Umów prezentację

Jak wybrać system ERP żeby nie żałować?

1. Decyzja o rozpoczęciu wyboru systemu ERP
2. Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP, aby nie żałować?
3. Etapy wyboru systemu ERP
4. Jakie pytania najczęściej zadają firmy wybierając system ERP?

Jak wybrac ERP

Decyzja o rozpoczęciu wyboru systemu ERP


Wybór systemu ERP oraz dostawcy jest dość istotnym procesem. Należy pamiętać, że decyzje taką podejmuje się na lata. Już samo przygotowanie organizacji do planowanego przedsięwzięcia jest pewnego rodzaju projektem. Zanim podejmiemy działania związane z wyborem systemu ERP powinniśmy zdefiniować własne cele biznesowe. To znaczy, zidentyfikować swoje potrzeby, opisać procesy i zweryfikować gotowość naszej organizacji do wprowadzenia zmiany.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu ERP, aby nie żałować?

Przy wyborze systemu ERP warto zwrócić uwagę na cechy systemu oraz doświadczenie  firmy wdrażającej.

Na co zwrócić uwagę wybierając firmę wdrażającą oprogramowanie?

  • Doświadczenie firmy wdrożeniowej –  Bardzo ważne jest upewnienie się, że dostawca posiada wystarczające doświadczenia w firmach o podobnym profilu i wielkości. W ten sposób, unikniesz problemów w trakcie wdrożenia, związanych z niezrozumieniem specyfiki działania.
  • Referencje i opinie klientów –  Zbadaj opinie innych klientów, którzy już korzystają z systemu ERP tego dostawcy. Sprawdź referencje i zbierz informacje o doświadczeniu oferenta z wdrożeniem i obsługą systemu w firmach o podobnym profilu.
  • Wsparcie techniczne –  Skoncentruj się na dostępności i jakości wsparcia technicznego oferowanego przez dostawcę. Sprawdź, czy dostawca oferuje różne kanały wsparcia, jak również umowy SLA (Service Level Agreement).
  • Koszty wdrożenia i utrzymania –  Oceń koszty związane z wdrożeniem systemu ERP, takie jak licencje, implementacja, dostosowywanie, szkolenia, utrzymanie i ewentualne koszty związane z migracją danych. Upewnij się, że nie ma ukrytych opłat i że koszty są zgodne z budżetem firmy.

Jakie cechy są istotne przy wyborze systemu ERP?

  • Funkcjonalność –  Sprawdź, czy system ERP oferuje wszystkie funkcje i moduły, które są niezbędne dla Twojej firmy. Upewnij się, że system jest wystarczająco elastyczny, aby można go było dostosować do specyficznych potrzeb działalności przedsiębiorstwa.
  • Łatwość obsługi –  Sprawdź, czy interfejs użytkownika systemu ERP jest intuicyjny i łatwy w obsłudze. Im prostszy system, tym łatwiej będzie wprowadzić go w życie i zyskać akceptację pracowników.
  • Dostępność rozwiązań mobilnych –  Mobilność jest ważna, dlatego system ERP powinien oferować możliwość dostępu do danych i funkcji systemu z urządzeń mobilnych.  Krótko mówiąc, powinno się sprawdzić, czy dostawca oferuje aplikacje mobilne lub interfejsy dostosowane do urządzeń przenośnych.
  • Otwartość na integracje  poprzez API –  System musi posiadać możliwości dotyczące integracji z innymi rozwiązaniami. Najczęściej spotyka się rozwiązania oparte o otwarte API. API umożliwia połączenie z innymi systemami np. eCommerce, systemy bankowe, spedytorzy, systemy CAD.
  • Skalowalność – Upewnienie się, że system ERP jest skalowalny i będzie w stanie rosnąć wraz z rozwojem Twojej firmy. Ogólnie mówiąc, system powinien być zdolny do obsługi większej liczby użytkowników, zwiększonej ilości transakcji i rozszerzenia działalności na nowe obszary.
  • Zgodność techniczna –  Zweryfikuj, czy system ERP jest zgodny z istniejącą infrastrukturą technologiczną firmy. To znaczy, upewnij się, że system działa na preferowanych przez Ciebie platformach i systemach operacyjnych.
  • Bezpieczeństwo danych –  Upewnij się, że system ERP oferuje odpowiednie mechanizmy bezpieczeństwa danych. Przykładem mogą takie jak szyfrowanie połączeń, autoryzacja dostępu, bezpieczne przechowywanie haseł.
  • Zgodność z przepisami prawa – Upewnij się, że system ERP jest zgodny z aktualnymi przepisami a producent systemu wprowadza aktualizacje na czas.

