obsługę klientów.
- Lepsza obsługa klienta – ERP daje dostęp do informacji o zamówieniach, produktach, dostawach i ma funkcje CRM. Firma może szybciej i lepiej pomagać klientom.
- Analiza danych – system zbiera dane z różnych obszarów firmy. Narzędzia analityczne pozwalają sprawdzać, co działa dobrze, a co trzeba poprawić, co pomaga w podejmowaniu decyzji.
- Rozwój razem z firmą – ERP w Polsce można rozbudowywać. Gdy firma rośnie, łatwo dodać nowe funkcje i moduły.
Wady systemu ERP i związane z nim wyzwania
Zanim wybierzesz system ERP, warto znać nie tylko jego plusy, ale też minusy i trudności, z którymi trzeba się zmierzyć.
- Duże koszty – kupno, dopasowanie i wdrożenie systemu ERP może sporo kosztować, zwłaszcza małe lub nowe firmy.
- Trudne wdrożenie – ustawienie systemu trwa długo i wymaga zmian w firmie oraz szkolenia pracowników.
- Ryzyko niepowodzenia – jeśli wdrożenie jest źle zaplanowane lub robią je niewyszkoleni ludzie, może się nie udać, co przynosi straty pieniędzy i czasu.
Jak wybrać system ERP?
Wybór systemu ERP to ważna decyzja, która może wpłynąć na to, jak dobrze działa firma. Trzeba sprawdzić, czy system pasuje do branży i potrzeb firmy. Ważne, żeby mógł się rozwijać razem z firmą. Warto też upewnić się, czy ma funkcje potrzebne do kluczowych spraw, jak finanse, pracownicy, produkcja czy dostawy.
System powinien być prosty i łatwy w obsłudze, bo to pomaga pracownikom szybko się do niego przyzwyczaić. Musi też dobrze współpracować z innymi narzędziami w firmie, żeby praca szła płynnie.
Nie można zapomnieć o wsparciu technicznym i szkoleniach od dostawcy – to klucz do dobrego startu i działania systemu. Przed wyborem warto dokładnie policzyć koszty zakupu, wdrożenia i spodziewane korzyści, żeby wiedzieć, czy inwestycja się opłaci.
Wdrożenie systemu ERP krok po kroku
Proces wdrożenia ERP polega na dopasowaniu i uruchomieniu systemu tak, żeby działał zgodnie z potrzebami firmy. Oto jak to wygląda krok po kroku:
Analiza przedwdrożeniowa
Najpierw analizuje się, co firma chce osiągnąć, jakie ma potrzeby i co system powinien robić.
Konfiguracja i dostosowanie
Potem ustawia się i dostosowuje moduły systemu, żeby pasowały do firmy na podstawie tej analizy.
Testowanie
Następnie testuje się system w próbnych warunkach, sprawdzając, czy wszystko działa jak trzeba.
Migracja i uzupełnianie danych
Przenosi się dane ze starych systemów do nowego, żeby ERP mógł zacząć działać.
Szkolenie użytkowników
Szkoli się pracowników, żeby wiedzieli, jak używać systemu i mogli z niego efektywnie korzystać.
Start produkcyjny systemu
Na końcu oficjalnie uruchamia się system w firmie – stare programy przestają być używane, a nowy przejmuje ich rolę. W ten sposób firma ma gotowy system ERP.
Jak wygląda praca na systemie ERP?
Praca z systemem ERP różni się w zależności od firmy i roli pracownika. Codziennie robi się takie rzeczy jak:
- wprowadzanie danych,
- śledzenie działań w firmie,
- tworzenie raportów,
- analizowanie danych.
System ERP, np. Vendo, jest zintegrowany, więc dane wprowadzasz tylko raz, a potem system sam je wykorzystuje w kolejnych krokach. Wiele zadań, które kiedyś robiono ręcznie, teraz dzieje się samo, co przyspiesza pracę.
Interfejs użytkownika
Nowoczesne systemy ERP mają prosty, graficzny wygląd (GUI). Można go dopasować do każdego pracownika, tak żeby widział tylko to, co potrzebuje do swojej pracy – funkcje, widoki, formularze czy raporty są ustawione pod jego stanowisko.
