https://www.cfi.pl/formularz-podziekowanie/

Wdrożenie ERP

Wdrożenie ERP jest złożonym zadaniem, które:

  • ma na celu dostosowanie i implementację wybranego programu ERP do konkretnych potrzeb i procesów firm;
  • opiera się na ścisłym współdziałaniu dostawcy systemu ERP i zamawiającego.

Skuteczne wdrożenie systemu ERP stawia przed dostawcą oprogramowania oraz zamawiającym wiele wyzwań. Warto jednak  podkreślić, że korzyści wynikające z wdrożenia ERP przewyższają inwestycję związaną z zakupem systemu oraz jego implementacją.

Wdrożenie ERP przekłada się bowiem na automatyzację kluczowych procesów, optymalizację działań strategicznych, operacyjnych i finansowych w oparciu o zaawansowane dane analityczne, redukcję kosztów, wzrost poziomu sprzedaży oraz standardów obsługi.

Dowiedz się, jak przebiega modelowy proces wdrożenia ERP, aby uniknąć pułapek i wykorzystać dobre praktyki.

Wdrożenie ERP – etapy

Prawie każdy dostawca oprogramowania wypracował autorskie rozwiązania informatyczne (metodykę), które determinują tempo i efektywność wdrożenia systemu ERP.  Nie mniej jednak, wdrożenie systemu ERP  można podzielić na konkretne etapy, które opierają się na spójnym schemacie.

Oto ogólny schemat wdrożenia systemu ERP

Skompletowanie zespołu projektowego po stronie zleceniodawcy

Pierwszym etapem, który bezpośrednio poprzedza wdrożenie ERP jest skompletowanie zespołu projektowego po stronie firmy, która zdecydowała się na implementację nowego systemu. Zespół projektowy powinni współtworzyć:

  • kierownik projektu (koordynuje wdrożenie ERP po stronie firmy i monitoruje pracę pozostałych członków zespołu);
  • pracownicy działu IT (odpowiadają za infrastrukturę informatyczną i aspekty technologiczne);
  • kierownicy działów, w których zostanie wdrożony system ERP (odpowiadają za aspekty procesowe).

Warto zadbać, aby członkowie zespołu systematycznie i na bieżąco wymieniali między sobą informacje oraz spotykali się cyklicznie, aby omawiać bieżące sprawy wdrożeniowe. Istnienie dobrze skomunikowanego TEAMU, który efektywnie współpracuje z dostawcą jest kluczowy z punktu widzenia efektywności we wdrożeniu systemu ERP w przedsiębiorstwie. Dobrze zgrany zespół projektowy współdecyduje o tempie prac wdrożeniowych oraz minimalizuje ryzyko wad i problemów.

Analiza przed wdrożeniem ERP

Jest to być może najważniejszy element wdrożenia ERP. Analiza wdrożeniowa ma na celu określenie stanu aktualnego organizacji oraz projektuje docelowy model działania firmy z wykorzystaniem systemu ERP.

Podczas tego etapu wdrożenia systemu ERP analitycy ze strony dostawcy systemu spotykają się z kluczowymi osobami w organizacji w celu przeprowadzenia szczegółowych wywiadów. Analitycy ERP omawiają z pracownikami firmy:

  • cele biznesowe,
  • wymagania zamawiającego,
  • aktualnie występujące problemy i obszary wymagające wparcia i/lub poprawy funkcjonowania.

W wyniku analizy wdrożeniowej powstaje dokumentacja wdrożenia systemu ERP (dokument analizy wdrożeniowej).

W dokumentacji powinny zostać opisane wszystkie wymienione powyżej elementy powyższe elementy, tj. procesy, zidentyfikowane problemy i obszary wymagające wsparcia, dalej wymagania funkcjonalne i sposób ich realizacji w ramach wdrażanego rozwiązania.

Przygotowania do wdrożenia systemu ERP

Na tym etapie system ERP jest przygotowywany do spełnienia konkretnych potrzeb firmy.

Cały proces wdrożenia ERP odbywa się wg przyjętej metodyki.

