Koszt planowany produktu może wyglądać prawidłowo, a mimo to po zakończeniu zlecenia rzeczywisty techniczny koszt wytworzenia okazuje się wyższy. Różnicę powoduje często nie jedno duże zdarzenie, lecz suma mniejszych odchyleń: dodatkowego zużycia materiału, dłuższej operacji, kolejnego przezbrojenia, przestoju lub poprawki.
Aby znaleźć źródło utraconej marży, nie wystarczy porównać dwóch wartości. Trzeba przejść od kosztu całego zlecenia do operacji, materiału, dokumentu magazynowego albo zdarzenia jakościowego, które wpłynęło na wynik. Przyjrzyjmy się szczegółom.
Czym są odchylenia produkcyjne w ERP?
Odchylenia produkcyjne w ERP to różnice między kosztem przyjętym przed rozpoczęciem zlecenia a kosztem jego rzeczywistego wykonania. Mogą dotyczyć materiałów, robocizny, pracy maszyn, przezbrojeń, kooperacji, odpadów, braków oraz poprawek.
Koszt planowany wynika najczęściej z BOM-u, marszruty, norm zużycia, czasów operacji oraz stawek przypisanych do pracowników i stanowisk. Koszt rzeczywisty tworzą natomiast wydania i zwroty materiałów, zarejestrowany czas pracy, wykorzystanie maszyn, wykonane operacje oraz zdarzenia jakościowe.
Samo przekroczenie planu, na przykład o 8%, nie wskazuje jednak przyczyny. Dlatego w analizie rozdzielamy przede wszystkim:
- odchylenia materiałowe,
- odchylenia czasowe,
- koszt pracy ludzi i maszyn,
- przezbrojenia i przestoje,
- odpady, braki oraz poprawki,
- różnice wynikające z dokumentów magazynowych.
Dlaczego koszt rzeczywisty może być wyższy mimo prawidłowej produkcji?
Nie każde odchylenie oznacza problem na hali. Przyczyną może być zaniżona norma czasowa, brak zwrotu materiału, braki produkcyjne albo niezamknięta rejestracja operacji.
Dlatego analizę zaczynamy od rozdzielenia dwóch sytuacji. W pierwszej proces rzeczywiście pochłonął więcej zasobów. W drugiej produkcja przebiegła zgodnie z założeniami, ale system otrzymał niepełne lub błędnie przypisane dane.
Przed zmianą technologii warto więc sprawdzić, czy:
- wszystkie operacje zostały zakończone w systemie,
- niewykorzystany materiał wrócił na magazyn,
- poprawki przypisano do właściwego zlecenia,
- przyjęto prawidłową liczbę dobrych sztuk,
- odpady i braki otrzymały właściwe oznaczenia.
Dopiero po wykluczeniu błędów ewidencyjnych można ocenić, czy trzeba zmienić normę, technologię albo organizację pracy.
Jak sprawdzić odchylenia materiałowe i koszt braków?
Odchylenie materiałowe pokazuje różnicę między planowanym zużyciem materiału a zużyciem rzeczywiście przypisanym do zlecenia. Do jego obliczenia potrzebne są dane o wydaniach, zwrotach, odpadach, brakach oraz materiałach wykorzystanych podczas poprawek.
Analiza nie powinna ograniczać się do porównania BOM-u z rozchodem magazynowym. Najpierw trzeba ustalić, ile materiału powinno znaleźć się w produkcie, a ile jest niezbędne do przeprowadzenia samego procesu.
1, Kiedy większe zużycie materiału nie jest jeszcze odchyleniem?
Ilość netto określa materiał znajdujący się w gotowym wyrobie. Ilość brutto uwzględnia również zaplanowany odpad technologiczny, na przykład pozostałość po cięciu lub obróbce.
Jeżeli gotowy detal zawiera 1 kg surowca, ale do jego wykonania trzeba pobrać 1,2 kg, właśnie 1,2 kg powinno stanowić punkt odniesienia. Dopiero zużycie przekraczające ilość brutto wymaga wyjaśnienia.
Powtarzalne przekroczenie o podobnej wartości może oznaczać, że BOM lub przyjęty naddatek nie odpowiada już rzeczywistemu procesowi. Duże różnice pomiędzy kolejnymi partiami wskazują częściej na zmienną jakość materiału, ustawienia maszyny, warunki procesu albo niepełną rejestrację zwrotów.
Nie należy więc zwiększać normy automatycznie po każdym przekroczeniu. Taka zmiana może zalegalizować stratę, zamiast usunąć jej przyczynę.
2. Dlaczego procent odchylenia nie wystarcza?
Odchylenie materiałowe należy analizować jednocześnie procentowo, ilościowo i wartościowo. Różnica wynosząca ułamek procenta może wydawać się niewielka, ale przy dużym przerobie surowca wyraźnie wpływać na miesięczny koszt produkcji.