Praca mobilna i zdalna
Dzisiejsze systemy ERP pozwalają pracować z dowolnego miejsca. Dostęp do nich jest przez przeglądarkę internetową lub aplikację na telefon. Dzięki temu można zarządzać zadaniami, sprawdzać raporty i pracować zdalnie.
Dużo pojęć powiązanych z tematyką pracy z systemem ERP znajdziesz w Słowniczku ERP.
Czy obsługa systemu ERP jest łatwa?
Dobrze wybrany i wdrożony system ERP powinien ułatwiać pracownikom codzienne zadania. To, jak łatwo się go obsługuje, zależy od konkretnego systemu, elastyczności jego wyglądu i dopasowania do firmy. Systemy ERP mają wiele funkcji i łączą pracę różnych działów, więc przy wyborze ważne jest, by był prosty w obsłudze i miał wygodny interfejs.
Jeśli system nie jest w pełni wdrożony, praca z nim może być trudna. Тakże pracownicy mogą wciąż używać Excela czy innych narzędzi, co spowalnia pracę.
Jak ułatwić obsługę systemu ERP?
- Szkolenia – ucząc pracowników, jak działa system, pomagamy im lepiej go zrozumieć i używać.
- Dopasowanie interfejsu – dostosowanie wyglądu systemu do potrzeb pracowników, np. zmiana głównego ekranu, list, menu czy formularzy, sprawia, że jest bardziej intuicyjny.
- Dokumentacja – łatwy dostęp do instrukcji pomaga rozwiązywać problemy i uczyć się systemu. Są dwa rodzaje: ogólna (o systemie i jego modułach) i procesowa (krok po kroku, jak coś zrobić), tworzona przy wdrożeniu.
- Prostsze procesy – jeśli procesy w firmie są proste, łatwiej je obsłużyć w ERP. Uporządkowanie ich przed wdrożeniem ułatwia korzystanie z systemu.
Połączenie systemu ERP z innymi narzędziami
System ERP można zintegrować z innymi systemami i usługami pomocą API (Application Programming Interface). Dzięki temu działa lepiej i pomaga firmie być bardziej efektywną.
Z czym można połączyć ERP?
- Z bankami – do wysyłania przelewów i pobierania wyciągów.
- Ze spedytorami – do wysyłania listów przewozowych i drukowania etykiet.
- Z systemami CAD – do wgrywania list materiałów (BOM).
- Z systemami do Nestingu – do optymalizacji cięcia.
- Z platformami EDI.
- Ze sklepami internetowymi – do wymiany danych o produktach, cenach, zamówieniach i płatnościach.
Co daje integracja?
Po pierwsze, automatyzuje pracę – mniej trzeba robić ręcznie. Po drugie, zmniejsza błędy. Po trzecie, ułatwia współpracę z partnerami, co poprawia logistykę, dostawy i zadowolenie klientów.
System ERP – FAQ
1. Jaki są sposoby licencjonowania systemu ERP?
- Licencja wieczysta (On-Premise) – Kupujesz system raz na zawsze, płacisz jednorazowo, a potem ewentualnie za aktualizacje i wsparcie. Kiedyś było to popularne, ale teraz mniej się stosuje.
- Subskrypcja – Płacisz co miesiąc lub rok za korzystanie z systemu. Koszt zależy od liczby użytkowników lub firmy. To tańsze na start i bardziej elastyczne, dlatego zyskuje na popularności.
2. Od czego zależy cena licencji?
Cena licencji oprogramowania ERP zależy od dwóch głównych rzeczy:
- Zakres funkcji (moduły) – Płacisz za liczbę i rodzaj modułów, które wybierasz. Systemy ERP są modularne, więc bierzesz tylko to, co potrzebne, np. księgowość, magazyn, sprzedaż czy produkcję. Dodatkowe moduły, jak WMS czy zaawansowana analityka, podnoszą cenę.
- Liczba użytkowników – Cena zależy od ilu osób używa systemu. Są dwa sposoby liczenia: Named User (licencja dla konkretnej osoby, droższa) i Concurrent User (licencja na liczbę osób zalogowanych jednocześnie, np. 10 osób naraz, tańsza i lepsza, jeśli pracują o różnych porach).
