Wdrożenie systemu ERP – etapy
Wdrożenie systemu ERP jest złożonym zadaniem. Wdrożenie ma na celu dostosowanie i implementację wybranego systemu ERP do konkretnych potrzeb i procesów firmy. Proces wdrożenia systemu ERP opiera się na ścisłym współdziałaniu dostawcy i zamawiającego. Jest to wspólna praca nad osiągnięciem sukcesu i pomyślnej realizacji projektu. Dostawcy rozwiązań informatycznych często wykształcili własne podejście do realizacji projektów (metodykę) natomiast kluczowe elementy dla projektów prowadzonych są spójne.
Ogólny opis procesu wdrożenia systemu ERP:
Analiza wdrożeniowa
Jest to być może najważniejszy element projektu. Analiza wdrożeniowa ma na celu określenie stanu aktualnego organizacji oraz projektuje docelowy model działania firmy z wykorzystaniem systemu ERP. Podczas tego etapu analitycy ze strony dostawcy spotykają się z kluczowymi osobami w organizacji prowadząc wywiady. Omawiają cele biznesowe, wymagania zamawiającego, aktualnie występujące problemy w organizacji i obszary wymagające wparcia/poprawy funkcjonowania. W wyniku analizy wdrożeniowej powstaje dokumentacja projektu – dokument Analizy wdrożeniowej. W dokumentacji opisane powinny wszystkie powyższe elementy – rozpisane procesy, zidentyfikowane problemy i obszary wymagające wsparcia, dalej wymagania funkcjonalne i sposób ich realizacji w ramach wdrażanego rozwiązania.
Przygotowanie do wdrożenia systemu ERP
Pierwszym właściwym elementem projektu będzie utworzenie środowiska (najpierw testowego, czasem więcej niż jedno) na potrzeby instalacji rozwiązania i przygotowanie do prowadzenia dalszych prac. W kolejnych krokach (w zależności od sposobu realizacji projektu, przyjętej metodyki – dla całego rozwiązania bądź stopniowo dla poszczególnych obszarów) przygotowywana jest konfiguracja systemu – prowadzona jest parametryzacja, programowane są ewentualne indywidualne rozwiązania – zgodnie z opracowaną wcześniej dokumentacją projektu; często przeprowadzane są również wstępne importy danych (migracja danych z obecnych systemów). W tej fazie system jest przygotowywany do spełnienia konkretnych potrzeb firmy.
Szkolenie pracowników
Po przygotowaniu systemu prowadzone są szkolenia praktyczne dla kluczowych użytkowników . W zależności od sposobu realizacji projektu, przyjętej metodyki – iteracje dla danego obszaru/zakresu merytorycznego lub pełen cykl szkoleń z kompletnego rozwiązania. Szkolenia powinny obejmować również przygotowanie administratorów systemu.
Testowanie systemu
Wdrożenie systemu ERP nie powinno odbywać się na produkcji bez wcześniejszego testowania. Po przygotowaniu systemu i przeprowadzeniu szkoleń należy sumiennie przeprowadzić testy systemu. Przejść pełny proces aby upewnić się, że system działa poprawnie i spełnia założone cele. Faza testowania jest bardzo istotna ponieważ pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia ew. problemów podczas startu produkcyjnego systemu. W przypadku zidentyfikowania niezgodności działania systemu w okresie testowania można w kontrolowany sposób wprowadzić zmiany w konfiguracji i ponownie rozpocząć testy.
Migracja danych
Po pomyślnym zakończeniu okresu testowania system jest przygotowywany do uruchomienia produkcyjnego w organizacji. Dokonywana jest migracja danych z istniejących systemów do nowego systemu ERP. Bardzo ważne jest, aby zapewnić spójność i integralność danych podczas procesu migracji.
Start produkcyjny
Po przeprowadzeniu powyższych działań następuje ostatni newralgiczny etap uruchomienia produkcyjnego systemu ERP. Jest to najtrudniejszy i najbardziej wymagający z etapów. Zarówno dostawca jak i zamawiający koncentrują wspólnie siły aby uruchomienie przygotowywanego od miesięcy rozwiązania odbyło się z jak najmniejszymi niedogodnościami. Kluczowe jest tu zapewnienie odpowiedniego wymiaru asysty przez zamawiającego aby konsultanci/wdrożeniowcy byli na bieżąco dostępni dla użytkowników.
Pułapki w procesie wyboru i wdrożenia systemu ERP
Proces wdrożenia systemu ERP oraz jego późniejsze wykorzystanie obfituje w pewne pułapki, które mogą nie tylko opóźnić wdrożenie, ale także znacząco zwiększyć koszty i obniżyć oczekiwane korzyści. Poniżej wskazaliśmy niektóre z głównych ryzyk związanych z wdrożeniem systemu ERP:
Pułapki na etapie wyboru systemu ERP
- Brak zrozumienia specyfiki przedsiębiorstwa – Kluczowym błędem jest brak dostosowania systemu ERP do specyfiki działalności firmy. Każda organizacja ma swoje unikalne procesy i wymagania. Standardowe rozwiązanie (np. nie dopasowane do specyfiki danej branży) może nie odpowiadać wszystkim potrzebom firmy, co prowadzi do konieczności drogich i czasochłonnych dostosowań już po wdrożeniu systemu.
