Przeniesienie zarządzania firmą do chmury rzadko budzi wyłącznie entuzjazm. Przyjrzyjmy się 10 najczęściej spotykanym obawom związanym z przejściem na chmurę. Dzięki temu łatwiej ocenisz ryzyka, uporządkujesz wątpliwości i sprawdzisz, jak podejść do tematu bez dezorganizowania codziennej pracy firmy.
1. Strach przed nieznanym
Ta obawa wynika głównie z przyzwyczajenia do środowiska lokalnego. Serwery stoją „u siebie”, są fizycznie widoczne, a dział IT ma nad nimi bezpośrednią kontrolę. Chmura bywa postrzegana jako coś nieuchwytnego: system działa „gdzieś”, dane są „poza firmą”, a odpowiedzialność za infrastrukturę przechodzi na zewnętrznego dostawcę. W efekcie zmiana kojarzy się z ryzykiem porównywalnym do skoku w nieznane – bez pełnej wiedzy, co wydarzy się po drodze i jak zareagować w razie problemów.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Sprawdź możliwości systemów chmurowych proponowanych przez różnych dostawców.
- Zweryfikuj elastyczność systemów i sprawdź, który z nich już na starcie najlepiej spełnia konkretne potrzeby biznesowe Twojej firmy.
- Umów się na konsultację z wybranym dostawcą i zapytaj o kwestie związane z działaniem systemu chmurowego, bezpieczeństwem danych, odpowiedzialności za ewentualne „wycieki” oraz kontrolą nad dostępami.
2. Integracje z „resztą świata”, czyli innymi systemami wewnątrz firmy
Ta obawa pojawia się tam, gdzie ERP nie działa w próżni. System jest połączony z CRM, WMS, platformami e-commerce, systemami finansowo-księgowymi, hurtownią danych, narzędziami BI czy rozwiązaniami produkcyjnymi. Przez lata powstają interfejsy, kolejki komunikatów i skrypty, o których dokumentacja bywa niepełna albo nieaktualna. Migracja do chmury bywa więc postrzegana jako moment, w którym te połączenia przestaną działać, a ręczne odtwarzanie integracji sparaliżuje bieżącą pracę.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Zrób inwentaryzację – spisz wszystkie firmowe systemy, które mają być w przyszłości zintegrowane z chmurowym ERP.
- Ustal częstotliwość wymiany danych (w tym daty i godziny logowania) oraz osoby odpowiedzialne za działanie firmowych systemów.
- Udziel potencjonalnemu dostawcy informacji, jakie firmowe systemy chcesz zintegrować z ERP w chmurze.
- Zapytaj, jak krok po kroku wygląda proces integracji oraz o doświadczenie dostawcy w tym zakresie.
3. Stracę kontrolę nad danymi
Ta obawa pojawia się najczęściej wtedy, gdy dane przestają być przechowywane na firmowych serwerach. Fizyczna bliskość infrastruktury daje poczucie kontroli: „wiemy, gdzie są dane”, „możemy do nich wejść”, „mamy je u siebie”. Chmura bywa utożsamiana z oddaniem danych na zewnątrz, bez realnego wpływu na to, kto ma do nich dostęp, jak są zabezpieczane i co dzieje się w sytuacji awaryjnej.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Zapytaj dostawcę o funkcje bezpieczeństwa dostępne w różnych pakietach, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.
- Dowiedz się, czy dostawca jest odpowiedzialny za zabezpieczenie kopii zapasowych oraz czy zyskasz do nich dostęp.
- Ustal zasady tworzenia kopii zapasowych, odtwarzania danych i reakcji na incydenty, tak aby kontrola nad danymi nie zależała wyłącznie od dostawcy systemu chmurowego.
- Wprowadź politykę silnych haseł. Określ wymagania dotyczące długości, złożoności i rotacji haseł.
- Sprawdź możliwości systemu pod kątem rejestracji i aktywności użytkowników w systemie.