  • Krok 1: utworzenie środowiska testowego (czasem więcej niż jednego) na potrzeby instalacji systemu i przygotowanie do dalszych prac informatycznych.
  • Krok 2: konfiguracja systemu, w tym  parametryzacja, programowanie indywidualnych rozwiązań (zgodnie z opracowaną wcześniej dokumentacją projektu) oraz wstępne importy danych (migracja danych z aktualnie używanych systemów).

Szkolenie EDP dla pracowników 

Po przygotowaniu oprogramowaniu prowadzone są praktyczne szkolenia z funkcjonowania i obsługi systemu ERP dla kluczowych użytkowników. W zależności od sposobu realizacji projektu i przyjętej metodyki – iteracje dla danego obszaru/zakresu merytorycznego lub pełen cykl szkoleń z kompletnego rozwiązania. Szkolenia ERP powinny obejmować również przygotowanie administratorów systemu.

Testowanie systemu ERP

Wdrożenie ERP nie powinno odbywać się na produkcji bez wcześniejszego testowania. Po przygotowaniu systemu ERP i przeprowadzeniu szkoleń należy sumiennie przeprowadzić kompleksowe testy systemu oraz przejść pełny proces, aby upewnić się, że oprogramowanie działa poprawnie i spełnia założone cele.

Test ERP” jest bardzo istotny ponieważ pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia ew. problemów podczas startu systemu. W przypadku zidentyfikowania niezgodności działania systemu można w kontrolowany sposób wprowadzić zmiany w konfiguracji i ponownie rozpocząć testy.

Migracja danych do ERP 

Po pomyślnym zakończeniu okresu testowania system jest przygotowywany do uruchomienia produkcyjnego w organizacji. Dokonywana jest migracja danych z istniejących systemów do nowego systemu ERP. Bardzo ważne jest, aby zapewnić spójność i integralność danych podczas procesu migracji.

Start produkcyjny systemu ERP

Po przeprowadzeniu powyższych działań następuje ostatni newralgiczny etap uruchomienia produkcyjnego systemu ERP. Jest to najtrudniejszy i najbardziej wymagający z etapów. Zarówno dostawca jak i zamawiający koncentrują wspólnie siły aby uruchomienie przygotowywanego od miesięcy rozwiązania odbyło się z jak najmniejszymi niedogodnościami. Kluczowe jest tu zapewnienie odpowiedniego wymiaru asysty przez zamawiającego aby konsultanci/wdrożeniowcy byli na bieżąco dostępni dla użytkowników.

Najczęściej popełniane błędy w procesie wyboru systemu ERP

Wybór systemu ERP oraz jego późniejsze wykorzystanie obarczone jest ryzykiem błędów, które mogą opóźnić wdrożenie, ale także znacząco zwiększyć koszty i obniżyć oczekiwane korzyści. Poniżej wskazaliśmy najczęściej popełniane błędy związane z wyborem systemu ERP.

Brak zrozumienia specyfiki przedsiębiorstwa

Kluczowym błędem jest brak dostosowania systemu ERP do specyfiki działalności firmy. Każda organizacja ma swoje unikalne procesy i wymagania. Standardowe rozwiązanie (np. nie dopasowane do specyfiki danej branży) może nie odpowiadać wszystkim potrzebom firmy, co prowadzi do konieczności drogich i czasochłonnych dostosowań już po wdrożeniu systemu.

Wybór nieodpowiedniego dostawcy oraz systemu ERP

Wybór niewłaściwego dostawcy lub systemu ERP może być kosztownym błędem. Firmy często kierują się ceną lub popularnością rozwiązania, zamiast dokładnie analizować, jak dana oferta odpowiada ich potrzebom. Kluczowe jest przeprowadzenie szczegółowego procesu selekcji, który uwzględnia specyfikę branży i rozmiar firmy.

Nierealistyczne oczekiwania dot. działania systemu ERP

Nierealistyczne oczekiwania odnośnie funkcjonalności i efektów wdrożenia komplikują kolejne etapy. W efekcie prowadzą do niezadowolenia z postępów prac i wdrażanego systemu.