- Wybór nieodpowiedniego dostawcy – Wybór niewłaściwego dostawcy lub oprogramowania może być kosztownym błędem. Firmy często kierują się ceną lub popularnością rozwiązania, zamiast dokładnie analizować, jak dana oferta odpowiada ich potrzebom. Kluczowe jest przeprowadzenie szczegółowego procesu selekcji, który uwzględnia specyfikę branży i rozmiar firmy.
- Nierealistyczne oczekiwania – Nierealistyczne oczekiwania odnośnie funkcjonalności i efektów wdrożenia komplikują kolejne etapy. W efekcie prowadzą do niezadowolenia z postępów prac i wdrażanego systemu.
- Problemy z integracją z istniejącymi systemami – Firmy często bagatelizują trudności związane z integracją nowego systemu ERP z istniejącymi w organizacji rozwiązaniami IT. W wyniku tego, niespójności i problemy integracyjne mogą powodować błędy, przestoje i dodatkowe koszty.
Problemy w trakcie wdrożenia
- Brak odpowiedniej ilości szkoleń i utrata zaangażowania pracowników – Niedocenianie znaczenia szkoleń i zaangażowania pracowników jest kolejną pułapką. Pracownicy są kluczowi dla sukcesu wdrożenia każdego systemu ERP. Ich opór wobec zmian i brak umiejętności w korzystaniu z nowego systemu mogą prowadzić do błędów, niskiej wydajności i niezadowolenia. W skrajnych przypadkach możliwe jest nawet sabotowanie projektu przez niektórych pracowników.
- Brak zaangażowania zarządu oraz opór pracowników firmy w procesie wdrożenia systemu ERP – Brak wsparcia zarządu dla zespołu wdrożeniowego przy silnym oporze na zmianę, a w efekcie utrudnia szkolenia i adaptację. Z tego powodu następuje opóźnienie i niewykorzystanie pełnego potencjału systemu ERP.
- Niewłaściwe zarządzanie zmianą – Słabe zarządzanie projektem jest podstawową pułapką. Firmy często niedoszacowują czasu i zasobów potrzebnych na wdrożenie systemu ERP. Niezbędne jest dokładne planowanie i zarządzanie zmianą, aby zapewnić płynne przejście i minimalizowanie zakłóceń w działalności firmy.
Pułapki po wdrożeniu
- Brak zapewnienia wsparcia po wdrożeniu – Brak odpowiedniego wsparcia po wdrożeniu jest kolejnym błędem. Firmy często zakładają, że po „uruchomieniu” systemu ERP rola dostawcy się kończy, ponieważ nie będzie potrzeby korzystania z kolejnych usług. Wsparcie po wdrożeniu jest kluczowe dla rozwiązywania problemów, dostosowywania systemu do zmieniających się potrzeb firmy i zapewnienia, że pracownicy mogą skutecznie korzystać z nowych narzędzi.
- Brak przeprowadzania regularnych przeglądów i aktualizacji – Zaniedbanie regularnych przeglądów i aktualizacji systemu ERP to kolejna pułapka. Technologia szybko się rozwija, a system ERP musi być na bieżąco aktualizowany, aby zapewniać optymalną wydajność i bezpieczeństwo oraz zgodność z przepisami.
- Niewłaściwe zarządzanie danymi i bezpieczeństwem – Wreszcie, niewłaściwe zarządzanie danymi i lekceważenie kwestii bezpieczeństwa mogą prowadzić do poważnych problemów. Ochrona danych i zapewnienie ich spójności są kluczowe dla skutecznego działania systemu ERP i ochrony przed cyberzagrożeniami.
Wdrożenie systemu ERP jest skomplikowanym procesem, dlatego wymaga starannego planowania, zaangażowania zarządu i pracowników, ścisłej współpracy z dostawcą oraz ciągłego doskonalenia po wdrożeniu. Unikanie wspomnianych pułapek może znacząco zwiększyć szanse na sukces i pozwolić firmie w pełni wykorzystać potencjał inwestycji w system ERP.
Obsługa powdrożeniowa
Projekt zakończony sukcesem, system ERP pomyślnie wdrożony w organizacji – czas przejść do fazy utrzymania i dalszego rozwoju. Jak każda maszyna, również system ERP do poprawnego i bezawaryjnego działania potrzebuje stałego oliwienia. Zmiany przepisów prawa, zmiany procesów, czasem większe czasem mniejsze, poprawki, łatki – system ERP żyje i rozwija się razem z przedsiębiorstwem. Istotne jest zapewnienie przez dostawcę systemu wsparcia technicznego na wysokim poziomie, aby szybko rozwiązywać problemy i awarie. Kolejnym aspektem możliwości rozwoju systemu. Potrzeby organizacji zmieniają się, dlatego nadążanie za nimi oraz za trendami na rynku rozwiązań informatycznych jest obowiązkiem dostawcy.