Zlecenie produkcyjne zostało zrealizowane, a wyrób gotowy został wydany z magazynu do klienta. Po kilku tygodniach zgłoszona zostaje reklamacja związana z jednym z komponentów. Kierownik produkcji rozpoczyna analizę, ale brakuje informacji o tym, z której partii surowca pochodził wadliwy element i do jakich jeszcze zleceń został wykorzystany. W systemie nie ma ścieżki przepływu materiału. Partie surowców nie były przypisywane do konkretnych operacji. Dokumentacja częściowo prowadzona była poza systemem, a pracownicy nie rejestrowali numerów partii przy kompletacji.
W takiej sytuacji system WMS rozwiązuje problem u źródła. Umożliwia przypisanie partii materiałowych do każdej operacji magazynowej i produkcyjnej, budując pełną ścieżkę identyfikowalności surowca, komponentu i wyrobu gotowego. Traceability przestaje być dokumentacyjnym obowiązkiem, a staje się realnym narzędziem kontroli jakości i bezpieczeństwa procesów. Przyjrzyjmy się szczegółom.
Co to jest WMS?
WMS, czyli Warehouse Management System, to program zarządzania magazynem, który odpowiada za planowanie, kontrolę i rejestrację wszystkich operacji logistycznych realizowanych w magazynie. Obejmuje między innymi przyjęcia towarów, składowanie, relokacje, kompletację, wydania, inwentaryzację oraz obsługę zwrotów.
WMS umożliwia identyfikację lokalizacji, kodów towarów, partii i nośników logistycznych z wykorzystaniem kodów kreskowych lub kodów 2D. Pracuje w czasie rzeczywistym i automatyzuje przepływ danych między magazynem a innymi obszarami przedsiębiorstwa.
Najczęściej jest zintegrowany z systemem ERP jako jeden z jego modułów, co pozwala na bezpośrednie powiązanie danych magazynowych z procesami zakupów, sprzedaży, produkcji i kontroli jakości. Dzięki temu WMS nie tylko wspiera operacje magazynowe, ale również dostarcza spójnych danych wykorzystywanych w traceability, bilansowaniu zapasów i rozliczaniu zleceń produkcyjnych.
Czym jest Traceability?
Traceability to zdolność do identyfikacji materiałów, komponentów i wyrobów gotowych w całym łańcuchu operacyjnym przedsiębiorstwa. Oznacza możliwość odtworzenia, które partie surowców zostały wykorzystane w konkretnych zleceniach produkcyjnych, gdzie zostały przyjęte, jakie miały parametry jakościowe i do jakich odbiorców trafiły gotowe produkty.
W praktyce traceability wymaga rejestrowania każdej operacji logistycznej i produkcyjnej wraz z przypisaniem numerów partii, terminów przydatności, identyfikatorów dostawców, numerów zleceń oraz lokalizacji magazynowych. Dane te muszą być powiązane w sposób umożliwiający szybkie prześledzenie historii komponentu lub produktu na każdym etapie procesu.
Traceability może mieć charakter wsteczny (ang. backward traceability), czyli pozwala ustalić, z jakich materiałów powstał dany produkt, oraz charakter do przodu (ang. forward traceability), czyli umożliwia ustalenie, dokąd trafiły produkty zawierające materiał z danej partii. Oba kierunki są niezbędne w przypadku reklamacji, audytów lub wycofań.
Jak działa WMS w kontekście Traceability?
Przyjrzyjmy się najważniejszym aspektom, w których WMS wspiera Tracebility.
Rejestrowanie danych o partiach przy każdej operacji magazynowej
WMS wspiera Traceability już na poziomie przyjęcia materiałów do magazynu. Każda partia surowców lub komponentów może być rejestrowana z przypisanym numerem partii, datą ważności, dokumentem zakupu i identyfikatorem dostawcy. System umożliwia automatyczne nadawanie numerów partii lub rejestrowanie tych, które zostały dostarczone przez producenta. Dane te zostają na stałe powiązane z lokalizacją magazynową, pojemnikiem, nośnikiem logistycznym lub konkretną jednostką logistyczną.