3. Ile kosztuje system ERP?
Cena zależy od kilku rzeczy:
- Licencja – Jednorazowa lub w subskrypcji, zależna od użytkowników i funkcji.
- Wdrożenie i szkolenia – Płacisz za analizę, instalację, integrację, dostosowanie i naukę pracowników.
- Sprzęt – Czasem trzeba kupić nowy lub ulepszyć stary. W chmurze płacisz za usługi online.
- Utrzymanie – Aktualizacje i wsparcie kosztują dodatkowo.
Żeby oszacować, liczysz wszystko (licencję, wdrożenie, sprzęt, utrzymanie) na 2-3 lata – to tzw. TCO (całkowity koszt posiadania).
Przykładowe koszty rocznie:
- Małe firmy – kilka-kilkadziesiąt tysięcy złotych.
- Średnie firmy – kilkadziesiąt-kilkaset tysięcy złotych.
- Duże firmy – ponad milion złotych.
4. Czy inwestycja w ERP się zwróci?
Może się zwrócić, ale zależy to od:
- Dobrego wyboru – System musi pasować do firmy, być elastyczny i współpracować z innymi narzędziami.
- Dobrego wdrożenia – Potrzebne jest wsparcie szefa, realny plan i szkolenia.
- Skupienia na zyskach – Najlepiej celować w automatyzację, lepszy przepływ danych i niższe koszty.
Tylko z dobrym planem inwestycja przyniesie oszczędności i więcej efektywności.
5. Co to jest ERP w chmurze?
To system ERP działający na serwerach dostawcy, a nie w firmie. Dostęp masz przez internet, płacisz co miesiąc za używanie. Plusy to łatwy dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia oraz możliwość szybkiego dostosowania liczby użytkowników czy funkcji bez kupowania sprzętu. Więcej przeczytasz w artykule o ERP w chmurze.
6. Ile trwa wdrożenie?
Czas wdrożenia systemu ERP zależy od wielkości firmy, skomplikowania procesów, zakresu funkcji, dostosowania i gotowości firmy na zmiany. Oto przykłady:
- Małe firmy – od 2 do 6 miesięcy, zwykle standardowe moduły lub chmura, bez dużych zmian.
- Średnie firmy – od 4 do 9 miesięcy, więcej dostosowań, integracji i szkoleń.
- Duże firmy – od 6 do 18 miesięcy, dużo personalizacji, integracji i etapowe podejście, by nie zakłócać pracy.
7. Czy zakup nowego systemu ERP wymaga wymiany infrastruktury komputerowej?
Nie zawsze, ale zależy to od kilku rzeczy:
- Wymagania systemu – jeśli ERP potrzebuje więcej mocy, pamięci czy miejsca niż masz, sprzęt trzeba ulepszyć.
- Rodzaj wdrożenia – w chmurze nie obciążasz swoich serwerów, więc wymiana może nie być potrzebna, chyba że komputery pracowników są za słabe.
- Stan sprzętu – jeśli jest stary lub wolny, modernizacja może być dobrym pomysłem dla stabilności.
- Zgodność – jeśli obecny sprzęt nie pasuje do nowego ERP lub innych systemów, trzeba go zaktualizować.
Krótko mówiąc, to zależy od systemu i twojej infrastruktury – w chmurze często obywa się bez zmian, ale czasem modernizacja jest konieczna.
8. Jak wygląda wsparcie po wdrożeniowe?
Wsparcie po wdrożeniu pomaga systemowi działać sprawnie. Obejmuje:
- pomoc techniczną przy problemach,
- aktualizacje,
- dbanie o wydajność.
Dostawca może też oferować dodatkowe szkolenia i porady, jak lepiej używać systemu. Regularne sprawdzanie pozwala szybko łapać i naprawiać kłopoty, co jest ważne dla sukcesu ERP na dłuższą metę.
9. Czy małej firmie opłaca się inwestować w ERP?
Małe firmy mogą się rozwijać dzięki ERP, tak jak wiele średnich i dużych firm, które w odpowiednim momencie postawiły na takie narzędzia. Ale to zależy od sytuacji. O tym, kiedy warto, jaki system wybrać i jak uniknąć wysokich kosztów, przeczytasz w artykule o systemach erp dla małej firmy