Jeśli wpisujesz do wyszukiwarki słowa „erp cena” lub „ile kosztuje system erp w chmurze” to z pewnością oczekujesz konkretnej kwoty. Całościowy koszt systemu ERP zależy jednak od wielu zmiennych. W naszym artykule znajdziesz tzw. widełki cenowe oraz informacje dot. czynników, które wpływają na koszty związane z wdrożeniem systemu ERP i jego użytkowaniem.

Co wpływa na cenę systemu ERP?

Dla osoby odpowiedzialnej za wybór systemu ERP kluczowe jest zrozumienie, z czego ten koszt wynika i jak go oszacować realistycznie – nie tylko na starcie, ale także w dłuższej perspektywie czasowej.

Od obejmuje cena?

Cena systemu ERP to nie tylko wydatek na samą licencję. To całościowy koszt, który uwzględnia takie zmienna jak:

model licencjonowania,
liczbę użytkowników,
liczby modułów,
konfigurację i wdrożenie,
integracji z innymi programami,
szkoleń wdrożeniowych,
zakresu usług serwisowych;
rozbudowy i/lub modyfikacji systemu.

Rodzaje licencji i ich wpływ na cenę systemu ERP

Decyzja o wyborze modelu licencyjnego wpływa bezpośrednio na strukturę kosztów systemu ERP. Oto szczegóły.

1. Licencja wieczysta (on-premise)

To model, w którym firma kupuje licencję na stałe i instaluje system lokalnie (na własnych serwerach).

Widełki cenowe

Jednorazowy koszt licencji: od 10 000 zł do nawet 500 000 zł w zależności od liczby użytkowników i funkcji.
Dodatkowe koszty infrastruktury IT, backupów, zabezpieczeń i aktualizacji.
Koszty opieki i utrzymania po stronie własnego działu IT lub zewnętrznego partnera.

Ten model wymaga większych nakładów początkowych, ale może być bardziej opłacalny w długim okresie (5–10 lat).

2. Licencja na czas określony

System ERP jest udostępniany na konkretny czas (np. 12 miesięcy), z opcją przedłużenia.

Widełki cenowe

Opłata roczna: od 10 000 zł do 100 000 zł, w zależności od wielkości firmy i liczby użytkowników.
Możliwość renegocjacji lub rezygnacji po zakończeniu okresu.

Model często wybierany w sektorze publicznym lub przy projektach pilotażowych.

3. Licencje subskrypcyjna (SaaS / Chmura)

System działa w chmurze i jest rozliczany jako subskrypcja – najczęściej miesięczna lub roczna, z opłatą per użytkownik.

Widełki cenowe

Miesięczna opłata za użytkownika: od 100 zł do 600 zł.

Wsparcie techniczne, backupy, aktualizacje i utrzymanie – zazwyczaj wliczone w cenę.
Brak kosztów infrastruktury IT po stronie firmy.

Model najczęściej wybierany przez firmy szukające skalowalności i elastyczności kosztowej.

Przeczytaj także: Czy ERP w chmurze to optymalne rozwiązanie dla małych firm?

Cena integracji ERP z innymi systemami / programami

System ERP bardzo rzadko działa w pełnej izolacji. W praktyce jego skuteczność zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze zintegruje się z narzędziami, z których firma już korzysta – czy to do sprzedaży, logistyki, planowania produkcji, czy analityki. Dobrze zaprojektowana integracja nie tylko eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, ale też pozwala zachować spójność procesów i ich ciągłość operacyjną. Dzięki temu użytkownicy nie muszą przełączać się między systemami, a kierownictwo otrzymuje bieżący wgląd w sytuację operacyjną całego przedsiębiorstwa.

Typowe integracje

Typowe scenariusze integracyjne obejmują połączenie ERP z systemem CRM (obsługa leadów i klientów), WMS (magazynowanie), MES (produkcja), e-commerce (zamówienia i stany magazynowe), EDI (wymiana danych z kontrahentami), BI (raportowanie), czy systemami kadrowo-płacowymi. Każdy z tych przypadków wymaga indywidualnego podejścia – uwzględniającego architekturę danych, protokoły wymiany informacji oraz możliwości techniczne obu stron.

Z doświadczenia wiemy, że największe wyzwania pojawiają się nie na etapie planowania, ale podczas rzeczywistego przepływu danych – tam, gdzie trzeba rozwiązywać niezgodności między strukturami, uwzględniać walidacje i zapewnić stabilność przesyłu. Dlatego dużą wagę przykładamy do tego, aby integracje były nie tylko możliwe technicznie, ale też płynne w codziennym użytkowaniu i funkcjonalne z punktu widzenia zespołów operacyjnych.

W projektach, które realizujemy, zawsze analizujemy, które systemy powinny zostać objęte integracją już na etapie wdrożenia ERP, a które mogą być przyłączone później – w sposób skalowalny i bez zakłóceń dla działalności firmy.

Przykładowe koszty nowych integracji

Pojedyncza integracja: od 8 000 zł do 50 000 zł, zależnie od stopnia skomplikowania, rodzaju komunikacji (REST/SOAP), ilości przesyłanych danych i konieczności mapowania.
W przypadku systemów posiadających otwarte i dobrze udokumentowane API, możliwe jest ograniczenie kosztów integracji – choć nadal należy przewidzieć czas i środki na testy, obsługę wyjątków oraz dokumentację techniczną i utrzymaniową. Niezależnie od rodzaju systemów, warto zaplanować integrację nie tylko jako koszt techniczny, ale jako projekt optymalizacji procesów, który zwiększa wartość ERP w codziennej pracy zespołu.

Cena wdrożenia systemu ERP – ile to kosztuje?