Kolejne operacje, takie jak przesunięcia wewnętrzne, kompletacja, wydania do produkcji czy zwroty, również są rejestrowane z zachowaniem informacji o partii. Operatorzy pracujący z terminalami mobilnymi lub panelami dotykowymi systemu wybierają konkretną partię z listy dostępnych lub skanują ją z etykiety. Dzięki temu każda fizyczna operacja znajduje odzwierciedlenie w systemie w postaci danych, które można później przeanalizować i odtworzyć.
WMS nie tylko rejestruje dane, ale także umożliwia kontrolę ich poprawności. Można zdefiniować reguły wydania według partii o najkrótszym terminie ważności (FIFO lub FEFO), zablokować wydania partii z niezatwierdzonym statusem lub wymusić rejestrowanie dodatkowych parametrów. Taka kontrola zwiększa wiarygodność traceability i eliminuje błędy operacyjne.
Powiązanie materiałów z produkcją i gotowym wyrobem
WMS, pracując w integracji z systemem ERP lub MES, przekazuje dane o numerach partii do zleceń produkcyjnych. Kiedy operator wydaje komponenty na produkcję, system wymaga wskazania konkretnej partii. Informacja ta zostaje zapisana jako część historii zlecenia produkcyjnego i przypisana do konkretnego indeksu wyrobu gotowego lub półproduktu. W efekcie każda wyprodukowana sztuka może zostać powiązana z partiami materiałów, z których powstała.
Jeżeli zakład korzysta z numerów seryjnych dla wyrobów gotowych, WMS umożliwia przypisanie partii komponentów do konkretnych numerów seryjnych. W przypadku produkcji masowej możliwe jest powiązanie wielu numerów seryjnych z tą samą partią komponentu, co pozwala później przeprowadzić analizę z poziomu jednego gotowego produktu i odnaleźć wszystkie istotne informacje o użytych materiałach.
System WMS wspiera także działania w ramach kontroli jakości. Partie mogą mieć statusy zależne od wyników kontroli lub audytu. WMS nie pozwoli na wydanie partii zablokowanej lub niezatwierdzonej do użycia, co chroni traceability przed rozmyciem danych i zwiększa bezpieczeństwo operacyjne.
Szybki dostęp do ścieżki partii i wsparcie dla działań korygujących
W sytuacji zgłoszenia reklamacji, wykrycia niezgodności lub konieczności wycofania produktu z rynku Traceability musi zadziałać natychmiast. WMS generuje raporty, które pozwalają odtworzyć pełną ścieżkę partii w obiegu materiałowym i produkcyjnym. Można przeanalizować, które dostawy zawierały daną partię, gdzie była składowana, do jakich zleceń została przypisana, jakie partie wyrobów powstały z jej udziałem oraz do jakich klientów zostały wysłane gotowe produkty.
WMS umożliwia wyszukiwanie po numerze partii, numerze seryjnym, numerze zlecenia, dacie produkcji lub dacie dostawy. Pozwala to na szybkie ograniczenie zakresu potencjalnego problemu. Zamiast wycofywać całą produkcję z danego dnia, firma może zidentyfikować i zablokować tylko te partie, które miały kontakt z materiałem o nieprawidłowych parametrach.
Dzięki temu Traceability staje się narzędziem realnego wsparcia dla działów jakości, logistyki i serwisu. Pozwala ograniczyć straty finansowe, zwiększa przejrzystość działania i ułatwia spełnienie wymogów audytowych w branżach, gdzie zgodność z normami ISO, IFS, BRC czy GMP jest warunkiem prowadzenia działalności.
Obsługa zwrotów i traceability odwrotne
WMS umożliwia rejestrowanie zwrotów towarów z zachowaniem pełnej identyfikowalności. Dotyczy to zarówno zwrotów od klientów, jak i zwrotów wewnętrznych z produkcji lub z punktów kompletacyjnych. Operator przyjmujący zwrot skanuje etykietę logistyczną, numer partii lub numer seryjny wyrobu. Dane te są powiązane z pierwotnym dokumentem wydania oraz zleceniem, do którego produkt był przypisany.