Etapy wyboru systemu ERP

Aby rzetelnie przeprowadzić proces wyboru systemu ERP powinniśmy starannie zaplanować i zrealizować następujące etapy:

Analiza potrzeb biznesowych

Pierwszym krokiem przy wyborze systemu ERP jest dokładna analiza potrzeb i celów biznesowych firmy. Zrozumienie, jakie procesy i obszary działalności mają być zarządzane przez system ERP, pomoże określić priorytety i cele projektu. Te elementy powinny zostać określone przez Zarząd lub wspólnie z Zarządem firmy, zapisane i przedstawione wszystkim uczestnikom projektu. Zrozumienie idei przez pracowników jest niezwykle istotne i przybliży organizację do pomyślnej realizacji projektu wdrożeniowego.

Wybór zespołu projektowego

Następnie należy powołać zespół projektowy, który będzie odpowiedzialny za proces wyboru i wdrożenia systemu ERP. W zespole tym powinny znaleźć się osoby reprezentujące różne działy firmy (kluczowi użytkownicy), aby zapewnić wszechstronne spojrzenie na potrzeby organizacji. Bardzo istotną rolę odgrywa również kierownik projektu, który odpowiedzialny będzie za organizację całego przedsięwzięcia.

Określenie budżetu projektu

Określenie budżetu na wdrożenie systemu ERP jest kluczowe. Natomiast pod uwagę należy wziąć również koszty związane z utrzymaniem systemu po jego wdrożeniu. Konieczna może okazać się również modernizacja infrastruktury sprzętowej (komputery, serwer, itd.). Kalkulując budżet uwzględnić trzeba koszty licencji na oprogramowanie oraz ew. dodatkowych komponentów (np. silnik bazy danych), wdrożenia, szkoleń, wsparcia technicznego i utrzymania systemu (roczne opłaty licencyjne i serwisowe).

Wybór oferentów systemu ERP

Po przepracowaniu powyższych etapów możemy przejść do badania rynkowego. Wpierw należy zidentyfikować dostawców systemów ERP, którzy spełniają Twoje potrzeby. Nie każdy system ERP i nie każdy dostawca będzie odpowiednim wyborem dla Twojego biznesu lub branży. Rozważ dostawców o uznanej renomie, ugruntowanej pozycji na rynku i posiadających doświadczenie w Twojej branży.

Przeprowadzenie demonstracji i ocena systemów

Po wyborze kilku potencjalnych dostawców, umów się na prezentacje systemów ERP i przetestuj je w praktyce (prezentacja działającego systemu na przykładzie procesu zbliżonego do Twojej działalności). Zwróć uwagę na:

  • obsługę podstawowych i specyficznych procesów firmy,
  • interfejs użytkownika w tym interfejs mobilny,
  • łatwość obsługi,
  • zgodność z wymaganiami,
  • skalowalność i szybkość pracy,

Przygotowanie wniosków i negocjacje

Po przeprowadzeniu prezentacji i ocenie, przygotuj wnioski, podejmij decyzję o wyborze systemu ERP i dostawcy. Następnie, przystąp do negocjacji w celu uzyskania najlepszych warunków cenowych i korzystnej umowy.

