Cyfrowa rejestracja pracy pozwala ustalić, na jakim etapie znajduje się produkcja, a kontrola kolejności operacji ogranicza ryzyko pominięcia wymaganych czynności. Obsługa braków umożliwia podjęcie decyzji o naprawie elementu zamiast jego automatycznego złomowania, natomiast planowanie dostaw pomaga wcześniej zauważyć ryzyko niedoboru materiału. O tych zastosowaniach Vendo.ERP rozmawiamy na przykładzie firmy MERKSON, specjalizującej się w produkcji komponentów metalowych i obróbce stali.
O rozwoju wdrożenia, integracjach i obsłudze procesów charakterystycznych dla firmy ropowiada nasz konsultant Kamil Grajcarek który opiekuje się projektem i wspiera go od strony analitycznej.
Od czego rozpoczęło się wdrożenie i jak zmieniał się jego zakres?
Początki projektu sięgają okresu, kiedy przedsiębiorstwo działało jeszcze pod nazwą Gorzelak. Już wtedy zakres obejmował produkcję oraz rejestrację pracy bezpośrednio na hali. W kolejnych latach rozbudowywaliśmy system o obsługę następnych procesów, integracje i rozwiązania wynikające z potrzeb użytkowników.
Po podziale przedsiębiorstwa na Gorzelak i Merkson oba podmioty pozostały przy Vendo.ERP, ale zaczęły pracować na osobnych bazach danych. Rozwój wdrożenia w Merkson obejmował między innymi obsługę kolektorów, zbiorcze karty produkcyjne, zarządzanie odpadami użytkowymi oraz procesy kooperacyjne. W ostatnim okresie pracowaliśmy nad harmonogramowaniem, zgłaszaniem i rozpatrywaniem braków, a także importem danych kadrowych i rejestracji czasu pracy z systemu Enova.
Nie był to więc projekt zamknięty w momencie uruchomienia systemu. Zakres zmieniał się wraz z organizacją pracy w firmie i kolejnymi wymaganiami dotyczącymi produkcji, dostaw oraz raportowania.
Jakie informacje operatorzy rejestrują na hali i do czego są one wykorzystywane?
Operatorzy korzystają z czytników produkcyjnych. Rejestrują rozpoczęcie i zakończenie operacji, obsadę, partie wykorzystywanego surowca oraz odpady użytkowe. Mogą również drukować etykiety bezpośrednio z Vendo.ERP. Zapisy są powiązane z KKW, czyli kartami produkcyjnymi, na których prowadzona jest ewidencja przebiegu prac. Taka karta łączy informacje o operacjach z zapisami ich wykonania, dzięki czemu osoby nadzorujące produkcję mogą sprawdzić, kto realizował pracę, kiedy ją rozpoczął i zakończył oraz jakiej partii surowca użył.
Oprócz samej rejestracji wprowadziliśmy warunki kontrolujące kolejność czynności. Rozpoczęcie następnej operacji może być zablokowane, dopóki wcześniejsze działania wymagane w procesie nie zostaną wykonane i prawidłowo zapisane. Ogranicza to ryzyko przekazania elementu do kolejnego etapu z pominięciem wymaganej czynności lub bez zapisu jej wykonania. Kontrola przebiegu produkcji jest więc częścią codziennej pracy operatora.
W Merkson działa również rozszerzenie pozwalające śledzić położenie produkcji przypisanej do danej karty KKW. Podczas rejestracji operator wskazuje aktualną lokalizację na hali. Dzięki temu osoby nadzorujące realizację zlecenia mogą sprawdzić, gdzie znajdują się elementy w trakcie wytwarzania, i ustalić ich położenie przed kolejną operacją. Nie wymaga to wykorzystywania standardowego obiegu dokumentów magazynowych.
Jak przebiegał proces rozbudowy obsługi braków produkcyjnych?
Rozdzieliliśmy zgłoszenie braku od decyzji o dalszym postępowaniu z produktem. Samo zarejestrowanie problemu nie przesądza jeszcze, że element zostanie zezłomowany. Zgłoszenie trafia do obsługi przez osoby decyzyjne, które określają dalszą ścieżkę.
W zależności od przypadku może to być złomowanie, kontynuacja procesu albo naprawa realizowana na nowym przewodniku produkcyjnym. Przewodnik służy w tym przypadku do poprowadzenia i rejestrowania prac naprawczych.
Wdrożenie obejmowało zarówno zgłaszanie braków, jak i ich rozpatrywanie. Firma zachowuje kontrolę nad tym, kto podejmuje decyzję i jakie działania mają zostać wykonane. Jeśli element kwalifikuje się do naprawy, można zaplanować i zarejestrować związane z nią prace. Pozwala to rozpatrzyć możliwość odzyskania wyrobu przed podjęciem decyzji o jego złomowaniu.
Jak w tym środowisku wygląda zarządzanie odpadami użytkowymi?
Odpad użytkowy traktujemy jako materiał, który pozostaje po operacji, ale może zostać wykorzystany w kolejnych pracach. Dlatego jego obsługa wymaga innych zapisów niż samo odnotowanie straty materiałowej.