Problemy z integracją ERP z istniejącymi systemami

Firmy często bagatelizują trudności związane z integracją nowego systemu ERP z istniejącymi w organizacji rozwiązaniami IT. W wyniku tego, niespójności i problemy integracyjne mogą powodować błędy, przestoje i dodatkowe koszty.

Przeczytaj więcej: wybór systemu ERP 

Najczęściej popełniane błędy w trakcie wdrożenia systemu ERP

Brak planu wdrożenia systemu ERP

Brak planu wdrożenia systemu ERP może znacznie skomplikować i wydłużyć proces implementacji nowego oprogramowania. Właśnie dlatego należy opracować szczegółowy harmonogram wdrożeniowy zawierający wykaz poszczególnych etapów, terminy realizacji kolejnych zadań oraz opis ról osób należących do zespołu projektowego.

Brak zespołu projektowego po stronie firmy zamawiającej system ERP

Sprawne wdrożenie ERP warunkowane jest także przez zaangażowanie kompetentnego i dobrze skomunikowanego zespołu projektowego po stronie firmy, który zamówiła nowe oprogramowanie. Firmowy zespół projektowy powinni współtworzyć: kierownik, pracownicy IT oraz kierownicy działów, w których będzie implementowany program ERP. Brak zespołu lub jego słabe funkcjonowanie może spowodować liczne problemy organizacyjne, spowolnić wdrożenie systemu ERP lub spowodować jego wadliwą implementację.

Brak odpowiedniej ilości szkoleń i utrata zaangażowania pracowników

Kolejnym błędem jest niedocenianie znaczenia szkoleń z funkcjonowania i obsługi nowego systemu ERP. Kolejną pułapką jest brak  zaangażowania pracowników, którzy są kluczowi z punktu widzenia efektywności wdrożenia każdego systemu ERP. Ich opór wobec zmian i brak umiejętności w korzystaniu z nowego systemu mogą prowadzić do niskiej wydajności oprogramowania i niezadowolenia. W skrajnych przypadkach możliwe jest nawet sabotowanie projektu przez niektórych pracowników.

Brak zaangażowania zarządu oraz opór pracowników firmy w procesie wdrożenia systemu ERP

Brak wsparcia zarządu dla zespołu wdrożeniowego przy silnym oporze na zmianę, a w efekcie utrudnia szkolenia i adaptację. Z tego powodu następuje opóźnienie i niewykorzystanie pełnego potencjału systemu ERP.

Niewłaściwe zarządzanie zmianą 

Słabe zarządzanie projektem jest podstawową pułapką. Firmy często niedoszacowują czasu i zasobów potrzebnych na wdrożenie systemu ERP. Niezbędne jest dokładne planowanie i zarządzanie zmianą, aby zapewnić płynne przejście i minimalizowanie zakłóceń w działalności firmy.

Brak szczegółowych testów systemu ERP

Przed uruchomieniem systemu ERP należy wykonać wiele szczegółowych testów, które pozwolą zdefiniować wady i niedoskonałości oprogramowania oraz konkretne problemy techniczne. Warto pamiętać, że zbyt ogólne testy ERP mogą wygenerować fałszywy obraz poprawnie działającego systemu. Aby uniknąć tego ryzyka należy przeprowadzić wnikliwe testy systemu ERP, które uwzględnią wiele zróżnicowanych  scenariuszy użytkowania. W testowaniu programu ERP bardzo dużą rolę odgrywa dostawa ERP, który powinien wspierać pracowników firmy podczas próbnego użytkowania systemu.

Najczęściej popełniane błędy po wdrożeniu systemu ERP

Brak wsparcia ze strony dostawy po wdrożeniu ERP

Brak odpowiedniego wsparcia po wdrożeniu jest kolejnym błędem. Firmy często zakładają, że po „uruchomieniu” systemu ERP rola dostawcy się kończy, ponieważ nie będzie potrzeby korzystania z kolejnych usług. Wsparcie po wdrożeniu jest kluczowe dla rozwiązywania problemów, dostosowywania systemu do zmieniających się potrzeb firmy i zapewnienia, że pracownicy mogą skutecznie korzystać z nowych narzędzi.