Jakie pytania najczęściej zadają firmy wybierając system ERP?

Pierwsze rozmowy z dostawcą systemu ERP często odsłaniają więcej niż tylko ofertę produktową – pozwalają ocenić, czy partner rozumie specyfikę Twojej branży i będzie w stanie dostosować system do realnych potrzeb operacyjnych.

Firmy rzadko pytają ogólnie o „możliwości systemu”; zamiast tego skupiają się na konkretnych kwestiach związanych z ich wielkością, strukturą, procesami i planami rozwoju. Często już na etapie zadawania pytań widać, czy dostawca potrafi myśleć w kategoriach Twojej organizacji – nie tylko oferować standard, ale i wspierać indywidualne scenariusze.

Większość nowoczesnych systemów ERP zawiera tzw. workflow – mechanizm do konfigurowania procesów bez programowania.

Na przykład Vendo.ERP pozwala definiować własne etapy akceptacji, powiązania między dokumentami, automatyczne akcje i warunki logiczne. W branżach takich jak przemysł metalowy, opakowaniowy, chemiczny czy automotive można odwzorować np. kontrolę jakości, etykietowanie, traceability i wymagania klienta.

System umożliwia też tworzenie scenariuszy reakcji na określone zdarzenia (np. opóźnienie dostawy). Właściwe wdrożenie wymaga dobrej analizy procesów wewnętrznych. Należy też sprawdzić, czy producent ERP ma doświadczenie w danej branży – to znacząco skraca konfigurację.

Wspieranie różnych modeli produkcyjnych w jednej platformie ERP jest istotne dla firm złożonych organizacyjnie. Vendo.ERP obsługuje zarówno produkcję jednostkową (na zlecenie), jak i masową (na magazyn), umożliwiając prowadzenie wielu zakładów w jednym środowisku. Dzięki rozbudowanej strukturze organizacyjnej można zarządzać wieloma lokalizacjami, użytkownikami i magazynami.

System umożliwia przypisywanie kosztów, zasobów i zapasów do konkretnych jednostek organizacyjnych. Pozwala to centralnie kontrolować procesy i jednocześnie utrzymać lokalną elastyczność.

Dla firm prowadzących np. produkcję kontraktową i własną jednocześnie – taka funkcjonalność jest niezbędna.

Integracja ERP z innymi  narzędziami eliminuje ręczne przenoszenie danych i błędy ludzkie.

Vendo.ERP udostępnia API, które umożliwia dwukierunkową wymianę danych z systemami klasy WMS, CRM, B2B czy e-commerce. Możliwe jest też stosowanie konektorów do popularnych platform takich jak Baselinker, Subiekt, czy Shopify.

Dzięki integracjom można zsynchronizować zamówienia, dane kontrahentów, dokumenty magazynowe i statusy realizacji. Zespół wdrożeniowy może również zaprojektować integracje dedykowane – np. z systemem klienta lub dostawcy. Warto wcześniej zinwentaryzować wszystkie narzędzia i określić, które z nich powinny współpracować z ERP.

Nowoczesne systemy ERP oferują możliwość samodzielnego konfigurowania funkcji bez angażowania dostawcy.

W Vendo.ERP użytkownicy mogą tworzyć własne zestawienia danych, raporty, filtry i widoki bez programowania. System umożliwia również konfigurację workflow – czyli reguł postępowania dokumentów, zatwierdzeń, akcji automatycznych.

Administratorzy mogą definiować także warunki logiczne, np. alerty przy przekroczeniu limitów czy zależności między etapami produkcji. Taka elastyczność pozwala na szybkie reagowanie na zmiany w procesach bez kosztownych zmian w kodzie. Równocześnie, dla zaawansowanych modyfikacji dostępne jest środowisko programistyczne i interfejs API.

