opublikowano:
08.08.2024 r.
Poprawnie wdrożony system ERP integruje, automatyzuje i optymalizuje procesy biznesowe oraz operacyjne. Jednym z kluczowych obszarów, w których systemy ERP odgrywają istotną rolę, jest zarządzanie zamówieniami. W naszym artykule przyjrzymy się najważniejszym zagadnieniom związanym ze źródłami zamówień, filtrowaniem, zmianami statusu, raportowaniem oraz wielu innymi kluczowym elementom przyjmowania i wysyłania zamówień, które mają wpływ na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Zapraszamy do lektury
Porozmawiajmy o systemie ERP dopasowanym do potrzeb Twojej firmy
Źródła zamówień w systemie ERP
Integracja zamówień z różnych źródeł oraz automatyzacja procesów w systemach ERP pozwala na znaczne usprawnienie operacji biznesowych, zwiększenie efektywności i zadowolenia klientów. Poniżej prezentujemy główne źródła zamówień oraz funkcje systemu ERP w ich obsłudze.
- Praca ręczna: zamówienia wprowadzane manualnie przez pracowników działu sprzedaży. Ta metoda może być stosowana w przypadku telefonicznych lub bezpośrednich zamówień od klientów.
- Import zamówień ze sklepów internetowych: integracja z platformami e-commerce pozwala na automatyczne pobieranie zamówień z e-sklepów. System ERP synchronizuje dane zamówień umożliwiając ich natychmiastowe przetwarzanie.
- System B2B: platformy B2B umożliwiają partnerom biznesowym składanie zamówień bezpośrednio przez dedykowane portale. System ERP automatycznie rejestruje te zamówienia, co ułatwia ich realizację.
- Integracja z e-commerce: zamówienia mogą być również importowane z zewnętrznych marketplace’ów, takich jak Allegro czy eBay. Każdy z tych kanałów może być osobno zintegrowany z systemem ERP zapewniając automatyczne pobieranie i przetwarzanie zamówień.
- Mobilny handlowiec: handlowcy korzystający z mobilnych aplikacji mogą wprowadzać zamówienia bezpośrednio podczas spotkań z klientami. Aplikacja synchronizuje się z systemem ERP aktualizując dane w czasie rzeczywistym.
- Automatyczny/półautomatyczny import: system ERP może automatycznie lub półautomatycznie importować zamówienia z różnych źródeł, minimalizując konieczność ręcznego przetwarzania i zmniejszając ryzyko błędów.
Przykładowe funkcje obsługi zamówień w systemie ERP
System ERP przetwarza zamówienia automatyzując wiele procesów. Tym samym zwiększa efektywność operacyjną firmy. Poniżej prezentujemy kluczowe funkcje w zakresie obsługi zamówień.
- Przydzielanie terminów i form płatności: system ERP automatycznie przypisuje terminy realizacji i formy płatności według informacji zawartych w kartotece klienta. Dzięki temu proces realizacji zamówienia jest płynniejszy i bardziej zorganizowany.
- Obsługa indywidualnych cenników kontrahenta: program ERP uwzględnia indywidualne ceny dla różnych klientów, co pozwala na precyzyjne fakturowanie i uniknięcie nieporozumień.
- Rezerwacja towaru: zamówienia mogą być realizowane z natychmiastową rezerwacją dostępnych towarów w magazynie lub z rezerwacją przyszłą (rezerwacja w przód), która blokuje towary, które dopiero mają zostać dostarczone do magazynu. System blokuje towar w momencie przyjęcia go do magazynu, co zapobiega podwójnej sprzedaży i zapewnia dokładne zarządzanie zapasami.
- Automatyzacja zamówień: w przypadku dostępności towaru na magazynie i opłaconego zlecenia, system ERP automatycznie przetwarza zamówienie, a pierwszy kontakt pracownika z towarem następuje dopiero w momencie pakowania przez magazyniera. Taka automatyzacja przyspiesza proces realizacji zamówień i zmniejsza ryzyko błędów.
Filtrowanie zamówień w systemie ERP
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) oferują szeroki zakres możliwości filtrowania zamówień, które pomagają w efektywnym zarządzaniu procesami biznesowymi. Dzięki zaawansowanym funkcjom filtrowania, użytkownicy mogą precyzyjnie przeszukiwać i organizować dane zamówień według różnych kryteriów. Warto dodać, że oprócz najczęściej spotykanych rodzajów filtrowania można stworzyć dowolne kryteria wyszukiwania i sortowania wyników.