W MERKSON rozbudowaliśmy rejestrację takich odpadów w powiązaniu z produkcją. Operatorzy uwzględniają je podczas raportowania pracy, a w projekcie pojawiły się również zbiorcze karty produkcyjne wykorzystywane w tym obszarze. Zachowanie informacji o pozostałym materiale pozwala uwzględnić możliwość jego ponownego użycia przy kolejnych pracach i ograniczać zużycie nowego surowca tam, gdzie odpad spełnia wymagania produkcyjne.
Ten proces wiąże się także ze współpracą z TOPS, czyli systemem do nestingu. Nesting polega na rozmieszczaniu kształtów elementów na materiale przed ich wycięciem, tak aby wykorzystać dostępną powierzchnię. Vendo.ERP przekazuje do TOPS dane. W obsługiwanym przeze mnie zakresie informacje zwrotne, na przykład dotyczące odpadu użytkowego, były następnie rejestrowane ręcznie na zbiorczej karcie produkcyjnej. Przekazywanie danych do TOPS nie oznaczało więc automatycznego pobierania wszystkich wyników rozkroju.
MERKOSN korzysta z EDI w kontaktach z odbiorcami z branży motoryzacyjnej. Co obejmuje ta integracja?
EDI (Electronic Data Interchange) to elektroniczna wymiana danych między systemami współpracujących firm. W Merkson obejmuje między innymi prognozy zapotrzebowania przekazywane przez odbiorców. Ich obsługa jest w tym projekcie oznaczona symbolem ZAO. Dla użytkownika jest to obszar pracy z informacjami o przewidywanych potrzebach klientów, których kolejne wersje można porównywać. Prognoza opisuje oczekiwane zapotrzebowanie, dlatego jej zmiany trzeba uwzględniać przy ocenie przyszłych potrzeb produkcyjnych i materiałowych.
Dlatego wdrożyliśmy również mechanizm porównywania plików zapotrzebowań na przestrzeni miesięcy. Użytkownik może sprawdzić, jak odbiorca zmieniał deklarowane potrzeby względem wcześniejszych prognoz.
Firma może dzięki temu wskazać, co zmieniło się w potrzebach odbiorcy, i wykorzystać te informacje przy weryfikacji planów produkcji oraz zaopatrzenia. Porównanie kolejnych prognoz daje również podstawę do rozmowy z klientem o zmianach ilości i ich wpływie na przygotowanie dostaw.
Jakie wymagania odbiorców wpłynęły na sposób pakowania i przygotowania wysyłek?
Uruchomiliśmy obsługę jednostek logistycznych dostosowaną do wymagań Scanii. Jednostka logistyczna to określona porcja towaru przygotowana do transportu i identyfikowana jako całość, na przykład paleta lub pojemnik z wyrobami. W tym przypadku zakres obejmował dedykowane etykiety oraz sposoby pakowania. Wymagania odbiorcy trzeba więc było uwzględnić nie tylko w dokumentach, lecz także w przygotowaniu fizycznej wysyłki i jej oznaczeniu.
Co zmieniło się w obsłudze kooperacji?
Kooperacja oznacza w tym przypadku przekazanie części prac do zewnętrznego wykonawcy. Wdrożyliśmy obsługę wydań do kooperanta za pomocą kolektorów danych, czyli przenośnych urządzeń służących do odczytu i rejestracji danych. Pracownik korzysta z kolektora podczas przekazywania materiałów lub elementów, a zapis wydania jest powiązany z procesem obsługiwanym w Vendo.ERP. Ułatwia to sprawdzenie, co zostało przekazane poza zakład.
Rozwiązania dla kooperacji rozwijaliśmy już w okresie, kiedy takie scenariusze nie były jeszcze dostępne w standardowej wersji systemu. Powstawały więc osobne mechanizmy odpowiadające sposobowi pracy Merkson. To jeden z przykładów obszaru, w którym rozwój projektu wyprzedzał rozbudowę standardowej funkcjonalności.
Wcześniej daty na kartach KKW były uzupełniane ręcznie. Jak wygląda to po wdrożeniu harmonogramowania?
Wyznaczanie dat przejął mechanizm harmonogramowania. Wcześniej użytkownicy ręcznie wpisywali je na kartach produkcyjnych, natomiast obecnie są uzupełniane automatycznie. Ogranicza to pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem terminów oraz ryzyko pomyłek przy ich przepisywaniu.
Samo dojście do tego etapu wymagało kilku podejść. Harmonogramowanie było jednym z trudniejszych obszarów wdrożenia, a przez pewien czas część planowania nadal odbywała się ręcznie. Z perspektywy mojej roli analitycznej nie oceniałbym jeszcze pełnego zakresu codziennego wykorzystania harmonogramowania. Możemy natomiast potwierdzić zmianę sposobu wyznaczania dat na KKW. Ocena dalszych efektów wymaga odniesienia do tego, jak plan jest wykorzystywany i aktualizowany w bieżącej pracy.
W projekcie powstał też moduł planowania dostaw na wykresie Gantta. Co może na nim sprawdzić użytkownik?