Częstotliwość, tryb i wpływ aktualizacji zależy od architektury ERP. Vendo.Cloud, czyli wersja chmurowa naszego systemu  chmurowego jest aktualizowana centralnie, bez potrzeby przerywania pracy użytkowników, a  większość zmian odbywa się po stronie serwera.

W Vendo.ERP, czyli oprogramowaniu, które jest instalowane lokalnie (on-premise), aktualizacje mogą wymagać zaplanowanego okna serwisowego. Producent systemu dostarcza szczegółową dokumentację zmian i udostępnia je w środowisku testowym przed wdrożeniem na produkcję. Istnieje możliwość testowania aktualizacji przez wybranych użytkowników.

Regularne aktualizacje obejmują poprawki, nowe funkcje oraz zmiany wynikające z przepisów (np. zmiany w KSeF, JPK).

Częstotliwość, tryb i wpływ aktualizacji zależy od architektury ERP. Vendo.Cloud, czyli wersja chmurowa naszego systemu  chmurowego jest aktualizowana centralnie, bez potrzeby przerywania pracy użytkowników, a  większość zmian odbywa się po stronie serwera.

W Vendo.ERP, czyli oprogramowaniu, które jest instalowane lokalnie (on-premise), aktualizacje mogą wymagać zaplanowanego okna serwisowego. Producent systemu dostarcza szczegółową dokumentację zmian i udostępnia je w środowisku testowym przed wdrożeniem na produkcję. Istnieje możliwość testowania aktualizacji przez wybranych użytkowników.

Regularne aktualizacje obejmują poprawki, nowe funkcje oraz zmiany wynikające z przepisów (np. zmiany w KSeF, JPK).

System ERP powinien skalować się poziomo (wzrost liczby użytkowników, oddziałów) i pionowo (nowe funkcje, moduły).

Vendo.ERP oferuje rozbudowaną strukturę licencyjną, w której można dodawać użytkowników i funkcjonalności w miarę rozwoju firmy. System obsługuje również wiele baz danych w jednej instancji, co pozwala zarządzać grupą firm lub holdingiem.

W modelu chmurowym nie ma konieczności rozbudowy infrastruktury serwerowej – dostawca zapewnia wydajność. Skalowalność dotyczy także integracji i rozwoju API.

 

Cena ERP obejmuje kilku elementów:

  • licencję
  • wdrożenie i konfigurację systemu,
  • szkolenie pracowników,
  • utrzymanie oprogramowania;
  • rozwój.

Vendo.ERP oferuje elastyczny model licencjonowania – zarówno zakup wieczysty (on-premise), jak i opłatę abonamentową (chmura).

Koszty wdrożenia zależą od liczby użytkowników, zakresu funkcji i poziomu modyfikacji. Typowe wdrożenie dla firmy produkcyjnej to koszt od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych. Do tego należy doliczyć koszty serwera (w wersji lokalnej) i miesięczne opłaty serwisowe lub wsparciowe. Całkowity koszt można obliczyć na podstawie wywiadu z dostawcą i analizy procesów.

Umów się na bezpłatną prezentację i porozmawiajmy o przybliżonych kosztach

Vendo.ERP występuje w obu wariantach – klient może wybrać formę zakupu, która najlepiej odpowiada jego strategii finansowej. Licencja wieczysta oznacza jednorazową opłatę z dodatkową opłatą za wsparcie techniczne i aktualizacje. Wersja abonamentowa (chmurowa) rozliczana jest miesięcznie za użytkownika lub pakiet funkcji.

Model SaaS ułatwia rozliczanie operacyjne (OPEX), bez inwestycji w infrastrukturę. Obie wersje mają dostęp do tych samych funkcji, ale w modelu SaaS klient nie musi zarządzać serwerem i aktualizacjami. Wybór modelu powinien być uzależniony od planowanego czasu użytkowania i zasobów IT w firmie.

