Kiedy handlowiec loguje się do systemu ERP w chmurze podczas spotkania w kawiarni, serwisant przesyła raporty z urządzenia podłączonego do publicznej sieci Wi-Fi, a monter aktualizuje dokumentację na placu budowy, dane firmy są narażone na ryzyko przechwycenia lub utraty.
Innymi słowy, mobilny dostęp do chmurowego systemu ERP oznacza konieczność ochrony informacji w warunkach, w których firma nie ma kontroli nad urządzeniami i sieciami.
Właśnie z tych względów system ERP Online musi stosować zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, które chronią dane na każdym etapie: od logowania użytkownika po zapis zmian w bazie danych. Przyjrzyjmy się istotnym szczegółom.
Co oznacza „bezpieczeństwo danych” w systemie ERP?
Bezpieczeństwo danych w systemie ERP to zestaw środków i mechanizmów, które chronią informacje firmowe przed utratą, nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub niedostępnością. Warto dodać, że system ERP centralizuje wiele procesów biznesowych – od finansów po produkcję – dlatego poziom zabezpieczeń musi odpowiadać skali ryzyka.
Co to oznacza w praktyce?
Ochrona danych przed utratą i zagrożeniami spoza organizacji
W kontekście ERP, zagrożenia zewnętrzne obejmują ataki hakerskie, próby włamań, złośliwe oprogramowanie, a także awarie po stronie dostawców infrastruktury. Skuteczna ochrona wymaga odpowiednich mechanizmów technologicznych oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
- Poufność w kontekście zewnętrznym to przede wszystkim ochrona kanałów komunikacji między użytkownikiem a serwerem, np. poprzez szyfrowanie transmisji danych. System powinien również wykrywać i blokować próby dostępu z podejrzanych adresów IP.
- Integralność danych zabezpiecza się przed manipulacjami z zewnątrz dzięki filtrowaniu zapytań, ochronie przed atakami typu SQL injection i monitorowaniu anomalii w systemie. Ważne jest też, aby system rejestrował każdą zmianę danych i umożliwiał ich audyt.
- Dostępność to ochrona przed zewnętrznymi próbami zablokowania działania systemu, jak ataki typu DDoS. Obejmuje to również redundancję infrastruktury – np. serwerów zapasowych – oraz monitoring ciągłości usług.
- Autoryzacja i uwierzytelnianie stanowią pierwszą linię obrony przed nieautoryzowanym dostępem z zewnątrz. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (np. SMS + hasło) znacząco ogranicza skuteczność prób włamań.
- Zgodność z przepisami w wymiarze zewnętrznym dotyczy przede wszystkim ochrony danych osobowych i informacji wrażliwych w relacjach z klientami i kontrahentami. System powinien zapewniać zgodność z RODO i umożliwiać realizację praw osób, których dane są przetwarzane.
- Ciągłość działania to zabezpieczenie firmy na wypadek zewnętrznych awarii – np. awarii serwerowni, przerwy w dostawie usług chmurowych czy skutków ataku ransomware. Plan awaryjny musi uwzględniać szybkie odtworzenie środowiska ERP na podstawie zapasowej infrastruktury
- Utrata danych z przyczyn zewnętrznych (np. błąd dostawcy usług, pożar, atak szyfrujący dane) może być ograniczona przez przechowywanie kopii zapasowych w kilku lokalizacjach i testowanie ich skuteczności.
Kontrola nad tym, co dzieje się w firmie
Wewnętrzne ryzyka związane są z działaniami pracowników, błędami w procesach, nadmiernym dostępem do danych oraz brakiem nadzoru nad uprawnieniami. Ochrona przed tymi zagrożeniami wymaga precyzyjnych reguł i świadomego zarządzania uprawnieniami.
- Poufność wewnętrzna oznacza ograniczenie dostępu do informacji na podstawie ról w systemie. Pracownik działu zakupu nie powinien mieć dostępu do danych kadrowych czy rozliczeń z klientami, jeśli nie jest to częścią jego obowiązków.