Brak regularnych przeglądów i aktualizacji systemu ERP 

Zaniedbanie regularnych przeglądów i aktualizacji systemu ERP to kolejna pułapka. Technologia szybko się rozwija, a system ERP musi być na bieżąco aktualizowany, aby zapewniać optymalną wydajność i bezpieczeństwo oraz zgodność z przepisami.

Niewłaściwe zarządzanie danymi i bezpieczeństwem

Wreszcie, niewłaściwe zarządzanie danymi i lekceważenie kwestii bezpieczeństwa mogą prowadzić do poważnych problemów. Ochrona danych i zapewnienie ich spójności są kluczowe dla skutecznego działania systemu ERP i ochrony przed cyberzagrożeniami.

Wdrożenie systemu ERP jest skomplikowanym procesem, ponieważ wymaga starannego planowania, zaangażowania zarządu i pracowników, ścisłej współpracy z dostawcą oraz ciągłego doskonalenia po wdrożeniu. Unikanie wspomnianych pułapek może znacząco zwiększyć szanse na sukces i pozwolić firmie w pełni wykorzystać potencjał inwestycji w system ERP.

Obsługa po wdrożeniu systemu ERP

Projekt zakończony sukcesem, system ERP pomyślnie wdrożony w organizacji – czas przejść do fazy utrzymania i dalszego rozwoju.

Jak każda maszyna, również system ERP do poprawnego i bezawaryjnego działania potrzebuje stałego oliwienia. Zmiany przepisów prawa, zmiany procesów, czasem większe czasem mniejsze, poprawki, łatki – system ERP żyje i rozwija się razem z przedsiębiorstwem. Istotne jest zapewnienie przez dostawcę systemu wsparcia technicznego na wysokim poziomie, aby szybko rozwiązywać problemy i awarie. Kolejnym aspektem możliwości rozwoju systemu. Potrzeby organizacji zmieniają się, dlatego nadążanie za nimi oraz za trendami na rynku rozwiązań informatycznych jest obowiązkiem dostawcy.

Serwis, konserwacja i aktualizacje systemu ERP

Serwis, konserwacja i aktualizacje systemu ERP to kluczowe elementy, które zapewniają efektywne działanie oprogramowania do zarządzania firmą. Regularne przeglądy oraz ścisła współpraca z dostawcą systemu ERP są niezbędne do utrzymania bezpieczeństwa, wydajności i zgodności z przepisami.

Poniżej przedstawimy modelowe rozwiązania w tym zakresie.

Serwis systemu ERP

Wsparcie Techniczne

  • Helpdesk: użytkownicy systemu ERP mają dostęp do pomocy technicznej, gdzie mogą zgłaszać problemy i uzyskiwać pomoc.
  • Zdalna Pomoc: wiele problemów można rozwiązać zdalnie, co przyspiesza proces naprawy.

Konserwacja

  • Regularne Przeglądy: systemy ERP wymagają regularnych przeglądów w celu zapewnienia ich prawidłowego działania.
  • Optymalizacja: okresowe optymalizacje mogą poprawić wydajność systemu.

Bezpieczeństwo

  • Zarządzanie Uprawnieniami: regularne przeglądy i aktualizacje uprawnień użytkowników.
  • Kopie Zapasowe: regularne tworzenie kopii zapasowych danych w celu ich ochrony przed utratą.

Okresowe szkolenia

  • Aktualizacje wiedzy: szkolenia dla użytkowników systemu ERP, aby byli na bieżąco z nowymi funkcjami systemu.

Aktualizacje systemu ERP

Nowe wersje oprogramowania

  • Poprawki błędów: aktualizacje często zawierają poprawki znanych błędów.
  • Nowe funkcje systemu ERP: dodawanie nowych funkcji i ulepszeń.

Zgodność z Przepisami:

  • Regulacje prawne: aktualizacje systemu ERP zapewniają zgodność systemu z najnowszymi przepisami i regulacjami.

Integracje z ERP 

  • Kompatybilność: zapewnienie zgodności systemu ERP z innymi systemami i aplikacjami używanymi w firmie.

System ERP 

Przeczytaj więcej: system ERP 

Umów się na prezentację systemu VENDO.ERP®