Zarządzanie polityką cenową i rabatową w firmie handlowej lub produkcyjnej to proces, który może bezpośrednio wpływać na rentowność, tempo ofertowania i jakość relacji z klientami.
Im więcej wyjątków od standardowej ceny, tym większe ryzyko błędów po stronie handlowców, pomyłek w fakturowaniu lub niespójności między ustaleniami handlowymi a zapisami w systemie.
ERP pozwala zautomatyzować obsługę cenników, kontrolować warunki rabatowe i zapewnić spójność danych między działem handlowym, finansami, magazynem i obsługą klienta. Przyjrzymy się istotnym szczegółom tego zagadnienia.
Zarządzanie cennikiem ogólnym jako baza polityki sprzedażowej
Każdy system ERP pozwala tworzyć standardowe cenniki, które stanowią podstawę wszystkich operacji handlowych. Cennik ogólny to zestawienie cen przypisane do konkretnych grup klientów, produktów lub rynków. Może być wspólny dla odbiorców detalicznych, partnerów hurtowych lub dystrybutorów regionalnych.
Takie cenniki można:
- tworzyć w wielu walutach;
- ustawić jako domyślne dla wybranych klientów lub segmentów;
- przypisać do typu dokumentu sprzedaży lub kanału dystrybucji;
- powiązać z algorytmem marżowym, który automatycznie przelicza ceny.
Cennik ogólny nie wymaga ręcznej edycji przy każdej transakcji. System ERP sam podstawia odpowiednie ceny, co znacząco skraca czas pracy handlowców i zmniejsza ryzyko pomyłki. Kwoty w takich cennikach mogą być aktualizowane automatycznie na podstawie kosztów zakupu, danych z kalkulacji technologicznych lub kursów walut.
Cenniki indywidualne przypisane do klientów
W sytuacji, gdy klient ma wynegocjowane własne stawki, ERP umożliwia przypisanie do jego kartoteki osobnego cennika. Takie ceny są widoczne tylko dla tego kontrahenta i nie wpływają na politykę sprzedażową wobec innych odbiorców.
Indywidualne cenniki:
- pozwalają na przypisanie konkretnej ceny do każdego towaru
- mogą mieć określony termin obowiązywania
- uwzględniają walutę, jednostkę sprzedaży i minimalną partię zakupu
- są automatycznie uwzględniane podczas ofertowania i fakturowania
ERP zapewnia również obsługę indeksów klienta. To oznacza, że kontrahent może składać zamówienia przy użyciu własnych kodów towarów. System automatycznie rozpoznaje te oznaczenia i przypisuje do nich wewnętrzne indeksy oraz właściwe ceny. Taka funkcjonalność przyspiesza realizację zamówień i redukuje liczbę błędów wynikających z niezgodności oznaczeń.
Automatyczne rabaty uzależnione od warunków transakcji
System ERP pozwala zdefiniować i wdrożyć reguły rabatowe, które uruchamiają się automatycznie po spełnieniu określonych warunków. Dzięki temu proces udzielania zniżek nie wymaga każdorazowego zaangażowania handlowca i jest zgodny z polityką sprzedażową firmy. To istotne w organizacjach, które mają wiele akcji promocyjnych, różne progi ilościowe lub zmienne rabaty czasowe.
Rabaty mogą być uzależnione między innymi od:
- ilości towaru w zamówieniu (np. powyżej 50 sztuk)
- wartości dokumentu (np. od 5 tysięcy złotych netto)
- terminu złożenia zamówienia (np. promocja obowiązująca do końca miesiąca)
- rodzaju klienta lub kanału sprzedaży
System ERP pozwala określić nie tylko wysokość rabatu, ale także jego priorytet względem innych promocji. Dzięki temu można kontrolować, które rabaty mają pierwszeństwo w naliczaniu, a które nie powinny się łączyć. Działy handlowe zyskują w ten sposób spójne reguły i eliminują ryzyko przypadkowego przyznania nieautoryzowanej zniżki. Z perspektywy klienta oznacza to szybką i czytelną informację handlową bez zbędnych negocjacji.
Rabaty lojalnościowe i historia zakupowa w systemie ERP
W wielu firmach rabaty nie wynikają z aktualnego zamówienia, lecz z długoterminowej relacji z klientem. System ERP pozwala na powiązanie zniżek z historią zakupową kontrahenta. Takie rozwiązanie daje możliwość automatycznego przyznania rabatu wtedy, gdy klient osiągnie określony próg współpracy, bez konieczności interwencji handlowca.
Najczęściej stosowane scenariusze to:
- rabaty naliczane po przekroczeniu ustalonego obrotu w danym okresie
- zniżki aktywowane przy regularnych zamówieniach w kolejnych miesiącach
- dostęp do specjalnego cennika po spełnieniu określonych kryteriów lojalnościowych
Wdrożenie takich reguł wymaga, by ERP analizował dane historyczne i przypisywał rabaty zgodnie z ustalonymi progami. Dzięki temu handlowcy nie muszą ręcznie weryfikować raportów, a kontrahent od razu widzi korzyść wynikającą z długoterminowej współpracy. To usprawnia obsługę klienta, zwiększa przejrzystość i buduje zaufanie do firmy.
Blokowanie sprzedaży i rabatów przy zaległościach płatniczych
Zautomatyzowany system rabatowy musi uwzględniać nie tylko politykę sprzedażową, ale też ryzyko finansowe. ERP pozwala powiązać naliczanie rabatów z aktualną sytuacją płatniczą klienta. To oznacza, że w określonych przypadkach system może zablokować rabat albo wymusić jego zatwierdzenie przez przełożonego.
Najczęstsze reguły blokujące to:
- aktywne zaległości powyżej określonej liczby dni;
- przekroczenie limitu kredytowego przypisanego do kontrahenta;
- oznaczenie klienta jako podmiotu wymagającego nadzoru.
ERP może automatycznie wyświetlać alerty w momencie tworzenia oferty lub zamówienia. Dzięki temu handlowiec wie, że zniżka nie powinna zostać naliczona albo że potrzebna jest decyzja przełożonego. Taki mechanizm wspiera współpracę między działem handlowym a finansowym i zabezpiecza firmę przed pogłębianiem zaległości przez klientów o niskiej dyscyplinie płatniczej.
Co zyskuje firma zarządzając polityką cenową w systemie ERP?
System ERP umożliwia ustrukturyzowane i bezpieczne zarządzanie wszystkimi warstwami polityki cenowo-rabatowej. Działy handlowe zyskują większą kontrolę, szybszy czas reakcji i eliminację błędów wynikających z ręcznego dopasowywania cen. Z perspektywy zarządu i działu finansowego rośnie przejrzystość, kontrola marży i możliwość szybkiego reagowania na sytuacje zaległościowe.
Najważniejsze efekty wdrożenia polityki cenowej w ERP to:
automatyzacja ofertowania przy zachowaniu indywidualnych warunków klientów;
zmniejszenie liczby pomyłek w wycenach i dokumentach handlowych;
spójność warunków handlowych w całej organizacji;
szybsze wdrażanie promocji i rabatów okresowych;
lepsza ochrona interesów firmy w sytuacjach zaległości.
