opublikowano:
04.10.2024 r.
Wielu właścicieli małych firm zastanawia się, ile może kosztować system ERP i od czego zależy cena jego wdrożenia. Co na ten temat sądzisz jako Dyrektor Sprzedaży w firmie CFI Systemy Informatyczne?
Bartłomiej Rutkowski: Koszt wdrożenia systemu ERP dla małej firmy zależy od kilku podstawowych czynników. Przede wszystkim znaczenie ma model licencjonowania systemu ERP, czyli to, czy firma decyduje się na rozwiązanie w chmurze czy na system instalowany lokalnie (on-premise). Systemy chmurowe są zazwyczaj tańsze na starcie, ponieważ nie wymagają zakupu licencji, inwestycji w sprzęt, serwery czy zaplecze IT, wiążą się jedynie z comiesięcznymi opłatami abonamentowymi. Z kolei lokalne wdrożenia ERP mają wyższy koszt początkowy, ale mogą być tańsze w dłuższej perspektywie, jeśli firma posiada odpowiednie zasoby i infrastrukturę IT.
Drugi czynnik to skala i funkcjonalności systemu. Im więcej funkcji potrzebuje firma, tym większe koszty, ponieważ każdy dodatkowy moduł – jak zarządzanie produkcją, magazynem czy relacjami z klientami – wiąże się z dodatkowymi opłatami. Niezwykle ważna jest też analiza przedwdrożeniowa, która ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia specyficznych potrzeb firmy i określenia, jakie moduły są faktycznie niezbędne, a które można wdrożyć później.
Wspomniał Pan o analizie przedwdrożeniowej. Czy mógłby Pan wyjaśnić, na czym ona polega i dlaczego ma wpływ na koszt wdrożenia?
Bartłomiej Rutkowski: Oczywiście. Analiza przedwdrożeniowa to kluczowy etap, który polega na dokładnym zbadaniu potrzeb firmy, jej procesów biznesowych i aktualnych wyzwań. Często firmy, zwłaszcza te mniejsze, nie zdają sobie sprawy, jak złożone mogą być ich procesy operacyjne i które obszary wymagają usprawnień. Analiza przedwdrożeniowa pozwala zidentyfikować te kluczowe obszary, w których system ERP może przynieść największe korzyści.
Podczas tej analizy zespół wdrożeniowy współpracuje z firmą, aby określić, jakie obszary systemu ERP są niezbędne do uruchomienia w pierwszej kolejności, a które mogą poczekać. To pomaga uniknąć nadmiernego rozbudowywania systemu na początku, co mogłoby znacznie podnieść koszty. Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala również zminimalizować ryzyko błędów, niezgodności z założeniami projektu na etapie wdrożenia, co w przyszłości może znacząco wpłynąć na koszty utrzymania i rozwoju systemu.
Czyli rozumiem, że odpowiednio zaplanowana analiza przedwdrożeniowa może pomóc w oszczędnościach?
Bartłomiej Rutkowski: Dokładnie tak. Jeśli firma zainwestuje czas i zasoby w dobrze przeprowadzoną analizę przedwdrożeniową, może zidentyfikować kluczowe obszary, w których wdrożenie ERP przyniesie największe korzyści. To również pozwala na zoptymalizowanie kosztów wdrożenia – unikamy wdrażania niepotrzebnych funkcji czy modułów, których firma może w ogóle nie używać bo na przykład nie będzie jeszcze na to gotowa. W dłuższej perspektywie oszczędności są ogromne, ponieważ dobrze dostosowany system eliminuje konieczność kosztownych poprawek czy zmian w późniejszym czasie.
A co z kosztami powdrożeniowymi? Czy system ERP wymaga dodatkowych inwestycji po zakończeniu wdrożenia?
Bartłomiej Rutkowski: Tak, koszty powdrożeniowe, związane z utrzymaniem systemu to bardzo istotny element, który firmy często pomijają przy kalkulacji całościowych kosztów związanych z wdrożeniem ERP. Po wdrożeniu, system ERP wymaga regularnej konserwacji, aktualizacji oprogramowania oraz wsparcia technicznego. Systemy ERP w chmurze zazwyczaj mają wbudowane aktualizacje i wsparcie w ramach abonamentu, natomiast systemy lokalne mogą wymagać dodatkowych nakładów. W związku z tym warto uwzględnić koszty wsparcia powdrożeniowego planując projekt wdrożenia systemu ERP i zabezpieczyć dostępność konsultantów wdrożeniowych na wypadek pojawienia się problemów lub dostosowania systemu do zmieniających się potrzeb firmy.
A co powiedziałby Pan właścicielom małych firm, którzy obawiają się, że koszty wdrożenia i utrzymania ERP przekroczą ich budżet?
Bartłomiej Rutkowski: Obawy są zrozumiałe, zwłaszcza dla małych firm z ograniczonymi zasobami. Jednak systemy ERP stają się coraz bardziej przystępne cenowo, szczególnie dzięki rozwiązaniom chmurowym, które pozwalają rozłożyć koszty w czasie. Warto również pamiętać, że ERP to inwestycja, która zwraca się w postaci lepszej kontroli nad procesami, optymalizacji zasobów i zwiększenia wydajności pracy a to w efekcie przekłada się na realne korzyści finansowe.
Zachęcam do tego, aby podejść do wdrożenia ERP krok po kroku – zacząć od analizy przedwdrożeniowej, która pomoże oszacować realne potrzeby firmy, a następnie wdrażać moduły stopniowo, zgodnie z budżetem i bieżącymi potrzebami. W miarę rozwoju firmy, system ERP można rozwijać, co zapewnia elastyczność bez konieczności natychmiastowego ponoszenia wysokich kosztów. Kluczem do sukcesu jest staranne planowanie i wybór systemu, który jest skalowalny i dopasowany do specyfiki firmy.
Bardzo dziękuję za wyczerpujące odpowiedzi. Myślę, że wielu właścicieli małych firm dzięki tej rozmowie lepiej zrozumie, jak podejść do wdrożenia systemu ERP i jakie czynniki wpływają na koszty.
Bartłomiej Rutkowski: Również dziękuję za rozmowę.