Wzrost liczby użytkowników zwykle wiąże się z dodatkowymi licencjami, które są wyceniane według ustalonej stawki jednostkowej. W systemie Vendo.ERP użytkownicy są przypisywani do określonych ról i funkcji – nie każdy musi mieć pełen dostęp, co wpływa na koszt.

Dodanie nowych modułów (np. systemu do zarzadzania produkcją MES) odbywa się w oparciu o aktualną strukturę licencyjną i zwykle nie wymaga reinstalacji systemu.

Warto też dopytać o politykę rabatową przy większej skali (np. ponad 50 użytkowników). Koszty rozwoju lub nowych funkcji niestandardowych są zwykle wyceniane oddzielnie w formie godzin pracy konsultantów lub programistów. Transparentność cennika jest istotna przy długofalowej współpracy.

Wdrożenie ERP zależy od liczby użytkowników, poziomu złożoności procesów, ilości integracji oraz przygotowania organizacji.

Średnio wdrożenie ERP w firmie produkcyjnej z jednym zakładem i kilkudziesięcioma użytkownikami trwa od 3 do 9 miesięcy. Dostępne są także modele wdrożenia przyspieszonego dla firm z ustandaryzowanymi procesami – wtedy konfiguracja zajmuje od kilku tygodni do 3 miesięcy.

Warto dodać, że im lepiej przygotowana dokumentacja procesów i struktura danych wejściowych (np. kartoteki, BOM-y), tym krótszy czas konfiguracji. Należy też zaplanować testy, szkolenia i migrację danych w kalendarzu operacyjnym firmy. Dla firm wielooddziałowych czas ten może być wydłużony o etap pilotażowy.

Większość firm wdrażających ERP przypisuje do projektu zespół wdrożeniowy składający się z konsultantów, analityków i programistów. Vendo.ERP działa w takim modelu – klient otrzymuje opiekuna projektu, który koordynuje harmonogram, komunikację i postępy wdrożenia. Do kluczowych obszarów przydzielani są dedykowani specjaliści – np. do produkcji, logistyki, księgowości czy BI. Taki zespół pracuje na podstawie dokumentu analizy przedwdrożeniowej oraz harmonogramu etapów. Warto ustalić, czy wsparcie obejmuje również testy, szkolenia oraz obecność onsite podczas uruchomienia. Stała komunikacja z zespołem wdrożeniowym skraca czas rozwiązywania problemów.

Po wdrożeniu systemu firma potrzebuje wsparcia w rozwiązywaniu bieżących problemów oraz wprowadzaniu modyfikacji. Vendo.ERP zapewnia obsługę helpdesku w trybie zgłoszeniowym z możliwością priorytetyzacji zgłoszeń. Można też zawrzeć umowę SLA (Service Level Agreement), która gwarantuje określony czas reakcji i obsługi zgłoszeń. Dla klientów strategicznych dostępne są dedykowane godziny wsparcia z konkretnym konsultantem.

W chmurowym systemie ERP Vendo.Cloud aktualizacje i naprawy błędów odbywają się centralnie. Warto dopytać, czy w ramach wsparcia są również dostępne konsultacje rozwojowe, np. optymalizacja raportów lub automatyzacja procesów.

Intuicyjność ERP jest kluczowa dla szybkiego wdrożenia i niskiej liczby błędów operacyjnych. Vendo.ERP pozwala na dostosowanie widoków do ról użytkowników – można ukrywać niepotrzebne pola, ustawiać domyślne filtry i skróty.

Interfejs ma strukturę kafelkową i zakładkową, z możliwością budowania własnych pulpitów użytkownika. Dzięki temu pracownik magazynu, technolog czy planista widzi inny zakres danych, dopasowany do swojej pracy.

System oferuje także skróty klawiszowe i szybkie wyszukiwanie. Warto przeprowadzić testy ergonomii z udziałem realnych użytkowników – ich feedback może być podstawą do modyfikacji ustawień.