- Włącz opcję logowania do wykonywania operacji na danych, prób logowania, zmian uprawnień i działań administracyjnych, aby mieć pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w systemie.
- Kontroluj dostęp do danych na poziomie ról i procesów. Nadaj użytkownikom tylko te uprawnienia, które są niezbędne do realizacji ich zadań (z możliwością szybkiego cofnięcia dostępu).
4. Jak system padnie, to firma stanie
Ta obawa wynika z doświadczeń z systemami lokalnymi, w których awaria serwera, macierzy lub zasilania potrafiła zatrzymać pracę na wiele godzin. W takim modelu dostępność ERP jest bezpośrednio uzależniona od jednego środowiska i kompetencji lokalnego zespołu IT. Chmura bywa postrzegana jako dodatkowe ryzyko: skoro system działa poza firmą, to awaria „gdzieś po drodze” może całkowicie odciąć organizację od danych i procesów.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Zapytaj dostawcę o gwarantowaną dostępność systemu (SLA).
- Zweryfikuj zapisy dotyczące uptime’u, czasu reakcji na incydenty oraz procedur eskalacji w przypadku awarii.
- Przygotuj procedury na wypadek braku dostępu. Określ, jak firma pracuje w trybie awaryjnym, jakie procesy mogą działać offline i jak wygląda powrót do normalnej pracy po przywróceniu systemu.
5. Utoniemy w dodatkowych i ukrytych kosztach
Ta obawa pojawia się, gdy chmura kojarzy się z nieprzewidywalnymi opłatami. W modelu lokalnym koszty są zwykle jednorazowe i łatwe do zaplanowania, natomiast w chmurze pojawiają się opłaty za zasoby, transfer danych, liczbę użytkowników, kopie zapasowe czy dodatkowe usługi. Bez dokładnej analizy łatwo odnieść wrażenie, że rachunki „rosną same”, a całkowity koszt utrzymania ERP przestaje być czytelny i trudny do kontroli.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Dokładnie zweryfikuj ofertę i zapisy umowy. Sprawdź wszystkie składniki kosztów: licencje, zasoby, transfer danych, kopie zapasowe, wsparcie techniczne oraz warunki zmiany cen w czasie.
- Porozmawiaj z dostawcą o realnym scenariuszu użycia. Przedstaw sposób pracy firmy, liczbę użytkowników i obciążenie systemu, aby wycena opierała się na faktycznych potrzebach, a nie wariancie minimum lub „na zapas”.
- Ustal mechanizmy kontroli kosztów. Włącz limity zużycia, raporty kosztowe i alerty, które pokażą, skąd biorą się opłaty i kiedy zaczynają rosnąć.
- Porównaj koszty chmury z utrzymaniem systemu lokalnego. Uwzględnij nie tylko serwery, ale także administrację, aktualizacje, energię, zapasowe środowiska i czas pracy zespołu IT.
6. Vendor lock-in, czyli uzależnię się od jednego dostawcy
Ta obawa dotyczy tzw. vendor lock-in. Gdy ERP działa w chmurze, pojawia się przekonanie, że firma zostaje „przywiązana” do jednego producenta systemu i jego infrastruktury. Zmiana dostawcy jest postrzegana jako kosztowna i technicznie trudna, a decyzja o migracji jako praktycznie nieodwracalna.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Sprawdź warunki wyjścia z umowy. Zweryfikuj zapisy dotyczące zakończenia współpracy, migracji danych, formatów eksportu oraz wsparcia przy przenoszeniu systemu do innego środowiska.
- Dowiedz się, czy możesz pobrać swoje dane w ustrukturyzowany sposób
- Ustal, gdzie i w jakiej formie przechowywane są dane oraz jak wygląda ich odtworzenie poza środowiskiem obecnego dostawcy.
