Wdrożenie systemu ERP to strategiczna decyzja, której celem jest poprawa efektywności operacyjnej, optymalizacja kosztów i zwiększenie konkurencyjności firmy. Aby ocenić skuteczność inwestycji, należy przeprowadzić analizę zwrotu z inwestycji (ROI). Pozwala ona jednoznacznie określić, czy system ERP zapewnia wymierne korzyści oraz w jakim czasie koszty wdrożenia zostają zrekompensowane.
W tym kontekście warto dodać, że oczekiwany wskaźnik ROI powinien być punktem wyjścia już na etapie wyboru systemu ERP oraz zdefiniowania oczekiwanych korzyści wynikających z jego wdrożenia. Mówiąc metaforycznie, już na początku warto ustalić, do jakiego portu zmierzamy. Warto dodać, że pomiar ROI dostarcza także danych, które umożliwiają podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących rozwoju oprogramowania oraz optymalizacji konkretnych działań biznesowych i operacyjnych.
Co to jest ROI?
W kontekście wdrożenia ERP analiza ROI pozwala ocenić, w jakim stopniu inwestycja w system wpłynęło na poprawę procesów biznesowych, wzrost efektywności oraz redukcję kosztów.
Dzięki ROI możliwe jest określenie rzeczywistego wpływu wdrożenia systemu ERP na przedsiębiorstwo, co ułatwia zarządzanie kosztami oraz planowanie kolejnych modernizacji. ROI umożliwia także analizę trendów i długoterminowych efektów transformacji cyfrowej. Kluczowe jest uwzględnienie zarówno kosztów, jak i uzyskanych oszczędności w różnych obszarach działalności, takich jak produkcja, logistyka czy obsługa klienta. Odpowiednio przeprowadzona analiza ROI może pomóc w optymalizacji strategii operacyjnej i budowaniu przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.
Jak obliczyć ROI po wdrożeniu ERP?
Trzeba podkreślić, że zwrot z inwestycji w system ERP nie jest zwrotem jednorazowym. System ERP bowiem „zwraca się” każdego roku, a zatem rozsądnym rozwiązaniem jest obliczanie rocznego wskaźnika ROI, który ilustruje korzyści, jakie zapewniło wdrożenie ERP w ciągu 12 miesięcy w stosunku do poniesionych nakładów inwestycyjnych.
Aby obliczyć roczny zwrot z inwestycji (ROI) po wdrożeniu systemu ERP, można zastosować wzór:
Co obejmują koszty inwestycji w system ERP i jego wdrożenie?
Podstawowym elementem, który jest niezbędny do obliczania wskaźnika ROI są koszty, które można podzielić na bezpośrednie i pośrednie.
Przykładowe koszty bezpośrednie
- Zakup systemu ERP
- Koszty licencji i subskrypcji
- Ewentualna rozbudowa infrastruktury IT
- Zakup sprzętu komputerowego i serwerowego
- Wynagrodzenia zespołu wdrożeniowego
- Koszty konsultingowe i integracyjne
Przykładowe koszty pośrednie
- Konieczność aktualizacji powiązanych systemów
- Przestoje w pracy spowodowane szkoleniami
- Spadek produktywności w okresie przejściowym
- Koszty adaptacji procesów biznesowych do nowego systemu
Co obejmują korzyści? Stopa zwrotu z inwestycji w ERP
Mówiąc stopie zwrotu z inwestycji w system ERP korzyści można podzielić na łatwo mierzalne oraz efekty długofalowe, które pośrednio wpływają na wzrost konkurencyjności oraz wzrost satysfakcji klientów.
Korzyści, które łatwo zmierzyć i policzyć
Do łatwo policzalnych korzyści wynikających z zakupu i wdrożenia systemu ERP można zaliczyć:
- oszczędność czasu – redukcja czasu pracy poświęcanego na powtarzalne czynności, dzięki automatyzacji procesów;
- wzrost wydajności produkcji, czyli podniesienie poziomu produkcji bez zatrudnienia nowych pracowników i rozbudowy parku maszynowego;
- oszczędności materiałowe wynikające ze skuteczniejszego zarządzania zasobami.