Może zobaczyć, jak według aktualnych danych będzie zmieniał się stan danego towaru w czasie. Widok uwzględnia zapotrzebowanie oraz oczekiwane dostawy, dzięki czemu pokazuje również dzień, w którym może wystąpić brak. Osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie może wtedy sprawdzić możliwość przyspieszenia dostawy lub uzgodnić zmianę planu, zanim niedobór wpłynie na realizację produkcji.
Wykres Gantta przedstawia te informacje na osi czasu. Pozwala więc analizować nie tylko wielkość zapotrzebowania i dostaw, ale także ich wzajemne położenie w terminach. To ważne w sytuacji, kiedy dostawa pokrywa ilościowo potrzeby, lecz jest oczekiwana później, niż materiał będzie potrzebny. Przewidywany brak jest przy tym wynikiem aktualnych zapisów w systemie. Zmiana terminu dostawy lub zapotrzebowania zmienia również obraz przyszłej dostępności towaru.
Z jakimi innymi systemami współpracuje Vendo.ERP w MERKSON i jak podzielono ich zadania?
Oprócz EDI i TOPS projekt obejmuje integrację z systemem Enova w zakresie danych kadrowych i RCP, czyli rejestracji czasu pracy. Uruchomiony import pozwala przekazywać te dane do Vendo.ERP, ograniczając potrzebę ich ponownego ręcznego wprowadzania. Trzeba przy tym odróżnić ewidencję czasu pracy pracownika od rejestracji wykonania konkretnych operacji produkcyjnych.
Działa również integracja z zewnętrznym systemem EOD, czyli elektronicznego obiegu dokumentów. To po stronie tego rozwiązania funkcjonują obieg dokumentów oraz obsługa Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
W opisie wdrożenia trzeba zachować ten podział odpowiedzialności. Vendo.ERP obsługuje procesy produkcyjne i współpracuje z innymi aplikacjami, natomiast nie wszystkie funkcje wykorzystywane przez MERKSON są realizowane bezpośrednio w naszym systemie.
Które rozwiązania powstały bezpośrednio w odpowiedzi na potrzeby MERKSON?
Takich obszarów jest kilka. Należą do nich koszyki kosztowe, które wdrażaliśmy jeszcze przed przygotowaniem podobnego mechanizmu w standardzie, rozszerzenia obsługi odpadów użytkowych oraz wspomniane scenariusze kooperacji realizowane przy użyciu kolektorów.
Do tego dochodzą indywidualne raporty, blokady i mechanizmy automatycznie uruchamiające określone działania po wystąpieniu zdarzenia w systemie. Część z nich porządkuje pracę użytkowników, na przykład przez sprawdzanie warunków rozpoczęcia kolejnej operacji, a część automatyzuje wybrane czynności.
Kilka rozwiązań miało początkowo charakter prototypowy. Doświadczenia zdobyte podczas ich wdrażania wykorzystywaliśmy później przy tworzeniu kolejnych funkcjonalności oraz przy innych projektach produkcyjnych.
Jak z perspektywy całego projektu określiłby Pan dzisiejszą rolę Vendo.ERP w Merkson?
System łączy rejestrację zdarzeń na produkcji z obsługą materiałów, kooperacji, wymagań odbiorców i wybranych procesów planowania. Operator zapisuje wykonanie operacji lub zgłasza brak, a te informacje stają się częścią procesu obsługiwanego przez kolejne osoby.
Przez lata rozwijaliśmy zarówno zakres danych, jak i sposób ich wykorzystania. Widać to choćby w obsłudze braków: zapis problemu jest powiązany z decyzją o złomowaniu, kontynuacji albo naprawie. Podobnie przy prognozach odbiorców, gdzie oprócz przyjęcia danych dostępna jest możliwość porównania ich zmian w kolejnych miesiącach. Dalszy rozwój dotyczy dokładniejszego rozliczania produkcji. Będzie to kolejny etap pracy nad tym, aby informacje rejestrowane w procesach operacyjnych służyły również analizie kosztów ich realizacji.
Korzystając z okazji w imieniu swoim i całej naszej firmy dziękujemy Pani Urszuli Truchlewskiej oraz Panom Robertowi Sławkowi, Mateuszowi Stańczykowi, Jackowi Bombce, Sylwestrowi Zieja oraz wszystkim specjalistom MERSKON zaangażowanych we wdrożenie wspólnego projektu.
Wywiadu udzielił Kamil Grajcarek
Od 2018 roku jestem związany z firmą CFI. Specjalizuje się w zakresie wdrażania oraz konfiguracji Vendo.ERP w zakresie zarzadzania produkcją, gospodarką magazynową oraz harmonogramowaniem. Łączy wiedzę procesową z umiejętnościami programistycznymi, tworząc indywidualne rozszerzenia i rozwiązania dostosowane do specyficznych potrzeb oraz konkretnych wymagań klientów. Bierze udział zarówno w procesach wdrożeniowych, jak i w bieżącej obsłudze oraz rozwoju implementowanych systemów.