Poniżej krótko opisujemy najbardziej popularne metody filtrowania.
Filtrowanie według daty realizacji
Filtrowanie zamówień według daty realizacji pozwala na przeglądanie zamówień, które mają zostać zrealizowane w określonym czasie. Możliwe jest ustawienie zakresu dat, aby wyświetlić zamówienia zaplanowane na konkretny dzień, tydzień, miesiąc lub dowolny okres. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo monitorować terminy realizacji zamówień i zapewnić, że wszystkie zlecenia są realizowane zgodnie z harmonogramem.
Filtrowanie według rodzaju towaru
Filtrowanie według rodzaju towaru pozwala użytkownikom przeglądanie zamówień zawierających określony produkt. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy firma chce sprawdzić, jakie zamówienia zostały złożone na konkretny towar, śledzić jego dostępność lub planować przyszłe zamówienia. Użytkownicy mogą wprowadzić nazwę lub kod produktu, aby szybko znaleźć wszystkie związane z nim zamówienia.
Filtrowanie według grupy towarów
Grupowanie towarów w kategorie lub grupy towarowe umożliwia bardziej zaawansowane filtrowanie zamówień. Dzięki temu firmy mogą przeglądać zamówienia według kategorii produktów, co jest szczególnie przydatne w analizie sprzedaży i zarządzaniu zapasami. Na przykład, użytkownicy mogą filtrować zamówienia według grupy „elektronika” lub „odzież”, aby zobaczyć, które kategorie produktów są najpopularniejsze w danym okresie.
Filtrowanie według nazwy kontrahenta
Filtrowanie zamówień według nazwy kontrahenta pozwala na wyświetlanie wszystkich zamówień złożonych przez określonego klienta. Jest to użyteczne narzędzie w zarządzaniu relacjami z klientami, umożliwiające śledzenie historii zamówień, analizowanie zakupów i zarządzanie danymi kontaktowymi. Użytkownicy mogą wprowadzić nazwę klienta, aby zobaczyć wszystkie zamówienia związane z tym kontrahentem, co ułatwia personalizację obsługi klienta i planowanie działań marketingowych.
Filtrowanie zamówień a zarządzanie
Filtrowanie zamówień w systemie ERP jest niezbędnym narzędziem, które wspiera efektywne zarządzanie procesami biznesowymi. Umożliwia bowiem precyzyjne przeszukiwanie danych według różnych kryteriów, co przekłada się na lepszą organizację pracy, optymalizację zasobów oraz zwiększenie satysfakcji klientów.
Filtrowanie zamówień w systemie ERP umożliwia:
- zarządzanie czasem: dzięki filtrowaniu według daty realizacji, firmy mogą efektywnie planować i realizować zamówienia, zapewniając terminowość dostaw;
- zarządzanie zapasami: filtrowanie według towaru i grupy towarowej pozwala na śledzenie stanów magazynowych i optymalizację procesów zaopatrzenia;
- analizę sprzedaży: przeglądanie zamówień według grupy towarowej i nazw kontrahentów umożliwia analizę trendów sprzedażowych i podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych;
- personalizację obsługi klienta: filtrowanie według nazwy kontrahenta pomaga w zarządzaniu relacjami z klientami, umożliwiając szybki dostęp do historii zamówień i lepsze dostosowanie ofert do potrzeb klientów.
Statusy zamówień w systemie ERP
Statusy zamówień w systemach ERP (Enterprise Resource Planning) odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu procesami biznesowymi, zapewniając przejrzystość i kontrolę nad każdym etapem realizacji zamówienia. Przyjrzyjmy się najważniejszym zagadnieniom.
Definiowanie statusów zamówień w systemie ERP
W systemie ERP użytkownicy mają możliwość definiowania różnych statusów zamówień w zależności od potrzeb ich organizacji. Przykłady takich statusów to „Oczekuje na płatność”, „Przyjęte”, „Spakowane”, „Wysłano” i „Odebrano”. Zdefiniowanie statusów umożliwia pożądane działanie systemu i zarządzanie statusami – od momentu złożenia zamówienia przez klienta, aż po dostawę.
