Program do księgowości

Definicja programu do księgowości

Program do księgowości to rodzaj oprogramowania komputerowego, które jest używane do zarządzania procesami księgowymi w firmach i instytucjach. Programy tego typu oferują szereg funkcji, które pomagają w prowadzeniu księgowości, takie jak:

rejestrowanie transakcji gospodarczych,
zarządzanie płatnościami i rozrachunkami,
ewidencja i rozliczanie podatków, w tym prowadzenie rejestrów VAT.

Program do obsługi księgowej powinien także umożliwiać sporządzanie sprawozdań finansowych oraz analizowanie danych finansowych. W szerszym rozumieniu programy do księgowości to rozbudowane systemy ERP. Obsługują one nie tylko rachunkowość, ale większości procesów w firmie. Zapewniają one przyjmowanie zamówień, generowanie faktur, obsługę sprzedaży i zakupów, prowadzenie gospodarki magazynowej, finansów, czy procesów produkcyjnych. W rezultacie rozwoju informatyzacji i technologii programowania, współczesne oprogramowanie jest w stanie zautomatyzować większość procesów dotyczących nie tylko księgowości, czy prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale także innych obszarów działalności firm i instytucji.

W czym pomaga program do księgowości?

Prowadzenie ewidencji księgowej

Podstawową funkcją programu do księgowości jest obsługa procesów księgowych w firmie. Prowadzenie księgowości to proces dokumentowania i monitorowania wszystkich transakcji (w tym o charakterze finansowym), przychodów i wydatków firmy lub organizacji. Dzięki temu mamy możliwość śledzenia i analizowania kondycji finansowej przedsiębiorstwa przy zachowaniu wymagań prawnych, podatkowych i regulacyjnych. Ewidencję księgową możemy podzielić na:

uproszczoną
pełną

W przypadku ewidencji uproszczonej ograniczmy się do prowadzenia ksiąg w zawężonej formie wyłącznie dla celów podatkowych, wynikającej z wybranej formy opodatkowania. W przypadku pełnej ewidencji mamy do czynienia z prowadzeniem ksiąg rachunkowych w wymiarze bilansowym i podatkowym z użyciem planu kont i zasad określonych w ramach polityki rachunkowości, zgodnych m.in. z Ustawą o rachunkowości.

Naliczanie podatków

W wyniku rejestracji operacji gospodarczych w postaci ewidencji księgowej dążymy do uzyskania możliwości wyliczania podatków. Programy do księgowości, poprzez prowadzenie ewidencji w sposób elektroniczny i zorganizowany, w rezultacie ułatwiają i upraszczają czynności związane z naliczaniem i weryfikacją danin podatkowych. W zdecydowanej większości zawierają odpowiednie szablony czy raporty umożliwiające automatyczne wyliczanie kwot z zakresu podatków dochodowych, lokalnych czy VAT.

Prowadzenie dokumentacji podatkowej

Prowadzenie dokumentacji podatkowej to proces zachowania i utrzymywania wszystkich niezbędnych dokumentów. Wymaga rejestracji zdarzeń gospodarczych związanych z działalnością operacyjną firmy, w celu spełnienia wymogów podatkowych. Obejmuje to gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie dokumentami takimi jak faktury, rachunki, umowy, dowody zakupu, zapisy dotyczące dochodów i wydatków oraz wszelkie inne dokumenty wymagane przez przepisy prawa podatkowego. Istotą zastosowania programów do księgowości jest prowadzenie dokładnej i kompleksowej dokumentacji podatkowej. Jest to kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi oraz minimalizacji ryzyka audytu i kar finansowych. W ramach oprogramowania, wyżej wymienione dane przechowywane są w postaci rejestrów faktur, rejestrów zapisów księgowych, rejestrów VAT czy struktur JPK, a w przyszłości KSeF. Obecnie jedynie programy księgowe jako narzędzia informatyczne, pozwalają sprostać wymaganiom stawianym przez przepisy podatkowe i stosowne urzędy.

