Obieg faktur za zakupione usługi i towary w systemie CRM i Workflow to proces, który wpływa na jej sprawność operacyjną. Automatyzacja tego obiegu umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentami finansowymi, szybkie zatwierdzanie płatności oraz śledzenie statusu faktur na każdym etapie. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze zagadnienia związane z integracją systemów CRM i Workflow w zarządzaniu fakturami, od wprowadzania dokumentów, aż po ich zatwierdzanie i archiwizację. Życzymy konstruktywnej lektury.
Znaczenie cyfrowego obiegu faktur w nowoczesnych firmach
Cyfrowy obieg faktur to opcja typu Must Have dla każdej nowoczesnej firmy. Dlaczego? Cyfrowy obieg automatyzuje i upraszcza zarządzanie dokumentami finansowymi, co wpływa na efektywność operacyjną i redukcję kosztów.
Zamiast ręcznego przetwarzania faktur, które jest czasochłonne i podatne na błędy, cyfrowy obieg umożliwia szybkie przekazywanie, zatwierdzanie i archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki temu firmy mogą lepiej kontrolować przepływ gotówki, unikać opóźnień w płatnościach oraz zachować pełną zgodność z regulacjami prawnymi.
Dodatkowo, cyfrowe systemy pozwalają na śledzenie statusu faktur w czasie rzeczywistym, co zwiększa przejrzystość procesów i ułatwia kontrolę finansową. Cyfrowy obieg faktur poprawia także współpracę między działami i zapewnia lepszą dostępność dokumentów, co usprawnia codzienne działania i wspiera skalowanie firmy w dłuższej perspektywie.
W jaki sposób systemy CRM i Workflow wspierają zarządzanie fakturami?
Systemy CRM i Workflow mogą wspierać zarządzanie fakturami za zakupione towary i usługi poprzez automatyzację wszystkich etapów tego procesu. Przechowują one szczegółowe informacje o klientach, takie jak historia zakupów i płatności. Usprawniają proces obiegu faktur zakupowych w firmie, umożliwiając automatyczne przesyłanie dokumentów do odpowiednich działów w celu weryfikacji, zatwierdzenia oraz dokonania płatności. Workflow pozwala na definiowanie sekwencji zadań, takich jak weryfikacja poprawności danych na fakturze, kontrola zgodności z warunkami umowy oraz przypisywanie odpowiedzialności za zatwierdzenie dokumentów. Automatyzacja tych procesów minimalizuje ryzyko opóźnień, błędów oraz zapewnia zgodność z ustalonymi procedurami i terminami płatności.
Modelowanie procesu obiegu za pomocą BPMN
BPMN (Business Process Model and Notation) to graficzny standard do modelowania procesów biznesowych, który umożliwia łatwe odwzorowanie przepływów pracy w firmie za pomocą narzędzia typu „przeciągnij i upuść”. Jest to część konfiguracyjna sytemu obiegu pracy Workflow. W kontekście obiegu faktur w systemie CRM i Workflow, BPMN pozwala na zaprojektowanie pełnego cyklu od momentu wprowadzenia faktury, poprzez weryfikację, akceptację, aż po zaksięgowanie. Użytkownik systemu może definiować punkty decyzyjne, etapy weryfikacji oraz automatyczne powiadomienia dla odpowiednich działów. Dzięki BPMN możliwe jest łatwe modyfikowanie i optymalizowanie procesów w miarę rozwoju firmy, co pozwala na lepszą kontrolę nad terminowością i zgodnością obiegu dokumentów oraz automatyzację wielu zadań związanych z obiegiem faktur. Więcej informacji o tym, jak BPMN pomaga automatyzować procesy znajduje się w artykule BMPN w systemach Workflow .
Obieg faktur w systemie Workflow
Obieg faktur w systemie Workflow to zautomatyzowany proces, który usprawnia zarządzanie dokumentami od momentu ich wprowadzenia do systemu, aż po finalne zatwierdzenie i archiwizację. Warto dodać, że automatyzacja obiegu faktur pozwala na szybki i efektywny przepływ dokumentów i pełną kontrolą nad każdym etapem procesu. Poniżej przedstawiamy obieg faktur w systemie Workflow w wersji krok po kroku.
- Wprowadzenie faktury do systemu: faktura może zostać wprowadzona ręcznie przez pracownika lub automatycznie zaimportowana z systemu ERP, e-maila czy platformy do fakturowania. System Workflow rozpoznaje fakturę i automatycznie rejestruje ją w bazie danych.
- Weryfikacja danych: po wprowadzeniu, faktura przechodzi weryfikację. Sprawdzane są zgodność kwot, danych kontrahenta oraz inne szczegóły, takie jak numer zamówienia czy warunki płatności. System Workflow automatycznie porównuje dane z wcześniejszymi zamówieniami lub umowami, a w przypadku niezgodności generuje alert.
- Obieg między działami: faktura jest automatycznie przekazywana do odpowiednich osób lub działów. Na przykład, może zostać skierowana do działu zakupów w celu potwierdzenia zgodności z zamówieniem lub do działu finansowego w celu weryfikacji budżetu.
- Zatwierdzenie faktury: po pomyślnej weryfikacji, faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za ostateczne zatwierdzenie. Może to być kierownik działu, dyrektor finansowy lub inna osoba z odpowiednimi uprawnieniami.
- Płatność i archiwizacja: po zatwierdzeniu, faktura jest przesyłana do systemu płatności lub księgowości w celu realizacji. Jednocześnie dokument zostaje zarchiwizowany w systemie Workflow, gdzie jest dostępny do późniejszego przeglądu lub audytu.