Ręczna i/lub automatyczna zmiana statusów
Statusy zamówień mogą zmieniać się automatycznie lub ręcznie, w zależności od ustawień i procedur wewnętrznych firmy. Automatyczna zmiana statusu może być zainicjowana przez określone zdarzenia, takie jak otrzymanie płatności, zakończenie pakowania przez magazyniera, czy wysyłka towaru. Ręczna zmiana statusu może być dokonana przez pracownika, gdy konieczne jest wprowadzenie dodatkowych informacji lub korekt.
Działania systemu ERP na podstawie statusów
Zdefiniowane statusy zamówień determinują działania całego systemu ERP. Na przykład, zmiana statusu na „Oczekuje na płatność” może uruchomić proces powiadomienia działu finansowego o konieczności weryfikacji i zatwierdzenia płatności. Status „Spakowane” może automatycznie wygenerować dokumenty wysyłkowe oraz powiadomić dział logistyki o gotowości towaru do wysyłki.
Powiadomienia i notyfikacje
Jednym z kluczowych elementów zarządzania zamówieniami w systemie ERP są powiadomienia, które informują kontrahentów o wybranych fazach realizacji zamówienia. Przykładowo, klient może otrzymać notyfikacje na każdym etapie, takim jak „Zamówienie przyjęte”, „Zamówienie spakowane”, „Zamówienie wysłane” i „Zamówienie odebrane”. Dzięki temu klienci są na bieżąco informowani o statusie swoich zamówień, co zwiększa ich satysfakcję i zaufanie do firmy.
Rodzaje raportów na bazie analizy obsługi zamówień w systemie ERP
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) umożliwiają generowanie różnorodnych raportów, które pomagają firmom lepiej zarządzać zamówieniami, analizować dane i podejmować strategiczne decyzje. Raporty generowane na bazie analizy obsługi zamówień w systemie ERP dostarczają bowiem niezbędnych informacji, które pomagają firmom w zarządzaniu sprzedażą, zapasami, produkcją, finansami i relacjami z klientami.
Dzięki zaawansowanym narzędziom analitycznym systemy ERP umożliwiają tworzenie precyzyjnych i szczegółowych raportów, które wspierają podejmowanie świadomych decyzji biznesowych i optymalizację procesów operacyjnych. Poniżej omówimy krótko najważniejsze rodzaje raportów, które mogą być tworzone na podstawie analizy obsługi zamówień.
1. Raporty sprzedaży
Raporty sprzedaży dostarczają szczegółowych informacji na temat wyników sprzedażowych firmy. Mogą obejmować dane dotyczące m.in.:
- wolumenu sprzedaży: analiza ilości sprzedanych produktów w określonym okresie.
- przychodów ze sprzedaży: całkowite przychody uzyskane ze sprzedaży produktów lub usług.
- analiza najlepszych i najgorszych produktów: identyfikacja produktów, które sprzedają się najlepiej i najgorzej, co pomaga w optymalizacji asortymentu.
2. Raporty zamówień Klientów
Raporty te koncentrują się na analizie zamówień składanych przez klientów, obejmując m.in.:
- liczbę zamówień: całkowita liczba zamówień złożonych w danym okresie;
- analizę zamówień według klientów: identyfikacja najczęściej kupujących klientów oraz analiza ich zachowań zakupowych;
- średnią wartość zamówienia: średnia kwota wydana przez klientów na jedno zamówienie.
3. Raporty magazynowe
Raporty magazynowe pomagają w zarządzaniu zapasami i logistyką, zawierając informacje takie jak:
- stany magazynowe: aktualne ilości produktów dostępnych w magazynie;
- obroty towarowe: analiza szybkości, z jaką produkty są sprzedawane i wymieniane w magazynie;
- analiza rotacji zapasów: identyfikacja produktów o wysokiej i niskiej rotacji.
4. Raporty finansowe
Raporty finansowe dostarczają informacji niezbędnych do zarządzania finansami firmy, obejmując:
- przychody i koszty: analiza przychodów ze sprzedaży oraz związanych z nimi kosztów operacyjnych;
- zyskowność zamówień: analiza marży zysku na poszczególnych zamówieniach;
- budżetowanie i prognozowanie finansowe: planowanie przyszłych przychodów i wydatków na podstawie danych historycznych.