7. Migracja sparaliżuje codzienną pracę
Ta obawa wynika z doświadczeń z wdrożeniami, w których uruchomienie nowego systemu oznaczało długie przestoje, pracę „na kartkach” i chaos operacyjny. Migracja do chmury bywa utożsamiana z jednorazowym przełączeniem wszystkiego naraz, bez marginesu na korekty i bez możliwości cofnięcia się do poprzedniego stanu.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Zapytaj dostawcę, jak wygląda proces wdrożenia i uruchomienia systemu chmurowego.
- Zweryfikuj doświadczenie dostawcy w tym zakresie – zapytaj o liczbę i skuteczność płynnych wdrożeń (także i tych związanych z koniecznością integracji systemów).
- Dowiedz się, w jaki sposób dostawcę testuje nowe rozwiązania przed uruchomieniem systemu.
- Zapytaj, jak zachowa się dostawca w przypadku nieprzewidzianych awarii.
8. Pracownicy nie poradzą sobie z nowymi narzędziami
Ta obawa pojawia się szczególnie w organizacjach, w których system ERP działa od lat w niezmienionej formie. Użytkownicy są przyzwyczajeni do określonych ekranów, skrótów i procedur, a każda zmiana jest postrzegana jako ryzyko spadku wydajności. Chmura bywa utożsamiana z „nowym systemem”, który wymaga długiego wdrożenia użytkowników i generuje opór zespołu operacyjnego.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Zaangażuj użytkowników w testy. Włącz kluczowe osoby w fazę pilotażu, aby nowe narzędzia były dopasowane do faktycznych potrzeb operacyjnych.
Zapytaj, czy dostawca zapewnia szkolenie obsługi systemu oraz bieżące wsparcie (jeśli tak, to w jakim zakresie i na jakich zasadach).
9. Stracimy nasz wypracowany sposób zarządzania
Ta obawa pojawia się w organizacjach, które przez lata dostosowywały system ERP do własnych procedur. Model zarządzania, obieg informacji i raportowanie są często efektem wielu iteracji i kompromisów między biznesem a IT. Chmura bywa utożsamiana z narzuceniem gotowych schematów i rezygnacją z rozwiązań, które firma wypracowała we własnym tempie.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Zmapuj obecne procesy. Opisz realny sposób pracy, raportowania i podejmowania decyzji, aby nie odtwarzać go „z pamięci” po uruchomieniu systemu.
- Porozmawiaj z dostawcą lub firmą wdrożeniową o możliwość / wsparcie w zmapowania procesów.
- Ustal z dostawcę zakres i możliwości konfiguracji systemu zamiast jego sztywnych modyfikacji. W procesie wyboru oferty zapytaj o dostosowanie ERP w chmurze do modelu zarządzania za pomocą parametrów, ról i workflow, bez nadpisywania standardów systemowych.
- Zachowaj ciągłość raportowania i kontroli. Upewnij się, że raporty, wskaźniki i mechanizmy nadzoru działają w nowym środowisku w porównywalny sposób jak wcześniej.
10. Nie spełnimy wymagań prawnych i audytowych
Ta obawa dotyczy firm działających w reżimach regulacyjnych lub podlegających cyklicznym audytom. Pojawia się pytanie, czy środowisko chmurowe zapewni zgodność z RODO, wymogami branżowymi, politykami bezpieczeństwa oraz oczekiwaniami audytorów. Chmura bywa postrzegana jako utrudnienie w wykazaniu kontroli nad danymi, dostępami i historią zmian, szczególnie gdy dokumentacja i procedury nie są jasno określone.
Jak podejść do tego wyzwania?
- Zweryfikuj zgodność chmury z obowiązującymi regulacjami. Sprawdź, czy dostawca spełnia wymagania norm branżowych oraz wewnętrznych polityk bezpieczeństwa i audytu.
- Zadbaj o dokumentację i ścieżki audytowe. Upewnij się, że system rejestruje zmiany, dostęp do danych i operacje użytkowników w sposób czytelny dla audytorów.