- Integralność danych może być naruszona przez nieumyślne błędy użytkowników – np. edycję danych w niewłaściwym miejscu. Dlatego ważne są ograniczenia edycyjne, walidacje oraz logowanie każdej zmiany z możliwością jej cofnięcia lub prześledzenia.
- Dostępność wewnętrzna to także sprawność działania systemu dla użytkowników operacyjnych. Wszelkie opóźnienia, błędy lub brak dostępu do funkcji mogą powodować przestoje. Odpowiedzialność za wewnętrzne SLA leży po stronie administratorów systemu.
- Autoryzacja i uwierzytelnianie to nie tylko logowanie do systemu, ale także systematyczny przegląd i aktualizacja uprawnień – np. po zmianie stanowiska pracownika lub jego odejściu z firmy. Wewnętrzne luki w tym obszarze mogą prowadzić do nadużyć.
- Zgodność z przepisami wewnętrzna dotyczy dokumentowania procesów, prowadzenia rejestru zgód, weryfikacji dostępu do danych oraz szkoleń pracowników w zakresie przetwarzania informacji zgodnie z prawem.
- Ciągłość działania wewnętrzna obejmuje kompetencje zespołu IT, znajomość procedur awaryjnych przez pracowników i gotowość do przejścia na procedury zastępcze. Nawet najlepiej zaplanowany backup nie zadziała, jeśli nikt nie potrafi go odtworzyć.
- Utrata danych z winy użytkownika (np. przypadkowe usunięcie danych) może być zniwelowana poprzez system wersjonowania, kopie zapasowe wykonywane na poziomie aplikacji i automatyczne mechanizmy przywracania konkretnych fragmentów danych.
Dostępność danych produkcyjnych w trybie online
Menadżerowie, inżynierowie procesu, planiści, logistycy i monterzy lub serwisanci mają pełen dostęp do danych – niezależnie od tego, czy znajdują się w siedzibie głównej, biurze regionalnym czy pracują zdalnie.
Tym samym, każdy uprawniony użytkownik może:
- sprawdzić status zlecenia produkcyjnego w czasie rzeczywistym,
- porównać obciążenie linii w różnych zakładach,
- zatwierdzić plan produkcji lub transfer materiałowy między lokalizacjami,
- monitorować awarie, czasy przestoju i wskaźniki efektywności (np. OEE).
W praktyce oznacza to znaczne przyspieszenie obiegu informacji i bardziej trafne decyzje operacyjne, które nie są oparte na opóźnionych raportach, lecz na aktualnych danych produkcyjnych.
Wdrożenie i użytkowania systemu bez kosztownych inwestycji
Tradycyjne, lokalne wdrożenia systemów ERP wymagają od firmy inwestycji w infrastrukturę IT w każdej lokalizacji, w której system ma działać. Serwerownie, zasilanie awaryjne, klimatyzacja, fizyczne zabezpieczenia, systemy backupu, a także personel IT do ich utrzymania – to koszty, które narastają wraz z liczbą zakładów. W przypadku firm o strukturze rozproszonej, każda nowa lokalizacja oznacza powtórzenie tych wydatków.
ERP dla produkcji w chmurze eliminuje tę konieczność całkowicie. Całe środowisko systemowe – baza danych, logika biznesowa, interfejs użytkownika – znajduje się w chmurze, w bezpiecznym centrum danych dostawcy. Firma uzyskuje dostęp do systemu przez przeglądarkę, bez inwestycji w sprzęt i infrastrukturę.
W modelu chmurowym koszty związane z infrastrukturą IT są przewidywalne, rozliczane miesięcznie lub rocznie w modelu abonamentowym.
