W wielu firmach pracownicy spędzają wiele czasu na czynnościach, które same w sobie nie tworzą wartości. Chodzi o przepisywanie danych, wysyłanie powiadomień, pilnowanie terminów, czy ręczne przekazywanie dokumentów.
Każda minuta poświęcona na te powtarzalne czynności mogłaby posłużyć do innych zadań. Nowoczesny system ERP posiadający wbudowany CRM z modułem Workflow pozwalaja przejąć dużą część tych obowiązków.
Żeby rzeczywiście odciążyć pracowników, reguły Workflow muszą być projektowane z myślą o realiach, a nie tylko w oparciu o schematy procesów.
Przyjrzyjmy się szczegółom.
Co to jest Workflow?
Workflow to zestaw reguł, które określają, co system ma zrobić w danym momencie procesu. Mogą to być automatyczne powiadomienia, przesyłanie dokumentów do kolejnych osób, blokady przekroczenia limitów czy generowanie zadań. Dzięki temu pracownicy nie muszą samodzielnie pilnować każdego kroku.
Przykład: zamiast sprawdzać codziennie, które faktury czekają na akceptację, pracownik otrzymuje automatyczne powiadomienie, a system sam przekazuje dokument dalej po zatwierdzeniu. W efekcie uwalnia czas i uwagę od powtarzalnej kontroli.
- Przeczytaj więcej: Workflow – czym jest, jakie daje korzyści, jak działa?
Jak wybierać procesy do automatyzacji, by faktycznie odciążały pracowników?
Sam fakt, że proces można odwzorować w Workflow, nie oznacza jeszcze, że warto go automatyzować. Jeżeli celem jest odciążenie pracowników, priorytetem powinny być te obszary, w których ludzie wykonują najwięcej powtarzalnej i niepotrzebnie manualnej pracy. Poniżej znajdziesz kilka praktycznych kroków, które pozwolą Ci wybrać właściwe procesy.
1. Wypisz czynności powtarzalne i żmudne
Zacznij od prostego pytania: które zadania Twoi pracownicy wykonują codziennie lub kilka razy w tygodniu w dokładnie ten sam sposób?
Może to być, np.
- przepisywanie danych z jednego modułu do drugiego,
- ręczne wysyłanie powiadomień lub przypomnień,
- przesyłanie dokumentów do akceptacji w niezmiennej kolejności.
To obszary, w których Workflow zastąpi rutynowe klikanie, a pracownik będzie mógł zająć się zadaniami wymagającymi analizy czy kontaktu z klientem.
2. Zidentyfikuj procesy obciążone dokumentami
Każdy obieg, w którym występuje duża liczba dokumentów (faktury, zamówienia, reklamacje, raporty), generuje spore ryzyko błędów i opóźnień.
Automatyzacja jest tu szczególnie skuteczna, bo:
- system sam rozpoznaje, do kogo dokument powinien trafić,
- eliminuje ryzyko, że coś utknie „na biurku” lub w skrzynce mailowej,
- ogranicza ręczne sprawdzanie statusów.
Dzięki temu pracownik nie musi być „kurierem dokumentów”, tylko zajmuje się ich treścią i podejmuje decyzje, gdy faktycznie są potrzebne.
3. Poszukaj punktów, w których proces się zatrzymuje
„Przestoje” to najczęstszy sygnał, że warto wdrożyć Workflow. W praktyce chodzi o sytuacje, w których zadanie utknęło, bo ktoś nie dostał powiadomienia, zapomniał o terminie albo nie wiedział, że to właśnie on ma wykonać kolejny krok.
Automatyzacja rozwiązuje ten problem na dwa sposoby:
- system pilnuje kolejności i sam przekazuje zadania dalej,
- ustawia limity czasowe i generuje przypomnienia, gdy coś leży zbyt długo.
Dzięki temu proces płynie bez konieczności ciągłego monitorowania przez pracowników.
4. Oceń potencjał odciążenia pracowników
Nie każdy proces warto automatyzować. Jeżeli w danym obiegu kluczowe są indywidualne decyzje i zmieniające się konteksty (np. negocjacje z klientem), Workflow nie zdejmie pracy z ludzi.
Warto zatem automatyzować tylko te obszary, które:
- nie wymagają interpretacji,
- można opisać prostymi regułami,
- realnie skracają czas pracy pracownika.
Jak utrzymać Workflow w formie, która stale wspiera pracowników?
Workflow nie jest czymś, co definiuje się raz na zawsze. Procesy biznesowe zmieniają się wraz z rozwojem firmy, nowymi regulacjami czy oczekiwaniami klientów. Jeśli reguły pozostaną niezmienione, zamiast odciążać, mogą stać się kolejnym obciążeniem. Dlatego warto podejść do nich tak, jak do produktu, który wymaga stałego utrzymania i aktualizacji.
1. Regularnie testuj działanie reguł
Nie wystarczy sprawdzić Workflow tylko w momencie wdrożenia. Warto co kilka miesięcy przeprowadzać testy:
- czy system nadal obsługuje proces w taki sposób, jakiego potrzebują pracownicy,
- czy nie pojawiły się nowe wyjątki, które wymagają dodatkowych warunków,
- czy automatyzacja nie generuje zbyt wielu powiadomień, które odciągają uwagę.
2. Wdrażaj pilotaże
Zamiast modyfikować reguły dla całej firmy od razu, lepiej uruchamiać pilotaże w wybranych zespołach. Dzięki temu masz kontrolę nad tym, jak proces działa w praktyce i łatwiej zbierasz feedback. Jeśli pracownicy w danym dziale zgłoszą, że nowa reguła faktycznie redukuje ich obowiązki, możesz wprowadzić ją szerzej.
3. Zbieraj opinie od użytkowników końcowych
Najlepszym miernikiem skuteczności Workflow nie jest raport z systemu, ale odpowiedź na pytanie: czy pracownik czuje, że ma mniej powtarzalnej pracy niż wcześniej?
Możesz to sprawdzić poprzez:
- krótkie ankiety po wdrożeniu nowych reguł,
- spotkania z zespołami, na których omawiane są problemy w obsłudze procesów,
- analizę zgłoszeń do działu IT – jeśli ludzie szukają obejść, to znak, że Workflow jest zbyt skomplikowany.
4. Mierz realny efekt w czasie pracy
Dobrze jest porównywać, ile czasu dany proces zajmował wcześniej, a ile zajmuje po wdrożeniu Workflow. Nawet prosta obserwacja – np. faktury przechodzące przez obieg w dwa dni zamiast pięciu – daje jasny sygnał, że automatyzacja działa na korzyść pracowników.
5. Traktuj Workflow jako „żywy organizm”
Reguły Workflow powinny ewoluować wraz z firmą. Każda zmiana struktury organizacyjnej, wprowadzenie nowych przepisów czy zmiana sposobu raportowania to sygnał, że warto sprawdzić, czy automatyzacja nadal wspiera ludzi. Lepiej aktualizować reguły częściej w małych krokach niż raz na kilka lat robić kosztowną rewolucję.
