W firmach eksportujących towary do różnych krajów złożoność procesów sprzedażowych rośnie proporcjonalnie do liczby rynków, na których działają. Pojawiają się różnice w walutach, wymaganiach celnych, dokumentacji towarzyszącej przesyłkom, a także w procedurach związanych z certyfikatami jakości, zgodności czy pochodzenia. Manualne obsługiwanie tych zadań zwiększa ryzyko błędów i spowalnia realizację zamówień. W tym kontekście zintegrowany system ERP pozwala uspójnić procesy i działania niezbędne do sprawnego prowadzenia sprzedaży międzynarodowej. Przyjrzyjmy się szczegółom
Zarządzanie wieloma walutami w czasie rzeczywistym
System ERP umożliwia przypisywanie waluty transakcyjnej do konkretnego klienta, zamówienia lub kontraktu. Oznacza to, że każde zlecenie może być wystawione w lokalnej walucie odbiorcy, a dane są automatycznie przeliczane na potrzeby księgowości czy raportów controllingowych.
Najważniejsze funkcje w tym zakresie to:
- automatyczne pobieranie kursów walut z NBP lub innych źródeł (np. EBC, kursy kontraktowe),
- wyliczanie wartości netto/brutto i marży w walucie źródłowej oraz PLN (lub innej walucie bazowej firmy),
- obsługa różnic kursowych – zarówno w przychodach, jak i kosztach,
- raportowanie sprzedaży z rozbiciem na waluty i kraje,
- możliwość definiowania osobnych cenników w różnych walutach dla tych samych produktów.
Z poziomu jednego systemu możliwe jest więc bieżące analizowanie rentowności transakcji w zależności od zmienności kursów i szybkie podejmowanie decyzji dotyczących warunków handlowych.
Automatyzacja dokumentacji eksportowej i odpraw
Przy sprzedaży zagranicznej istotne jest generowanie i kontrolowanie kompletnego zestawu dokumentów wymaganych przy eksporcie – nie tylko faktur, ale także m.in. specyfikacji towarowych, deklaracji pochodzenia, świadectw EUR.1, listów przewozowych, dokumentów CMR czy formularzy SAD.
Moduł ERP dla logistyki eksportowej umożliwia:
- automatyzację kompletacji dokumentów eksportowych na podstawie danych z zamówienia i magazynu,
- przypisanie szablonów dokumentów do konkretnych rynków i typów kontrahentów (np. inne wymagania dla UE, Wielkiej Brytanii czy USA),
- integrację z systemami celnymi (np. PUESC w Polsce) – eksport danych do zgłoszenia celnego, statusy odprawy,
- kontrolę dokumentów przed wysyłką: system może blokować generowanie listu przewozowego bez wymaganych załączników,
- archiwizację i udostępnianie e-dokumentów transakcyjnych – dla działów handlu zagranicznego, logistyki, magazynu i księgowości.
To znacznie ogranicza ryzyko opóźnień z powodu braków formalnych lub nieprawidłowo przygotowanej odprawy.
Zarządzanie certyfikatami i zgodnością produktów na różnych rynkach
W zależności od branży oraz kraju odbiorcy, wymagane mogą być różne typy certyfikatów – jakości (np. ISO, HACCP), zgodności (np. CE, RoHS), pochodzenia (np. Made in EU), lub dokumenty dopuszczające produkt do obrotu (np. REACH).
ERP pozwala:
- powiązać konkretny certyfikat z danym produktem lub jego wariantem,
- określić termin ważności certyfikatu i ustawić powiadomienia o konieczności jego odnowienia,
- dołączać skany lub dokumenty elektroniczne do kartotek produktowych i zamówień,
- automatycznie dołączać wymagane certyfikaty do dokumentów wysyłkowych i handlowych,
- filtrować ofertę produktową pod kątem zgodności z rynkiem – np. nie dopuszczać do sprzedaży produktów bez wymaganych dokumentów na danym rynku.
Dzięki temu handlowcy mogą bezpiecznie oferować produkty zgodne z lokalnymi przepisami, a firma zyskuje lepszą kontrolę nad ryzykiem prawnym i reputacyjnym.