Korzyści pośrednie i długofalowe
Zakres korzyści długofalowych wynikających z wdrożenia systemu ERP jest bardzo szeroki. Wszystkie razem wpływają pozytywnie na rentowność przedsiębiorstwa, wzrost konkurencyjności oraz zwiększenie poziomu zaufania, satysfakcji oraz lojalności klientów. Efektem jest szansa na szybszy rozwój, zdobycie silniejszej pozycji na rynku i docelowo zwiększenie sprzedaży.
Do korzyści długofalowych wynikających z wdrożenia systemu ERPP można zaliczyć, m.in:
- redukcję błędów;
- poprawę terminowości realizacji zleceń;
- poprawę standardów obsługi;
- zmniejszenie liczby reklamacji;
- minimalizację ryzyka kar umownych.
Przyczyniają się one z jednej strony zmniejszenia kosztów, a z drugiej strony do poprawy satysfakcji klienta, a co za tym idzie pośrednio do wzrostu sprzedaży.
Wskaźnik ROI a punkty odniesienia i dane porównawcze
Aby rzetelnie ocenić efektywność wdrożenia ERP i obliczyć ROI, konieczne jest ustalenie bazy, czyli punktów odniesienia, w stosunku do których będziemy rozpatrywać wzrosty lub spadki w danym momencie. Bez bazy i punktów odniesienia będzie nam bardzo trudno określić, czy i w jakim stopniu system ERP przyczynił się do poprawy wyników biznesowych.
Mierzalne korzyści wdrożenia ERP wpływające bezpośrednio na wynik finansowy
Obniżenie kosztów operacyjnych – zmniejszenie kosztów produkcji, logistyki i administracji dzięki automatyzacji procesów.
Redukcja kosztów zapasów – lepsze zarządzanie magazynem i optymalizacja stanów magazynowych zmniejsza zamrożony kapitał.
Zwiększenie produktywności – krótszy czas realizacji procesów dzięki automatyzacji, co pozwala obsłużyć więcej klientów przy tych samych zasobach.
Poprawa wskaźników OEE (Overall Equipment Effectiveness) – lepsze planowanie produkcji zmniejsza przestoje i zwiększa wykorzystanie maszyn.
Zwiększenie wskaźnika rotacji zapasów – szybsze przemieszczanie towarów między magazynem a klientami zmniejsza kapitał zablokowany w produktach.
Zmniejszenie liczby błędów i reklamacji – dzięki lepszej kontroli jakości i eliminacji błędów ludzkich.
Lepsza windykacja należności – systemowe monitorowanie płatności skraca cykl konwersji gotówki.
Optymalizacja kosztów zatrudnienia – eliminacja zbędnych stanowisk lub przesunięcie pracowników do bardziej strategicznych działań.
Poprawa marży operacyjnej – dzięki lepszemu planowaniu produkcji i zakupów można negocjować lepsze ceny surowców i komponentów.
Zwiększenie sprzedaży – poprawa obsługi klienta, lepsze prognozowanie popytu i efektywniejsze zarządzanie ofertami.
Korzyści wpływające pośrednio na długofalowy rozwój firmy
Lepsza skalowalność biznesu – ERP umożliwia łatwiejszą rozbudowę firmy i obsługę większej liczby zamówień bez proporcjonalnego wzrostu kosztów.
Poprawa transparentności i spójności danych – wszystkie działy operują na tych samych informacjach, co eliminuje chaos i sprzyja lepszym decyzjom.
Większa elastyczność – szybka adaptacja do zmian rynkowych, np. nagłe skoki popytu czy problemy w łańcuchu dostaw.
Lepsza zgodność z regulacjami (compliance) – łatwiejsze raportowanie podatkowe, finansowe i zgodność z przepisami prawa.
Optymalizacja procesów decyzyjnych – dostęp do dokładnych danych w czasie rzeczywistym poprawia strategię firmy.
Wzmocnienie relacji z klientami – integracja z CRM i automatyzacja obsługi klienta przekłada się na większą lojalność klientów.
Większa retencja pracowników – lepsze zarządzanie HR, płacami, premiami i KPI pracowników wpływa na ich satysfakcję i zmniejsza rotację.
Optymalizacja łańcucha dostaw – lepsze planowanie zakupów i synchronizacja z dostawcami zwiększa stabilność operacyjną.
Budowanie przewagi konkurencyjnej – sprawniejsze zarządzanie pozwala szybciej reagować na potrzeby klientów i rynkowe zmiany.