Obsługa działalności finansowej – płatności i rozrachunków

Programy do księgowości zapewniają także obsługę ewidencji rachunków bankowych i kas. W podstawowym zakresie jest to obsługa wpłat i wypłat, a w rozszerzonym cały pakiet funkcjonalności, czyli:

obsługa automatycznych importów historii przelewów i operacji oraz eksportu paczek przelewów – integracja z bankowością elektroniczną,
obsługa kantora walut i wyceny walutowej,
obsługa split-payment (podzielnej płatności),
zestawienia należności i zobowiązań oraz preliminarz płatności,
zarządzanie rozrachunkami,
naliczanie i rejestracja księgowa różnic kursowych i wycen,
prowadzenie i zarządzanie windykacją.

Wzorce księgowe – automatyzacja procesów dekretacji

Każda operacja gospodarcza, w ramach prowadzonych ksiąg pełnej rachunkowości, winna być odzwierciedlona w postaci dekretu – stosownego zapisu księgowego. Programy do księgowości zapewniają potężne możliwości automatyzacji tego procesu. Jednym z narzędzi oferowanych przez oprogramowanie, są schematy dekretacji – automatyczne wzorce księgowe. Są to narzędzia zawierające instrukcje lub algorytmy wskazujące sposób, zakres i metody księgowania operacji gospodarczych. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów, płatności, list płac, amortyzacji czy RMK. W ten sposób użytkownicy programów księgowych, wykorzystując wzorce księgowe, oszczędzają czas i energię na wykonywaniu czynności o charakterze stricte technicznym. W efekcie zyskując błyskawiczny dostęp do danych w księgach, co determinuje możliwości ich szybkiej i pełnej analizy.

Fakturowanie i gospodarka magazynowa w programie do księgowości

W księgowości, programy często integrują funkcje fakturowania i gospodarki magazynowej, aby umożliwić użytkownikom kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem. Programy do księgowości zazwyczaj umożliwiają generowanie faktur dla klientów na podstawie wykonanych usług lub sprzedanych towarów. Pozwalają one również na tworzenie faktur zbiorczych, cyklicznych lub powtarzających się, a także monitorowanie ich statusu (opłacone, nieopłacone, przeterminowane). W rozszerzonej wersji systemy informatyczne klasy ERP pozwalają na rejestrację całego procesu sprzedaży. Od ofertowania, poprzez zamówienia, awizację wydania towaru do wystawienia dokumentu magazynowego i handlowego (faktury). Integracja gospodarki magazynowej pozwala na śledzenie stanów magazynowych towarów, zarządzanie dostawami i zamówieniami, oraz monitorowanie obrotu magazynowego.

Program do księgowości jako składowa systemu ERP – zintegrowanego oprogramowania do prowadzenia całej firmy

Systemy ERP to osobna kasa rozbudowanych programów do księgowości, obsługujących znaczącą większość procesów w firmie i zarządzających zasobami przedsiębiorstwa. W oprogramowaniu tym księgowość przenika przez wiele aspektów prowadzenia biznesu. Dlatego programy do księgowości zapewniają zaawansowane funkcje umożliwiające przepływ informacji pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa. W efekcie ułatwiają podejmowanie decyzji na podstawie danych z różnych obszarów działalności.

Ile kosztuje taki program?

Koszt oprogramowania zależy od zakresu funkcjonalności, które takie oprogramowanie oferuje. W podstawowym zakresie, programy do księgowości mogą być oferowane za darmo (np. jako dodatek do gazety o tematyce finansowej). Programy te zapewniają wyłącznie bardzo podstawowe funkcje głównie związane z ewidencją faktur i liczeniem podstawowych podatków. Im program o bardziej rozbudowanych funkcjonalnościach, tym koszt jego zakupu (licencje) i wdrożenia jest wyższy. W przypadku systemów ERP dla korporacji wraz z modułami do analizy zarządczej, kontrolingowej czy BI wraz z różnymi interfejsami dostępu (B2B, chmura), z uwzględnieniem infrastruktury firmy (ilości stanowisk, oddziałów itp.) ceny mogą sięgać wielu milionów złotych.

Modele licencjonowania i pracy

Po krótce modele pracy możemy scharakteryzować dwojako.

Po pierwsze jest to praca na programie zainstalowanym lokalnie na komputerach w firmie. Model ten może być wielostanowiskowy z zainstalowaną na serwerze bazą danych. Tu licencjonowanie może być jednorazowe (całościowe) lub zależne od ilości stanowisk (użytkowników końcowych). Po drugie program do księgowości może być dostarczony jako rozwiązanie „w chmurze”. Wówczas licencjonowanie może być oparte o model subskrypcyjny (stała opłata o charakterze abonamentowym).