Przykład z wdrożenia: zarządzanie produkcją w firmie Ela – Wyrób Folii i Opakowań
Firma Ela – Wyrób Folii i Opakowań produkuje dziennie około 60 ton folii. Przy takim wolumenie nawet niewielka różnica w zużyciu jednostkowym może w skali miesiąca oznaczać wiele ton materiału. Dane o wielkości produkcji pochodzą z opisu wdrożenia Vendo.ERP opublikowanego przez CFI.
W tego rodzaju procesie raport pokazujący jedynie procent odchylenia może utrudniać właściwą ocenę problemu. Dlatego warto równolegle prezentować:
- odchylenie procentowe,
- liczbę kilogramów lub sztuk,
- wartość materiału,
- koszt przypadający na dobry wyrób,
- wynik dla kolejnych partii i maszyn.
Takie zestawienie pozwala odróżnić pojedyncze zdarzenie od powtarzalnej straty, która stopniowo obniża marżę.
3. Jak odpady, braki i poprawki wpływają na Techniczny Koszt Wytworzenia (TKW)?
Odpad technologiczny jest przewidywalnym skutkiem procesu. Brak produkcyjny oznacza natomiast wyrób albo półprodukt, który nie spełnia wymagań. Obie kategorie powinny być ewidencjonowane oddzielnie.
Koszt braku nie ogranicza się do wartości surowca. Jeżeli wada została wykryta po kilku etapach, firma poniosła już koszt wcześniejszych operacji, robocizny, pracy maszyn, przezbrojeń i kontroli jakości. W przypadku poprawki dochodzą kolejne materiały, czas operatora oraz ponowne zajęcie stanowiska.
Dlatego rejestrując brak, warto wskazać:
- zlecenie i produkt,
- partię materiału,
- operację, na której powstała przyczyna,
- etap wykrycia wady,
- liczbę sztuk naprawialnych i nienaprawialnych,
- czas oraz materiał zużyty na poprawkę.
Operacja, na której wykryto wadę, nie zawsze jest miejscem jej powstania. Bez tego rozróżnienia firma zna wartość strat, ale nie otrzymuje informacji potrzebnej do ograniczenia ich w kolejnych zleceniach.
Jak sprawdzić odchylenia czasu, maszyn i przezbrojeń?
Odchylenie czasowe to różnica między czasem planowanym w technologii a czasem zarejestrowanym podczas wykonania operacji. Nie zawsze oznacza ono wolniejszą pracę operatora. Wpływ mogą mieć również przestoje, brak materiału, oczekiwanie na narzędzie, kontrola jakości albo poprawka.
Dlatego czas przypisany do zlecenia warto rozdzielić na:
- pracę właściwą,
- przezbrojenie,
- przestój,
- poprawkę,
- inną czynność dodatkową.
Jeżeli system zapisuje tylko czas od rozpoczęcia do zakończenia operacji, firma widzi przekroczenie, ale nie potrafi wskazać jego źródła.
Normę czasową należy zmienić wtedy, gdy powtarzalna różnica dotyczy rzeczywistego czasu pracy, a nie oczekiwania lub przestoju. Pojedyncze przekroczenie nie stanowi jeszcze podstawy do aktualizacji technologii.
Przykład: automatyzacja procesu zamówień w firmie CYPRYS
W firmie CYPRYS wyniki pomiarów czasu zostały wykorzystane w planowaniu procesu produkcyjnego. Według opisu wdrożenia przełożyło się to na wzrost wydajności o około 30% od momentu uruchomienia Vendo.ERP.
Z tego wdrożenia wynika praktyczny wniosek: dane o wykonaniu nie powinny służyć wyłącznie do rozliczania zakończonych zleceń. Po oczyszczeniu ich z przestojów, oczekiwania i poprawek mogą również poprawiać jakość kolejnych planów.
Nie oznacza to jednak, że każdy rzeczywisty czas należy automatycznie zapisać jako nową normę. Jeśli operacja trwała dłużej z powodu braku komponentu, zwiększenie normatywu ukryłoby problem zaopatrzeniowy.
Koszt przezbrojenia zależy zarówno od czasu pojedynczego ustawienia, jak i od liczby zmian przypadających na zlecenie lub zmianę produkcyjną.
Może się zdarzyć, że każde przezbrojenie mieści się w normie, ale cały plan jest droższy, ponieważ maszyna zbyt często zmienia produkt, materiał albo narzędzie. Wtedy źródłem odchylenia nie jest praca operatora, lecz kolejność realizacji zleceń.
Przykład: zarządzanie produkcją w firmie obróbki metali Do-Met
Firma DO-MET prowadzi jednocześnie kilkadziesiąt otwartych linii produkcyjnych i wykorzystuje blisko 40 maszyn pracujących w systemie trzyzmianowym. Przedstawiciel przedsiębiorstwa wskazuje również, że przez dziesięć lat nie wystąpiły dwa identyczne ustawienia produkcji.
Przy tak zmiennym środowisku średni czas całego zlecenia nie wyjaśnia źródła kosztu. Potrzebna jest rejestracja na poziomie operacji, stanowiska i konkretnego ustawienia. Dopiero wtedy można sprawdzić, czy koszt wzrósł przez dłuższą obróbkę, dodatkowe przezbrojenie czy niewykorzystaną dostępność maszyny.
