Wielu managerów, technologów, informatyków i właścicieli firm wpisuje do wyszukiwarki Google słowa „system ERP cena”. Oczekują jasnej i konkretnej odpowiedzi. Niestety, kwestia wyceny jest dość złożona. Koszty mogą się wahać od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych, a koszt całkowity oprogramowania zależy od wielu zmiennych. Spróbujemy przyjrzeć się im nieco bliżej.
1. Rodzaj systemu ERP
Systemy ERP mogą występować w różnych wariantach: lokalnych (on-premise) i chmurowych (cloud-based). Wybór między tymi opcjami ma ogromny wpływ na cenę. Systemy on-premise często wiążą się z wyższymi kosztami początkowymi, ponieważ wymagają zakupu licencji, sprzętu i dodatkowej infrastruktury. Z kolei rozwiązania chmurowe zazwyczaj oferują model subskrypcyjny (abonamentowy), co pozwala na rozłożenie kosztów w czasie, ale wymaga miesięcznych lub rocznych opłat.
2. Licencje i użytkownicy
Cena systemu ERP zależy również od liczby licencji oraz użytkowników. W większości przypadków dostawcy ERP oferują licencje na użytkownika, co oznacza, że im więcej pracowników będzie korzystać z systemu, tym wyższy będzie koszt. Ważne jest więc, aby dokładnie oszacować liczbę osób, które będą aktywnie korzystać z funkcji ERP, i odpowiednio dostosować plan licencyjny.
3. Funkcjonalność i moduły systemu
Koszt ERP wzrasta w zależności od tego, jakie moduły są włączone w systemie. Przykładowo, podstawowe moduły obejmujące finanse czy zarządzanie zapasami mogą być tańsze, ale dodanie zaawansowanych funkcji, takich jak CRM, HR, czy automatyzacja procesów produkcyjnych, generuje dodatkowe opłaty. Warto na wstępie określić, które moduły są rzeczywiście potrzebne, aby nie przepłacać za nieużywane funkcje.
4. Personalizacja i dopasowanie systemu
Implementacja systemu ERP zazwyczaj wymaga jego dopasowania do specyficznych potrzeb firmy. Im bardziej złożone są wymagania, tym wyższe będą koszty. Personalizacja obejmuje takie elementy jak dostosowanie interfejsu, tworzenie niestandardowych raportów czy integracja z innymi systemami używanymi w firmie. To może znacząco zwiększyć koszt całego przedsięwzięcia, dlatego warto rozważyć, które elementy muszą być personalizowane, a które mogą pozostać standardowe.
5. Koszty wdrożenia i szkolenia
Proces wdrożenia ERP to kolejny element, który wpływa na koszt systemu. Wdrożenie zazwyczaj wymaga pracy specjalistów, takich jak konsultanci IT czy integratorzy systemów, którzy konfigurują oprogramowanie, testują je i wprowadzają niezbędne zmiany. Ponadto, szkolenia pracowników, które zapewniają, że użytkownicy potrafią efektywnie korzystać z nowego systemu, są również istotnym kosztem, którego nie można pominąć.
6. Wsparcie techniczne i utrzymanie systemu
Po wdrożeniu systemu ERP konieczne jest utrzymanie oraz zapewnienie wsparcia technicznego. Większość dostawców oferuje różne poziomy wsparcia, od podstawowego po zaawansowane, co również ma wpływ na cenę. Wsparcie obejmuje nie tylko pomoc techniczną, ale również regularne aktualizacje systemu, które mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami, szczególnie w przypadku systemów on-premise.
7. Integracje z innymi systemami
Jeśli firma korzysta już z innych narzędzi IT, takich jak CRM, systemy magazynowe czy oprogramowanie do zarządzania produkcją, konieczna będzie ich integracja z ERP. Koszt tej operacji zależy od stopnia złożoności integracji oraz liczby systemów, które muszą współpracować z nowym ERP. Im bardziej skomplikowana struktura IT, tym wyższe koszty integracji.
8. Rozmiar i skala firmy
Koszt ERP różni się również w zależności od wielkości firmy oraz liczby oddziałów lub lokalizacji, w których system ma być wdrożony. Większe przedsiębiorstwa zazwyczaj potrzebują bardziej zaawansowanych funkcji, a także szerszego zakresu wdrożenia, co automatycznie podnosi cenę. Natomiast mniejsze firmy mogą skorzystać z tańszych, uproszczonych rozwiązań ERP dedykowanych małym i średnim przedsiębiorstwom.