DMS

DMS System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System) – oprogramowanie dla firm, będące częścią systemu ERP pozwalające na przetwarzanie dokumentów organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających od podmiotów zewnętrznych (np. faktury, listy, zamówienie od odbiorców).

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

• rejestrowanie dokumentów
• zarządzanie obiegiem dokumentów
• powiadomienia dla użytkownika lub grup użytkowników o zmianach
• operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania
• nadzór nad terminami związanymi z obiegiem dokumentu
• archiwizacja dokumentów

Każdy dokument posiada sygnaturę. Informacje w sygnaturze mogą być definiowane w ustawieniach systemu.

Systemy zarządzania DMS są zintegrowane z systemami Workflow. Każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.