Jak porównać koszt planowany z rzeczywistym kosztem produkcji?
Porównanie należy rozpocząć od jednego zlecenia, którego koszt lub marża odbiega od planu. Następnie różnicę trzeba podzielić na kategorie i przejść do dokumentów źródłowych.
Sprawdzamy kolejno:
- Jaka jest różnica między kosztem planowanym a rzeczywistym?
- Która grupa kosztów odpowiada za największą część odchylenia?
- Na jakiej operacji lub w jakim dokumencie pojawiła się różnica?
- Czy dane są kompletne i przypisane do właściwego zlecenia?
- Czy podobne odchylenie występuje w kolejnych realizacjach?
- Czy należy zmienić proces, dane technologiczne czy sposób raportowania?
Łączny koszt zlecenia pokazuje wartość odchylenia, ale nie podpowiada, co należy poprawić. Dopiero powiązanie kosztu z operacją, stanowiskiem, partią materiału lub dokumentem magazynowym pozwala znaleźć źródło różnicy.
Przykład z firmy MET-EUROSYSTEM
W MET-EUROSYSTEM aktywnych jest około 8000 referencji. Ze względu na liczbę elementów i zmienność zamówień wszystkie operacje produkcyjne zostały odwzorowane w Vendo.ERP, co umożliwia ich bieżące śledzenie i analizowanie.
W takim modelu sam wynik końcowy nie wystarcza. Koszt trzeba rozłożyć na kolejne etapy, aby ustalić, czy różnica powstała podczas obróbki, montażu, kooperacji, pobrania materiału czy oczekiwania na następną operację.
Im bardziej wieloetapowa jest produkcja, tym większe znaczenie ma możliwość przejścia od raportu finansowego do pojedynczego zdarzenia na hali.
TKW, czyli Techniczny koszt wytworzenia obejmuje koszty związane z wykonaniem produktu oraz przypisaną część kosztów wydziałowych. Jego dokładny zakres zależy od zasad rachunkowości stosowanych w przedsiębiorstwie.
W uproszczeniu:
Rzeczywisty TKW = materiały + robocizna + koszt maszyn i stanowisk + kooperacja + koszty wydziałowe + poprawki i straty – wartość odzyskanych odpadów
Koszt jednostkowy należy odnosić do liczby dobrych sztuk, a nie do całej uruchomionej partii. Jeżeli ze 100 rozpoczętych produktów osiem zostało odrzuconych, koszty materiałów i operacji wykonanych dla braków zwiększają koszt pozostałych 92 sztuk.
System Vendo.ERP obejmuje proces od kalkulacji kosztów i przygotowania zlecenia, przez zapewnienie materiałów oraz rejestrację postępu, aż po końcowe rozliczenie produkcji i raportowanie.
Analiza odchyleń nie powinna kończyć się na wskazaniu, że zlecenie było droższe. Wynik powinien prowadzić do konkretnej decyzji: aktualizacji BOM-u, korekty czasu operacji, zmiany kolejności zleceń, weryfikacji dostawcy albo poprawienia zasad rejestrowania braków i zwrotów.
ERP pozwala ustalić, gdzie ucieka marża, jeżeli koszt da się połączyć z rzeczywistym zdarzeniem. Potrzebne są do tego aktualne normy, kompletne ruchy magazynowe oraz rejestracja czasu, odpadów, braków i poprawek na poziomie konkretnego zlecenia.
Jak raport pre-in-post pomaga kontrolować odchylenia produkcyjne?
Raport pre-in-post (przed-w-trakcie-po) to dwuetapowe badanie lub analiza porównawcza, która zestaw stan początkowy z wynikami końcowymi. Jest on bardzo ważny w kontrolowaniu odchyleń produkcyjnych, ponieważ pozwala porównać dane z trzech etapów realizacji zlecenia.
- W części PRE widoczne są ilości planowane, zakładane zużycie materiałów, czas pracy oraz kalkulowane koszty produkcji.
- Etap IN pokazuje dane rejestrowane podczas wykonywania zlecenia,
- a część POST przedstawia końcowy wynik po jego zamknięciu.
Takie zestawienie pozwala sprawdzić, czy ilość wyprodukowanych wyrobów, zużycie surowców, czas pracy maszyn i pracowników oraz zarejestrowane koszty fabryczne odpowiadają wartościom przyjętym w kalkulacji. Różnice mogą wskazywać na większe zużycie materiału, dłuższy czas operacji, dodatkowe przezbrojenia, odpady albo błędne dane technologiczne.
Raport PRE/IN/POST nie powinien więc służyć wyłącznie do kontroli kosztu zakończonego zlecenia. Warto wykorzystywać go także do aktualizacji norm, czasów operacji i kalkulacji kolejnych zleceń, aby planowane koszty były bliższe rzeczywistym warunkom produkcji.