Vendo.ERP oferuje pełną wersję przeglądarkową, która działa na komputerze, tablecie i telefonie – bez potrzeby instalacji lokalnej. System mobilny udostępnia funkcje związane z produkcją, magazynem, serwisem i akceptacjami dokumentów.

Aplikacja mobilna może być używana np. przez magazynierów do przyjęć i wydań, przez serwisantów do raportowania zadań lub przez menedżerów do zatwierdzania zamówień. Rozwiązanie działa w czasie rzeczywistym – dane z mobilnej wersji od razu pojawiają się w systemie centralnym. Interfejs jest responsywny, a uprawnienia użytkowników są zachowane. Mobilność znacząco zwiększa tempo pracy operacyjnej i skraca czas reakcji.

 

Możliwość personalizacji jest szczególnie ważna w firmach z wieloma rolami i typami użytkowników. Vendo.ERP umożliwia tworzenie własnych układów ekranów – użytkownik może decydować, które kolumny tabel są widoczne, w jakiej kolejności i jakie filtry są domyślne.

Każdy użytkownik może też budować własne dashboardy z widgetami – np. wykresami, raportami lub listami zadań. Można ustawić automatyczne powiadomienia o przekroczeniach limitów, statusach dokumentów czy nowych zleceniach.

System wspiera pracę w trybie „pulpit menedżerski” dla kierowników działów. Personalizacja nie wymaga wiedzy technicznej – odbywa się w trybie graficznym.

Vendo.ERP oferuje pełną wersję przeglądarkową działającą na urządzeniach mobilnych – nie ogranicza się do uproszczonej aplikacji. Użytkownik ma dostęp do wszystkich danych, zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.

Dodatkowo dostępna jest aplikacja mobilna, skoncentrowana na wybranych procesach operacyjnych, takich jak logistyka, produkcja, zatwierdzenia czy raportowanie działań serwisowych. To rozwiązanie pozwala pracownikom terenowym, magazynierom czy brygadzistom na obsługę ERP bez użycia komputera. Dla procesów wymagających szybkiej interakcji (np. potwierdzenia odbioru, inwentaryzacji) aplikacja jest wystarczająca.

W przypadku bardziej złożonych analiz nadal wygodniejszy jest dostęp przez przeglądarkę.

W Vendo.Cloud, czyli chmurowej wersji systemu ERP, aplikacja mobilna umożliwia wykonywanie operacji takich jak przyjęcia towaru, wydania wewnętrzne i zewnętrzne, przesunięcia magazynowe, raportowanie zleceń produkcyjnych czy serwisowych.

Możliwe jest także zatwierdzanie dokumentów, wprowadzanie zdjęć, podpisów oraz przeglądanie kartotek produktów i kontrahentów. Użytkownicy mogą też rejestrować czas pracy, przestoje i zdarzenia jakościowe. Wszystkie dane są synchronizowane z systemem centralnym w czasie rzeczywistym.

Istnieje także opcja konfigurowania alertów i powiadomień dla użytkowników mobilnych. Aplikacja wspiera również skanowanie kodów QR i kodów kreskowych.

Przeczytaj także:

 

Tak – Vendo.ERP działa w modelu chmurowym (Vendo.Cloud), dzięki czemu nie wymaga instalacji oprogramowania po stronie użytkownika.

Dostęp odbywa się przez przeglądarkę, co eliminuje konieczność utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej. Dane są przechowywane w zabezpieczonych centrach danych z certyfikatami zgodności. Jako producent systemu ERP odpowiadamy za dostępność, kopie zapasowe i aktualizacje. Model ten sprawdza się szczególnie dobrze w firmach z rozproszoną strukturą lub w modelu pracy zdalnej.

Można również korzystać z Vendo.ERP w wersji hybrydowej – część danych lokalnie, część w chmurze.

Spis treści
Umów się na prezentację