Jak wybrać program do księgowości

Aby wybrać najbardziej odpowiedni i dopasowany do potrzeb organizacji program do księgowości, należy skupić się na czterech poniższych aspektach.

Reaserch – poszukiwanie najlepszego programu

Poszukiwania należy zacząć od określenia wymagań, jakie miałby spełniać taki program. Należy dokonać przeglądu recenzji i opinii dostępnych na rynku rozwiązań. Podczas poszukiwań należy także wziąć pod uwagę:

zgodność z przepisami prawa
oferowane aktualizacje i wsparcie techniczne
cenę
możliwość integracji z innymi systemami
możliwość zmian programistycznych i funkcjonalnych pod potrzeby własne

Wybór modelu licencjonowania

W trakcie procesu zakupowego należy także zwrócić uwagę na model zakupu licencji danego oprogramowania. Powinno się zweryfikować, czy jest to licencja jednorazowa (własnościowa), licencja zależna od liczby użytkowników, czy np. subskrypcja. Warto także upewnić się, czy w danym modeli licencyjnym są zawarte opłaty za aktualizacje, czy nie.

Dopasowanie do potrzeb

Istotne jest wybranie takiego programu do księgowości, który bez konieczności większych modyfikacji, zapewni wachlarz funkcjonalności i opcji najbardziej przydatny dla firmy, czy organizacji.

Budżet

Warto pamiętać, że w ramach zaplanowanego budżetu na zakup programu do księgowości, powinniśmy uwzględnić, oprócz kosztów licencji i wdrożenia, także dodatkowe opłaty związane z zapewnieniem zmian programistycznych, ewentualne integracje z naszym oprogramowaniem (jeżeli takowe posiadamy) oraz koszt dodatkowych asyst dla użytkowników po starcie systemu.

Korzyści z używania zintegrowanego programu do księgowości

Używanie zintegrowanego programu do księgowości może przynieść wiele korzyści dla firm. Oto kilka z nich:

Zwiększona efektywność – zintegrowany program do księgowości umożliwia gromadzenie wszystkich danych finansowych w jednym miejscu. Dzięki temu pracownicy nie muszą przeprowadzać ręcznych operacji przenoszenia danych między różnymi systemami, co prowadzi do oszczędności czasu i zwiększonej efektywności pracy.
Ulepszona ergonomia pracy – programy do księgowości oferują wiele rozwiązań ułatwiających pracę na systemie, w tym intuicyjny interfejs użytkownika, możliwość personalizacji ustawień, możliwość automatyzacji zadań powtarzalnych, a także w wielu przypadkach dostęp on-line i dostęp do wsparcia technicznego także on-line. Poprawa ergonomii pracy dzięki zintegrowanemu programowi do księgowości może przyczynić się do zwiększenia produktywności, zmniejszenia stresu oraz poprawy ogólnego samopoczucia pracowników.
Większa dokładność danych – dzięki automatyzacji procesów księgowych, ryzyko błędów ludzkich jest znacznie zmniejszone. Systemy ERP często zawierają funkcje kontroli błędów i zautomatyzowane mechanizmy sprawdzania spójności danych, co pomaga zapewnić, że księgi są prowadzone zgodnie z obowiązującymi standardami i przepisami.
Lepsza kontrola nad finansami – programy księgowe pozwalają na bieżące śledzenie stanu finansowego firmy. Dzięki temu menedżerowie i właściciele mogą szybko uzyskać dostęp do istotnych danych i analizować wydatki, przychody oraz inne wskaźniki finansowe, co umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.
Lepsze zarządzanie relacjami z klientami i dostawcami: – programy do księgowości mogą zawierać moduły CRM oraz zarządzania łańcuchem dostaw (SCM), co umożliwia lepsze i efektywniejsze zarządzanie relacjami z klientami i dostawcami. Dzięki temu firmy mogą śledzić historię transakcji, preferencje klientów oraz efektywnie zarządzać procesem zakupów i dostaw.
Oszczędności kosztów – choć początkowy koszt wdrożenia zintegrowanego systemu księgowego może być wyższy, w dłuższej perspektywie korzyści z automatyzacji procesów, zmniejszenia ryzyka błędów i zwiększenia efektywności pracy przynoszą znaczące oszczędności dla firmy.