BPMN w systemie Workflow – Co to jest i jak pomaga automatyzować procesy?

Co to jest BPMN?

BPMN (ang. Business Process Model and Notation) to standard graficzny do modelowania procesów biznesowych w systemach Workflow, który umożliwia tworzenie czytelnych diagramów przedstawiających przepływ zadań w organizacji.  Jego głównym celem jest umożliwienie sekwencyjnych działań poprzez stworzenie przejrzystych i zrozumiałych diagramów przedstawiających kolejne kroki danego procesu. Jest to narzędzie używane zarówno przez osoby techniczne, jak i biznesowe, które pozwala na łatwe komunikowanie procesów i ich automatyzację. Dzięki jednolitym i zrozumiałym standardom BPMN, pracownicy mogą w łatwy sposób analizować i automatyzować zadania w organizacji.

Krótko o długiej historii

Historia BPMN sięga początku lat 2000, kiedy został opracowany przez organizację Business Process Management Initiative (BPMI). W 2005 roku BPMN został przejęty przez Object Management Group (OMG), która dalej rozwijała standard, wprowadzając kolejne wersje. Obecnie BPMN jest uznawanym globalnie standardem, powszechnie stosowanym do projektowania i optymalizacji procesów biznesowych w różnych branżach.

Podstawowe symbole BPMN

W BPMN stosuje się zestaw standardowych symboli, które reprezentują różne elementy procesów biznesowych. Oznaczenia te umożliwiające graficzne przedstawienie złożonych procesów biznesowych w czytelny i zrozumiały sposób, ułatwiają ich analizę i optymalizację.

Poniżej prezentujemy podstawowe symbole BPMN oraz ich znaczenie.

Jak BPMN integruje się z systemami Workflow?

BPMN integruje się z systemami Workflow poprzez standaryzowane modelowanie procesów, które umożliwia płynne przełożenie graficznych diagramów na automatyzowane przepływy zadań w systemach zarządzania procesami. Dzięki temu narzędzia Workflow mogą bezpośrednio wykorzystywać diagramy BPMN do definiowania kolejnych kroków w procesie, przypisywania zadań pracownikom lub systemom, a także do monitorowania ich realizacji. System Workflow odczytuje te diagramy jako instrukcje, które automatyzują przebieg działań w firmie.

Standaryzowane modelowanie procesów w BPMN

Standaryzowane modelowanie procesów w BPMN pozwala na stworzenie zrozumiałych i jednoznacznych schematów, które są łatwe do interpretacji zarówno przez specjalistów IT, jak i osoby zarządzające operacjami. To podejście umożliwia bardziej precyzyjną kontrolę nad procesami, eliminuje ryzyko błędów wynikających z niejasności w przepływie informacji i przyspiesza wdrożenie zmian. W efekcie BPMN w systemach Workflow zwiększa efektywność operacyjną, optymalizuje zasoby, usprawnia komunikację między działami oraz przyspiesza realizację kluczowych zadań w organizacji.

Zalety stosowania BPMN w systemie Workflow

Stosowanie BPMN w systemie Workflow przynosi wiele korzyści, w tym ułatwioną komunikację między działami. Dzięki standaryzowanemu modelowi, wszyscy pracownicy – niezależnie od poziomu technicznej wiedzy – mogą w łatwy sposób zrozumieć, jak działa dany proces.

BPMN dostarcza czytelnych diagramów, które prezentują kolejne kroki oraz zadania w ramach procesów, eliminując nieporozumienia i poprawiając współpracę między zespołami. To ułatwia wymianę informacji i zapewnia, że wszystkie działy działają w zgodzie z ustalonymi procedurami.

Przejrzystość procesów
Dzięki graficznej reprezentacji w BPMN, procesy stają się bardziej zrozumiałe i łatwiejsze do analizy. Firmy mogą z łatwością identyfikować wąskie gardła, niepotrzebne kroki czy obszary wymagające poprawy. Wprowadza to większą przejrzystość w zarządzaniu i umożliwia lepsze zrozumienie całego przepływu pracy, co ułatwia wprowadzanie usprawnień i optymalizację działań.

Automatyzacja i efektywność
Diagramy BPMN można łatwo przełożyć na automatyczne działania, co ogranicza konieczność ręcznej interwencji w procesach biznesowych. Zamiast powtarzalnych i czasochłonnych zadań, procesy mogą być realizowane szybciej, dokładniej i z mniejszym ryzykiem błędów.

To wszystko prowadzi do poprawy efektywności operacyjnej, redukcji kosztów i większej elastyczności firmy w reagowaniu na zmieniające się potrzeby rynku.

Przykład zastosowanie BPMN w modelowaniu procesów

Przykładem zastosowania BPMN w modelowaniu procesów Workflow może być proces obiegu faktur. W systemie Workflow, BPMN umożliwia graficzne przedstawienie wszystkich kroków tego procesu, co pozwala na jego automatyzację i optymalizację.

Przykład procesu zatwierdzania faktur za pomocą BPMN

1. Zdarzenie początkowe (Start Event): proces rozpoczyna się, gdy faktura zostaje wprowadzona do systemu. Może to być ręczne wprowadzenie przez pracownika działu księgowości lub automatyczne otrzymanie faktury elektronicznej.
2. Zadanie: weryfikacja faktury (User Task): pracownik księgowości sprawdza, czy dane na fakturze są poprawne (np. kwota, dane kontrahenta, zgodność z zamówieniem).
3. Bramka decyzyjna (Gateway): po weryfikacji faktury bramka decyduje, czy faktura jest poprawna. Jeśli nie jest poprawna, proces przechodzi do zadania korekty faktury.
4. Zadanie: korekta faktury (User Task): jeśli faktura zawiera błędy, zostaje odesłana do poprawy (np. do działu sprzedaży lub do kontrahenta), a następnie wprowadzona ponownie do procesu.
5. Zadanie: zatwierdzenie faktury (Approval Task): jeśli faktura jest poprawna, przesyłana jest do odpowiedniego menedżera lub działu w celu zatwierdzenia. To zadanie może być przypisane do jednej osoby lub grupy osób (np. przełożonego).
6. Zdarzenie końcowe (End Event): po zatwierdzeniu faktura jest przekazywana do działu księgowości do opłacenia, co kończy proces.

Integracja BPMN z ERP, CRM i narzędziami do analityki

BPMN, jako standard modelowania procesów biznesowych, może być skutecznie zintegrowany z innymi technologiami, takimi jak systemy ERP, CRM i narzędzia analityczne, aby usprawnić zarządzanie i automatyzację procesów.