Są drogie, zarezerwowane dla dużych przedsiębiorstw, a proces wdrożenia utrudnia codzienne funkcjonowanie firmy… Wokół systemów ERP utrwaliło się wiele przekonań, które nie zawsze są zgodne z rzeczywistością. Postanowiliśmy przyjrzeć się 7 mitom i wyjaśnić pewne nieporozumienia. Życzymy dobrej lektury!
Mit nr 1: system ERP jest drogi
Panuje dość powszechny pogląd, że system ERP to zawsze wielomilionowa inwestycja. W wielu firmach, szczególnie mniejszych, sam temat ERP odkładany jest „na później”, bo w świadomości kadry zarządzającej pojawia się obawa przed dużymi kosztami. Doświadczenia dużych korporacji, które rzeczywiście przeznaczały ogromne budżety na złożone projekty obejmujące wiele oddziałów i setki użytkowników, ugruntowały obraz ERP jako rozwiązania dostępnego tylko dla nielicznych.
Jak jest naprawdę?
Koszty wdrożenia ERP mogą sięgać nawet kilku milionów złotych – ale dotyczy to projektów, w których system obejmuje całą grupę kapitałową, różne kraje i pełną integrację z wieloma aplikacjami. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw skala inwestycji wygląda inaczej. W modelu chmurowym system ERP można wdrożyć już od około 10 000 zł miesięcznie. Koszt zależy od liczby użytkowników, wybranych modułów i zakresu funkcjonalności, dzięki czemu ERP staje się dostępny także dla firm z sektora MŚP.
Przeczytaj także:
Mit nr 2: ERP jest tylko dla dużych firm
Wielu przedsiębiorców postrzega ERP jako narzędzie, które ma sens dopiero wtedy, gdy firma zatrudnia setki pracowników i ma skomplikowaną strukturę. Takie myślenie utrwala się zwłaszcza wtedy, gdy przykładami są globalne koncerny wdrażające systemy obejmujące tysiące użytkowników. W efekcie średnie i mniejsze organizacje często odkładają decyzję o wdrożeniu, uznając, że „to jeszcze nie dla nas”.
Jak jest naprawdę?
ERP jest rozwiązaniem skalowalnym. W mniejszej firmie można uruchomić tylko wybrane moduły, na przykład te odpowiadające za magazyn, sprzedaż czy planowanie produkcji. System można rozbudowywać stopniowo, w miarę jak firma rośnie i pojawiają się nowe potrzeby. Dzięki temu ERP nie jest domeną wyłącznie korporacji, ale także praktycznym narzędziem wspierającym rozwój przedsiębiorstw z sektora MŚP.
Przeczytaj także:
Mit nr 3: proces wdrożenia systemu ERP utrudnia bieżące funkcjonowanie firmy
Często pojawia się obawa, że wdrożenie ERP „sparaliżuje” organizację. Panuje przekonanie, że przez wiele miesięcy pracownicy zamiast zajmować się codziennymi obowiązkami, będą uczestniczyć tylko w szkoleniach, testach i spotkaniach projektowych. W tle pojawia się też strach, że w trakcie wdrożenia firma nie poradzi sobie z bieżącą produkcją czy obsługą klientów, bo cały wysiłek zostanie przeniesiony na implementację systemu.
Jak jest naprawdę?
Wdrożenie ERP wymaga zaangażowania pracowników, ale dobrze zaplanowany projekt nie powinien blokować codziennych działań firmy. System wdraża się etapami – zaczynając od najważniejszych obszarów, a dopiero później rozszerzając go na kolejne. Dzięki temu przedsiębiorstwo może pracować równolegle: realizować zamówienia, obsługiwać klientów i rozwijać biznes, jednocześnie uczestnicząc we wdrożeniu. W praktyce część zadań jest rozłożona na harmonogram, tak aby nie przeciążać kluczowych działów i nie zakłócać bieżącej działalności.
Przeczytaj także:
Mit nr 4: system ERP służy tylko do księgowości i magazynu
Wiele osób sprowadza ERP do prostego narzędzia wspierającego finanse i stany magazynowe. To podejście wynika z historii, ponieważ pierwsze programy klasy ERP faktycznie skupiały się na ewidencji towarów i rozliczeniach.
Jak jest naprawdę?
Nowoczesne programy takie jak Vendo.ERP obejmuje niemal wszystkie procesy w firmie: od wsparcia sprzedaży, przez zarządzanie produkcją, aż po aż po procesy logistyczne i relacje z klientami. To narzędzie integrujące wiele obszarów działalności w jednym miejscu, a księgowość i magazyn są jedynie częścią całości.
Przeczytaj także:
Mit nr 5 : wdrożenie ERP kończy się w momencie uruchomienia systemu
Często słyszymy, że dzień „startowy” to definitywne zakończenie procesu wdrożenia systemu ERP. To przekonanie pojawia się zwłaszcza tam, gdzie ERP postrzega się jako jednorazową inwestycję.
Jak jest naprawdę?
Wdrożenie ERP to proces. Po uruchomieniu systemu następuje etap stabilizacji, szkolenia użytkowników i stopniowego rozszerzania funkcjonalności. Firmy często decydują się na kolejne moduły dopiero po kilku miesiącach, gdy pierwsze obszary zaczynają działać sprawnie.
Mit nr 6: System ERP generuje koszty, które się nie zwracają
Wielu przedsiębiorców widzi w ERP wyłącznie wydatek. Brak szybkiego efektu finansowego sprawia, że wdrożenie traktują jako „koszt stały”, który trudno uzasadnić.
Jak jest naprawdę?
ERP pozwala usprawnić procesy, ograniczyć straty i skrócić czas realizacji zleceń. Oszczędności wynikają z lepszego planowania produkcji, redukcji błędów i mniejszej liczby opóźnień. W perspektywie kilku lat system realnie wpływa na rentowność firmy.
Przeczytaj także:
Mit nr 7: ERP ogranicza elastyczność firmy
Niektórzy uważają, że ERP „usztywnia” działania oraz wymusza procedury i blokuje swobodę pracowników. Obawy są szczególnie silne w firmach przyzwyczajonych do pracy na elastycznych arkuszach i prostych narzędziach, gdzie każdy może wprowadzać dane według własnych zasad. W tle pojawia się też przekonanie, że skoro ERP obejmuje wszystkie procesy, to po wdrożeniu firma będzie musiała dopasować się do systemu, a nie odwrotnie.
Jak jest naprawdę?
ERP porządkuje procesy, ale nie ogranicza elastyczności. System można skonfigurować zgodnie z praktyką firmy, a jego zadaniem jest ujednolicenie i przyspieszenie działań. Ważną cechą ERP jest skalowalność. Oznacza to, że można go rozwijać krok po kroku, zaczynając od kilku modułów i stopniowo dodając kolejne, gdy pojawiają się nowe potrzeby. Skalowalność dotyczy także liczby użytkowników: system sprawdzi się zarówno w mniejszej organizacji, jak i w dużym przedsiębiorstwie, które z czasem zwiększa zakres jego wykorzystania. Dzięki temu zamiast sztywnego narzędzia ERP staje się rozwiązaniem, które rośnie wraz z firmą i wspiera jej rozwój.
Przeczytaj także:
