Zgodność z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) jest obowiązkiem każdej organizacji przetwarzającej dane osobowe. System ERP może wspierać wypełnianie tych wymogów poprzez wdrożenie odpowiednich funkcji i procedur. Poniżej omówimy rozwiązania, dzięki którym nowoczesne programy klasy ERP zwiększają bezpieczeństwo danych zgodnie z wymogami RODO.
Szyfrowanie danych w systemach ERP
System ERP może zapewniać szyfrowanie danych zarówno podczas ich przechowywania, jak i przesyłania. Zastosowanie protokołów szyfrujących transmisję, takich jak TLS oraz algorytmów szyfrujących dane w bazach, takich jak AES, zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego dostępu. Rozwiązanie to wspiera wymóg poufności danych zgodnie z RODO.
Kontrola dostępu do danych osobowych
Kontrola dostępu w systemie ERP pozwala zarządzać uprawnieniami użytkowników w sposób zgodny z RODO. Przypisywanie ról oraz szczegółowych uprawnień do poszczególnych funkcji systemu umożliwia ograniczenie dostępu do danych wyłącznie tym pracownikom, którzy mają uzasadnione potrzeby biznesowe. Zastosowanie uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA) dodatkowo zwiększa poziom ochrony przed nieautoryzowanym dostępem.
Zarządzanie retencją danych osobowych
System ERP może wspierać organizacje w zarządzaniu retencją danych poprzez automatyzację polityk przechowywania danych. W praktyce oznacza to definiowanie okresów przechowywania danych zgodnie z przepisami prawa oraz specyficznymi wymogami biznesowymi.
Rejestrowanie operacji na danych w ERP
RODO wymaga prowadzenia rejestrów wszystkich operacji na danych osobowych, co pozwala na monitorowanie i audytowanie działań związanych z przetwarzaniem danych. System ERP oferuje możliwość śledzenia zmian w danych osobowych, takich jak ich edytowanie, przenoszenie czy usuwanie. Rejestrowanie operacji pozwala na łatwe wykrywanie nieautoryzowanych działań oraz spełnienie wymogów dotyczących raportowania w razie incydentów.
Ocena ryzyka w systemie ERP
RODO wymaga regularnej oceny ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych. System ERP wspiera to zadanie poprzez dostarczanie narzędzi do oceny ryzyka oraz śledzenie integracji z systemami zewnętrznymi. Regularne audyty bezpieczeństwa oraz analiza potencjalnych zagrożeń pomagają w identyfikacji słabych punktów i wdrażaniu odpowiednich środków zabezpieczających.
Zabezpieczenia przed wyciekiem danych
W systemach ERP można wdrożyć mechanizmy ograniczające możliwość nieautoryzowanego kopiowania lub eksportowania danych osobowych poza system. Zastosowanie dodatkowych uprawnień oraz kontrola eksportu danych, szczególnie wrażliwych, zmniejsza ryzyko wycieku informacji. Dzięki temu można lepiej zabezpieczyć dane przed naruszeniami przepisów RODO.