W porównaniu do tradycyjnego systemu ERP, firma produkcyjna oszczędza m.in. na:
- zakupie serwerów fizycznych (często w kilku lokalizacjach jednocześnie),
- urządzeniach do backupu i replikacji danych (np. macierze dyskowe, UPS-y),
- kosztach energii elektrycznej związanych z chłodzeniem i zasilaniem serwerowni,
- czasie pracy zespołów IT zajmujących się obsługą awarii, aktualizacjami i zabezpieczeniami,
- outsourcingu usług IT dla mniejszych oddziałów, które nie mają lokalnego specjalisty.
Szyfrowanie transmisji danych
Podczas pracy mobilnej dane przesyłane między urządzeniem a systemem ERP w chmurze muszą być zabezpieczone przed przechwyceniem. Szyfrowanie transmisji — najczęściej za pomocą protokołów TLS 1.2 lub 1.3 — gwarantuje, że nawet jeśli ktoś podsłucha ruch w niezabezpieczonej sieci Wi-Fi, nie uzyska dostępu do treści przesyłanych informacji.
W praktyce:
- logowanie do ERP Online przez otwartą sieć na lotnisku nie powoduje ryzyka przechwycenia danych logowania,
- przesyłane dokumenty, np. raporty serwisowe czy zamówienia klientów, są bezpieczne także wtedy, gdy połączenie jest publiczne i nieautoryzowane.
Wielopoziomowe zarządzanie uprawnieniami
W pracy w terenie ważne jest, aby każdy użytkownik miał dostęp wyłącznie do tych danych i funkcji, które są mu niezbędne do realizacji obowiązków. Chmurowy system ERP pozwala na definiowanie ról użytkowników, ograniczanie widoczności danych oraz stosowanie zasad minimalnych uprawnień (principle of least privilege).
W praktyce:
- serwisant ma dostęp wyłącznie do zgłoszeń serwisowych przypisanych do niego oraz nie widzi danych finansowych klientów,
- handlowiec nie uzyska dostępu do dokumentów projektowych lub informacji o działaniach serwisowych, które nie dotyczą jego klientów,
- monter widzi tylko przypisane mu zlecenia i dokumentacje techniczne bez możliwości przeglądania danych o innych projektach.
Takie zarządzanie dostępem minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego ujawnienia danych, także w przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia.
Mechanizmy kopii zapasowych i odzyskiwania danych
Awaria urządzenia w terenie, błąd aplikacji lub przerwane połączenie internetowe nie mogą prowadzić do utraty danych. Chmurowy ERP Online musi automatycznie tworzyć kopie zapasowe danych użytkowników oraz umożliwiać ich szybkie odtworzenie w przypadku awarii.
W praktyce:
- raporty serwisowe zapisane w trybie offline są przechowywane lokalnie do momentu synchronizacji, a następnie archiwizowane w chmurze,
- każda zmiana danych operacyjnych jest wersjonowana, co umożliwia przywrócenie wcześniejszej wersji zamówienia lub dokumentu w razie błędu,
- dane są automatycznie kopiowane na wiele serwerów (replikacja), co chroni je przed utratą na skutek awarii fizycznej infrastruktury.
Monitorowanie aktywności użytkowników w systemie
Bezpieczny system ERP Online nie tylko zabezpiecza dane, ale również monitoruje, kto, kiedy i w jaki sposób z nich korzysta. Pełna historia aktywności użytkowników jest szczególnie istotna przy pracy zdalnej, gdzie ryzyko przypadkowych lub celowych naruszeń rośnie.
W praktyce:
- każde logowanie, zmiana danych, pobranie dokumentu czy modyfikacja zamówienia jest rejestrowana w systemie,
- w razie nieautoryzowanych działań (np. próby dostępu do danych poza zakresem uprawnień) administratorzy otrzymują automatyczne powiadomienia,
- analiza logów pozwala szybko zidentyfikować źródło problemu lub nadużycia w razie incydentu bezpieczeństwa.
Odkryj system Vendo.Cloud