Wdrożenie to jeden z największych składników kosztowych. Obejmuje analizę potrzeb, parametryzację, migrację danych, testy, konfigurację systemu i uruchomienie.

Szacunkowe widełki wdrożeniowe:

Proste wdrożenie (małe firmy): 10 000–80 000 zł,
Średnie wdrożenie: 80 000–400 000 zł,
Duże wdrożenie (produkcja, wielooddziałowość): powyżej 400 000 zł.

Koszt zależy też od tego, czy wdrożenie realizowane jest przez producenta, autoryzowanego partnera czy zewnętrznego integratora.

Ile kosztują szkolenia z obsługi systemu ERP dla pracowników?

Bez dobrze przeszkolonych pracowników system ERP nie zadziała efektywnie – nawet jeśli zostanie poprawnie wdrożony. To ludzie tworzą realną wartość z systemu, dlatego inwestycja w szkolenia jest konieczna, nie opcjonalna. Szkolenia powinny być dopasowane do ról – inne dla użytkowników operacyjnych, inne dla osób decyzyjnych czy administratorów. W praktyce to właśnie poziom przygotowania zespołu decyduje o tym, jak szybko system zacznie przynosić realne korzyści.

Formy szkoleń:

szkolenia ogólne (dla wszystkich użytkowników systemu),
szkolenia stanowiskowe (dedykowane konkretnym działom i funkcjom),
szkolenia dla administratorów systemu i superużytkowników,
szkolenia powdrożeniowe (uzupełniające, np. przy dodawaniu nowych funkcji lub osób).

Koszty:

Dzień szkoleniowy: od 2 000 zł do 6 000 zł, w zależności od liczby uczestników i poziomu zaawansowania,
Całkowity koszt szkoleń: od 5 000 zł do 50 000 zł, zależnie od zakresu systemu, liczby grup, lokalizacji i potrzeb indywidualnych.

Warto także zaplanować w harmonogramie wdrożenia tzw. okres adaptacji – czas, w którym użytkownicy stopniowo uczą się pracy w systemie, z możliwością zadawania pytań i konsultowania problemów. Z naszego doświadczenia wynika, że firmy, które traktują szkolenia jako integralny element projektu ERP (a nie koszt uboczny), znacznie szybciej osiągają pełne wykorzystanie możliwości systemu.

Cena serwisu i rozbudowy systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP nie kończy projektu – to dopiero początek jego codziennego funkcjonowania w firmie. Niezależnie od tego, czy system działa w chmurze (SaaS), czy lokalnie (on-premise), każda organizacja musi uwzględnić w budżecie koszty serwisu, utrzymania i dalszego rozwoju.

Zakres opieki powdrożeniowej zależy od modelu współpracy z dostawcą. W przypadku rozwiązań chmurowych część usług (np. aktualizacje, backup, monitorowanie) jest najczęściej zawarta w cenie subskrypcji. W modelu on-premise te obowiązki spoczywają zazwyczaj na dziale IT firmy lub zewnętrznym partnerze wdrożeniowym. Niezależnie od modelu, warto zadbać o formalnie określony poziom wsparcia – tzw. SLA (Service Level Agreement), który reguluje czas reakcji, dostępność zespołu serwisowego oraz zakres działań.

Dostępne modele serwisu

Pakiety godzinowe – wykup określonej liczby godzin wsparcia technicznego miesięcznie lub kwartalnie. Ceny: 250–400 zł za godzinę, w zależności od poziomu specjalizacji i dostępności.
Abonament miesięczny (SLA) – stała opłata obejmująca określoną liczbę godzin wsparcia, czas reakcji serwisowej i możliwość konsultacji rozwojowych. Widełki cenowe: 1 000–10 000 zł/miesięcznie, zależnie od złożoności systemu i oczekiwanego poziomu obsługi.

Koszty związane z rozwojem systemu ERP

Dodatkowe koszty mogą pojawić się w przypadku:

aktualizacji wersji systemu ERP (szczególnie w modelu on-premise, gdzie aktualizacje wymagają testów i modyfikacji konfiguracji),
rozszerzania funkcjonalności o nowe moduły, raporty, uprawnienia czy procesy,
integracji z nowymi systemami zewnętrznymi (np. nowy sklep internetowy, nowa platforma BI),
migracji danych lub reorganizacji struktur firmy, np. przy łączeniu oddziałów lub przekształceniach.

Warto także przewidzieć środki na rozwój systemu – bo ERP, który nie rośnie razem z firmą, zaczyna ją ograniczać. Z doświadczenia wynika, że organizacje, które planują utrzymanie i rozwój systemu już na etapie wdrożenia, mają niższe koszty długoterminowe i szybciej adaptują się do zmian rynkowych czy wewnętrznych.

Jak oszacować całkowity koszt ERP w Twojej firmie?

Nie ma jednej wyceny pasującej do każdej organizacji. Koszt ERP zależy od:

liczby użytkowników i ról,
wybranego modelu licencji,
zakresu funkcjonalności,
specyfiki procesów (np. produkcja vs. usługi),
wymagań co do integracji i raportowania.

Podsumowując, system ERP to długofalowa inwestycja, której nie da się oszacować tylko na podstawie ceny licencji. Realistyczna analiza kosztów, która obejmuje obejmująca licencjonowanie, wdrożenie, szkolenia, serwis i rozwój, pozwala lepiej planować budżet i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek po podpisaniu umowy.

Już teraz zapraszamy Cię na fachową i całkowicie bezpłatną prezentację naszego systemu, podczas której porozmawiamy także o kosztach oprogramowania dla Twojej firmy.

Skontaktuj się z nami

kontakt@cfi.pl

+48 (12) 432 30 90