System ERP często kojarzy się z dużym budżetem, długim czasem wdrożenia oraz koniecznością instalacji lokalnej. W związku z tym powstaje pytanie, czy w cena do 10 000 zł rocznie za w pełni funkcjonalny system ERP jest możliwa? Okazuje się, że tak, ponieważ w takim budżecie można zdecydować się na subskrypcyjny model chmurowy. Przyjrzyjmy się szczegółom.
Cena ERP a sposób licencjonowania
Cena systemu ERP zależy w znacznej mierze od wyboru licencji. Spośród wielu dostępnych opcji, dwa najbardziej popularne modele to:
1. Lokalny system ERP (licencja on-premise)
To model, w którym system ERP instalowany jest na serwerach należących do firmy. Cena jego wdrożenia wiąże się z wieloelementowym procesem inwestycyjnym, który obejmuje infrastrukturę i cały proces implementacji.
2. ERP w chmurze (model subskrypcyjny)
To model, w którym w pełni funkcjonalny system ERP działa w środowisku online i jest udostępniany w ramach miesięcznego lub rocznego abonamentu.
Nie wymaga on inwestycji w infrastrukturę lokalną, własne serwery, systemy zabezpieczeń ani rozbudowane zespoły wdrożeniowe. Koszty początkowe są niskie, a uruchomienie systemu możliwe jest w krótkim czasie dzięki gotowym modułom i uproszczonym procedurom wdrożeniowym.
Porównanie kosztów
Wybór między licencją on-premise a modelem subskrypcyjnym wpływa nie tylko na sposób korzystania z oprogramowania, ale przede wszystkim na strukturę kosztów w krótkim i długim okresie. Przyjrzyjmy się szczegółom.
To model, w którym w pełni funkcjonalny system ERP w chmurze udostępniany w ramach miesięcznego lub rocznego abonamentu.
Cena za ERP w chmurze obejmuje:
- opłatę subskrypcyjną – uzależnioną od liczby użytkowników, wybranych modułów i okresu rozliczeniowego,
- konfigurację systemu – dostosowanie standardowych funkcji do struktury organizacyjnej firmy i mapy procesów,
- wdrożenie funkcji gotowych – uruchomienie najważniejszych procesów w ramach istniejących modułów,
- hostowanie i utrzymanie środowiska – w tym kopie zapasowe, aktualizacje, monitorowanie dostępności i bezpieczeństwa,
- opcjonalną rozbudowę – np. o dodatkowe integracje, API lub niestandardowe funkcje w późniejszych etapach użytkowania.
Co wpływa na cenę systemu ERP w chmurze?
- Liczba użytkowników: cena subskrypcji jest zwykle uzależniona od liczby aktywnych użytkowników. W niektórych modelach stosuje się limity miejsc dostępowych lub licencje jednocześnie zalogowanych użytkowników.
- Zakres funkcjonalny – wybór konkretnych modułów, takich jak produkcja, logistyka, finanse, CRM, kadry czy magazyn, bezpośrednio wpływa na koszt. Im więcej obszarów firma chce objąć systemem, tym wyższy poziom konfiguracji i wyższy koszt licencji.
- Zakres konfiguracji – cena wzrasta, gdy konieczne jest dostosowanie standardowych funkcji do niestandardowych procesów, struktur organizacyjnych lub logiki biznesowej firmy.
- Wdrożenie i parametryzacja – część kosztów może dotyczyć jednorazowego przygotowania systemu do uruchomienia, w tym ustawienia środowiska, wprowadzenia danych bazowych, konfiguracji ról użytkowników i workflow.
- Integracje z innymi systemami – połączenie ERP z systemami zewnętrznymi (np. płatności elektronicznych i platformami e-commerce może wiązać się z dodatkowymi kosztami licencyjnymi lub programistycznymi.
- Hosting i zasoby chmurowe – koszt zależy również od zużycia zasobów (pamięci, transferu danych, przestrzeni dyskowej) oraz wymagań dotyczących dostępności, redundancji czy bezpieczeństwa.
- Dostępność wsparcia technicznego – warianty cenowe mogą się różnić w zależności od tego, czy wsparcie obejmuje obsługę 24/7, czas reakcji serwisu, dostępność helpdesku lub konsultanta dedykowanego.
- Skalowalność i plany rozbudowy – jeśli firma planuje zwiększenie liczby użytkowników, uruchomienie kolejnych oddziałów lub dodanie nowych funkcjonalności w kolejnych etapach, może to wpływać na wybór modelu cenowego już na starcie.
- Czas trwania umowy i sposób rozliczania – wybór modelu miesięcznego, rocznego lub kilkuletniego z góry często wiąże się z różnicami cenowymi, rabatami lub dodatkowymi usługami w pakiecie.
Koszty w tym modelu są przewidywalne, skalowalne i rozłożone w czasie. Przykładowo, w cenie początkowej około 10 000 zł rocznie można uruchomić pierwszą wersję operacyjną systemu z dostępem do podstawowego zestawu funkcji. W cenie zawarte są też usługi hostingu oraz dostęp do panelu administracyjnego, bez konieczności zakupu sprzętu czy tworzenia własnej infrastruktury.
Reasumując, cena za system ERP w chmurze może wynosić 10.000 złotych rocznie.
Cena wdrożenia lokalnego systemu ERP on-premise obejmuje:
- koszt licencji – jednorazowy wydatek zależny od liczby użytkowników, zakresu funkcjonalnego i rodzaju modułów,
- infrastrukturę serwerową – zakup i konfigurację własnych serwerów, zabezpieczeń, systemów zasilania awaryjnego oraz przestrzeni dyskowej,
- prace wdrożeniowe – obejmujące instalację, konfigurację, testy oraz migrację danych, realizowane przez zewnętrznych konsultantów lub wewnętrzny dział IT,
- utrzymanie i wsparcie techniczne – w tym cykliczne aktualizacje, backupy, monitoring i reakcję na ewentualne awarie,
- rozbudowę systemu o funkcje dopasowane do specyfiki firmy – co często wymaga dodatkowego programowania i integracji z innymi narzędziami.
Lokalny system ERP generuje znaczne koszty początkowe i długofalowe nakłady na utrzymanie. Z tego względu wiele firm poszukuje bardziej elastycznych i skalowalnych rozwiązań dostępnych w modelu subskrypcyjnym.
Reasumując, cena za system ERP on-premise może wynosić od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych w przypadku dużych przedsiębiorstw.
Jakie firmy najczęściej korzystają z ERP Online?
System ERP Online, taki jak Vendo.Cloud sprawdza się w organizacjach, które chcą szybko wdrożyć narzędzie do obsługi procesów bez inwestycji w serwery i lokalne licencje. Model ten jest szczególnie opłacalny dla firm, które:
- działają w kilku lokalizacjach lub posiadają zespół mobilny,
- nie posiadają rozbudowanego działu IT;
- chcą ograniczyć koszty utrzymania infrastruktury informatycznej,
- chcą rozpocząć wdrożenie etapowo, bez rozbudowanych analiz,
- potrzebują dostępu do systemu z różnych urządzeń i miejsc.
Dla małych firm ważna jest możliwość ograniczenia kosztów startowych, bez rezygnacji z podstawowych funkcji ERP Online.
Dla średnich przedsiębiorstw istotna jest skalowalność i możliwość uruchomienia kolejnych obszarów w miarę rozwoju. Model subskrypcyjny pozwala kontrolować koszty, a zdalny dostęp ułatwia pracę zespołom terenowym, działom technicznym i sprzedażowym.