5. Raporty produkcji
Raporty te dotyczą procesu produkcji i jego efektywności, zawierając informacje takie jak:
- planowanie produkcji: harmonogramy produkcji oraz stan realizacji zamówień produkcyjnych;
- wydajność produkcji: analiza wydajności maszyn i pracowników w procesie produkcji;
- koszty produkcji: szczegółowa analiza kosztów związanych z produkcją poszczególnych produktów.
6. Raporty logistyczne
Raporty logistyczne umożliwiają efektywne zarządzanie procesem dostawy i obejmują:
- śledzenie przesyłek: informacje na temat statusu przesyłek i terminów dostaw;
- koszty logistyczne: analiza kosztów transportu i dystrybucji;
- efektywność dostaw: ocena terminowości dostaw i jakości obsługi logistycznej.
7. Raporty CRM
Raporty CRM koncentrują się na zarządzaniu relacjami z klientami, zawierając:
- historię zakupów klientów: szczegółowe dane na temat wcześniejszych zamówień klientów;
- analizę satysfakcji klientów: wyniki badań i ankiet dotyczących zadowolenia klientów z usług firmy;
- segmentację klientów: identyfikacja różnych grup klientów na podstawie zachowań zakupowych.
Zarządzanie zamówieniami do dostawców
Zarządzanie zamówieniami w systemie ERP do dostawców jest kluczowym elementem procesu zaopatrzenia w firmie. Proces ten obejmuje wiele działań, które muszą być koordynowane na bieżąco, aby zapewnić ciągłość operacyjną i efektywną optymalizację kosztów. Przyjrzyjmy się najważniejszym zagadnieniom w tym kontekście.
Część procesu zaopatrzenia
Zarządzanie zamówieniami jest integralną częścią całego procesu zaopatrzenia. Proces ten zaczyna się od identyfikacji potrzeb firmy i obejmuje planowanie, zamawianie, odbieranie oraz rozlokowanie materiałów, surowców, towarów i produktów.
Wyliczenie ilości materiałów
System ERP automatycznie wylicza ilości potrzebnych materiałów, surowców i produktów na podstawie aktualnych danych produkcyjnych i sprzedażowych. Wykorzystuje zaawansowane algorytmy do analizy bieżącego zapotrzebowania oraz prognozowania przyszłych potrzeb. Algorytmy te mogą uwzględniać takie czynniki jak sezonowość, trendy sprzedażowe, historia zamówień oraz planowane działania marketingowe.
Wybór dostawcy
System ERP wspiera proces wyboru dostawcy, umożliwiając ocenę ofert pod kątem różnych parametrów, takich jak termin dostawy, cena, jakość towarów i warunki płatności. Użytkownicy mogą porównywać oferty różnych dostawców i wybierać najlepsze opcje, co pozwala na optymalizację kosztów i zapewnienie terminowych dostaw. Możliwe jest również zarządzanie relacjami z wieloma dostawcami, co zwiększa elastyczność i bezpieczeństwo zaopatrzenia.
Wysyłka zamówień do dostawców
Proces wysyłki zamówień do dostawców obejmuje kilka kluczowych kroków:
- statusowanie zamówień: system ERP umożliwia śledzenie statusu zamówień na każdym etapie, od wysyłki do potwierdzenia, monitorując realizację zamówienia aż do jego przyjęcia;
- potwierdzenie zamówienia: automatyczne generowanie i wysyłka potwierdzeń zamówienia do dostawców;
- kontrola dostawy: monitorowanie postępu dostawy, aby upewnić się, że zamówione materiały dotrą na czas.
Przyjęcie i rozlokowanie towaru
- Lokowanie towaru w magazynie: system ERP przypisuje towary do odpowiednich miejsc w magazynie, uwzględniając takie czynniki jak typ towaru, częstotliwość jego użycia oraz warunki przechowywania. Dzięki temu zarządzanie zapasami jest bardziej efektywne, a dostęp do towarów jest szybki i łatwy.
- Przyjęcie towaru: rejestracja przyjęcia towaru, w tym sprawdzenie ilości i jakości.
- Etykietowanie: jeśli towary nie są oznakowane, system generuje etykiety, które umożliwiają identyfikację partii towarów.
Porozmawiajmy o systemie ERP dopasowanym do potrzeb Twojej firmy
Przeczytaj także: