Wiele firm korzysta z Excela jako programu do planowania produkcji. W dynamicznym środowisku okazuje się jednak, że arkusze kalkulacyjne mają wiele ograniczeń. Przyjrzyjmy się zatem funkcjom, które bardzo się przydają oraz deficytom, które utrudniają zarządzanie danymi. Zapraszamy do lektury.
Co to jest Excel?
Excel to program używany na całym świecie od blisko czterdziestu lat, ponieważ zadebiutował w 1987 roku jako część oprogramowania MS Office firmy Microsoft. Używają go niemal wszyscy na bardzo różnych poziomach zaawansowania. W Excelu powstają zarówno plany finansowe i rozliczenia kadrowe w małych firmach, jak i szczegółowe obliczenia w wielkich korporacjach. Excel znajduje zastosowanie nieskończenie wielu obszarach. Używa się go także jako programu do planowania produkcji.
Funkcje Excela jako programu do planowania produkcji
- Arkusze kalkulacyjne – Excel pozwalają na przechowywanie i organizację danych produkcyjnych, takich jak listy materiałowe (BOM), zapasy, harmonogramy produkcji oraz dostępność zasobów.
- Formuły i funkcje obliczeniowe – użytkownicy mogą wykorzystać wbudowane formuły do automatyzacji obliczeń, takich jak prognozowanie zapotrzebowania na surowce, sumowanie kosztów produkcji czy obliczanie wydajności maszyn.
- Tworzenie wykresów i wizualizacja danych – program umożliwia wizualizację wskaźników produkcyjnych, takich jak tempo produkcji, poziom zapasów lub analiza trendów popytu.
- Filtrowanie i sortowanie danych – za pomocą funkcji filtrowania i sortowania można łatwo przeszukiwać i organizować dane produkcyjne, np. analizować wydajność maszyn lub identyfikować najważniejsze surowce do zakupu.
- Szablony i harmonogramy produkcyjne – Excel pozwala tworzyć i używać gotowych szablonów do planowania produkcji oraz harmonogramów pracy maszyn i zasobów.
- Makra do automatyzacji – umożliwiają automatyzację powtarzalnych procesów, takich jak generowanie raportów produkcyjnych lub aktualizacja planów produkcji.
- Analiza danych historycznych – Excel pozwala analizować dane z poprzednich okresów produkcyjnych, co pomaga w prognozowaniu przyszłego popytu oraz optymalizowaniu procesów.
Z czego wynikają ograniczenia Excela?
Złożoność dużych projektów
W firmach o dużych wolumenach produkcji, planowanie w Excelu staje się skomplikowane. Rozbudowane plany mogą wymagać tysięcy rekordów i wielu powiązanych arkuszy, zawierających szczegółowe informacje o marszrutach produkcyjnych i listach produktów (BOM – Bill of Materials). Zarządzanie tak rozbudowanymi arkuszami może być czasochłonne i podatne na błędy.
Ręczna aktualizacja danych
Jednym z największych wyzwań jest konieczność ręcznej aktualizacji informacji. W dynamicznych branżach, gdzie popyt często się zmienia, plany sprzedażowe i produkcyjne muszą być regularnie modyfikowane. Ręczna edycja może być żmudna, zwłaszcza że plik może edytować jednocześnie tylko jedna osoba.
Ograniczona współpraca zespołowa
W Excelu równoczesna edycja plików przez wielu użytkowników jest utrudniona, a przy dużych projektach mogą występować problemy z synchronizacją danych. Dla produkcji, gdzie współpraca między działami jest kluczowa, to znaczące ograniczenie. Brak możliwości jednoczesnej pracy nad planami produkcyjnymi może prowadzić do opóźnień i nieścisłości w danych.
Brak automatyzacji procesów
Excel, mimo że oferuje makra, nie zapewnia zaawansowanej automatyzacji, która jest niezbędna w złożonych procesach produkcyjnych. Każda zmiana w planie wymaga ręcznego wprowadzania modyfikacji, co zwiększa ryzyko błędów oraz spowalnia cały proces aktualizacji.
Brak integracji z innymi systemami
Excel nie jest narzędziem, które łatwo integruje się z systemami ERP, CRM czy systemami magazynowymi. W przypadku bardziej zaawansowanych firm produkcyjnych, które korzystają z wielu systemów jednocześnie, brak integracji powoduje konieczność ręcznego przesyłania danych między systemami, co zwiększa ryzyko błędów oraz opóźnia procesy.
Ograniczona skalowalność
Excel dobrze działa w mniejszych projektach, ale gdy firma się rozwija, liczba danych i złożoność procesów rosną. W takich przypadkach Excel zaczyna zawodzić, ponieważ nie jest przystosowany do obsługi ogromnych ilości danych i skomplikowanych operacji w sposób efektywny.
Brak zaawansowanych funkcji analizy i raportowania
W porównaniu z dedykowanymi narzędziami do zarządzania produkcją, Excel nie oferuje zaawansowanych opcji raportowania i analizy danych w czasie rzeczywistym. W efekcie analiza wydajności procesów produkcyjnych i identyfikacja problemów mogą być opóźnione, co wpływa negatywnie na możliwość szybkiego reagowania na zmiany.
Problemy z bezpieczeństwem danych
Duże pliki Excela są bardziej podatne na uszkodzenia, a brak zaawansowanych opcji kontroli dostępu może stanowić ryzyko bezpieczeństwa, zwłaszcza gdy poufne dane są przechowywane w jednym miejscu. W firmach produkcyjnych, gdzie dane są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania, jest to poważne ograniczenie.
System ERP jako alternatywa dla Excela w planowaniu produkcji
W miarę jak produkcja staje się coraz bardziej złożona, firmy coraz częściej sięgają po dedykowane systemy ERP do planowania produkcji takie jak Vendo.APS, które zapewniają znacznie większe możliwości niż Excel. Umożliwiają one zintegrowane planowanie, automatyzację procesów oraz współpracę między działami, co eliminuje wiele problemów wynikających z ręcznej obsługi Excela.