Dzięki temu możliwe jest szybkie ustalenie, czy zwracany produkt faktycznie pochodził z danej partii, czy też doszło do pomyłki. WMS umożliwia również rejestrację przyczyn zwrotu oraz wykonanie kontroli jakości po przyjęciu. W przypadku wykrycia uszkodzenia lub niezgodności system może automatycznie zablokować partię, z której pochodził produkt, do czasu wyjaśnienia.
Traceability odwrotne „działa w obie strony”. W przypadku reklamacji można prześledzić drogę wyrobu z powrotem do konkretnego surowca. W przypadku fałszywego zwrotu lub zgłoszenia nieuzasadnionej reklamacji można wykazać, że produkt nie pochodził z procesu objętego systemem. Dzięki temu Traceability wspiera nie tylko kontrolę wewnętrzną, ale również ochronę interesów przedsiębiorstwa wobec partnerów zewnętrznych.
Etykietowanie i automatyzacja śledzenia
WMS współpracuje z systemami etykietowania i automatycznej identyfikacji, co pozwala budować Traceability w sposób szybki i bezbłędny. Podczas przyjęcia towaru do magazynu operator może wydrukować etykiety zawierające numer partii, kod towaru, numer dostawy, datę przydatności oraz dane identyfikujące nośnik logistyczny. Etykiety mogą być kodowane w standardzie GS1, co umożliwia ich dalsze wykorzystanie w całym łańcuchu dostaw.
Podczas kompletacji, przesunięć wewnętrznych i wydań operatorzy skanują kody z etykiet. System identyfikuje numer partii i przypisuje go do operacji. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych, co eliminuje ryzyko pomyłek i znacząco przyspiesza pracę. Etykiety mogą być również generowane dla partii produkcyjnych, opakowań zbiorczych, palet i kontenerów.
Automatyzacja śledzenia przez kody kreskowe i terminale mobilne sprawia, że Traceability jest realizowane na bieżąco, a nie w trybie „uzupełniania po fakcie”. WMS może wymusić skanowanie przy każdej operacji, uniemożliwiając jej zakończenie bez wskazania numeru partii lub lokalizacji. Dzięki temu dane o przepływie materiału są kompletne i wiarygodne, co zwiększa użyteczność traceability w analizach, audytach i procesach decyzyjnych.
Konfiguracja WMS pod Traceability
Aby Traceability działało w praktyce, sam system WMS to za mało. Konieczna jest jego odpowiednia konfiguracja i dostosowanie do procesów operacyjnych firmy. W pierwszej kolejności trzeba zdefiniować, które indeksy materiałowe i produktowe będą objęte identyfikacją partii. Następnie należy określić zasady rejestrowania partii przy przyjęciu i ich przypisywania do wydań oraz zleceń.
WMS musi zostać wyposażony w mechanizmy kontroli zgodności: nie pozwoli na wydanie partii z innym statusem, niezatwierdzonej przez kontrolę jakości lub niezgodnej z datą ważności. Można również włączyć reguły pobierania zapasów według strategii FIFO, LIFO lub FEFO lub partii zadeklarowanej w zleceniu. W systemie należy przygotować formaty etykiet z informacjami o partii oraz procedury ich drukowania i skanowania.
Konfiguracja traceability obejmuje także powiązanie WMS z ERP lub MES. Dane o partiach muszą być przekazywane między modułami, aby możliwe było budowanie pełnej historii materiałowej z poziomu zleceń produkcyjnych, dokumentów sprzedaży i raportów serwisowych. Dobrze skonfigurowany WMS działa w tle, wspierając operatorów, a nie wymagając dodatkowych czynności. Dzięki temu traceability staje się naturalną częścią procesu, a nie dodatkowym obowiązkiem.
