ERP

ERP – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning) – jest to oprogramowanie dla firm wspomagające zarządzaniem przedsiębiorstwem. System ERP może obejmować wszystkie działy firmy i szczeble zarządzania lub ich część, ponieważ ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów firmy oraz usprawnia zachodzące w niej procesy.

Budowa systemów ERP

Systemy ERP mogą być:

• modułowe – składają się z niezależnych aplikacji, pomiędzy którymi występuje wymiana danych. Aplikacje te mogą należeć do różnych producentów
• zintegrowane – tj. składające się z jednej bazy danych oraz jednej logiki biznesowej. Nie występuje żadna wymiana danych pomiędzy modułami, ponieważ wszystkie obszary korzystają z tej samej bazy danych w czasie rzeczywistym.

Współcześnie trend rozwoju oprogramowania dla firm klasy ERP idzie w kierunku systemów zintegrowanych. System ERP staje się jedną całością, ponieważ nie ma modułów i nie ma integracji. Jest zbiór połączonych ze sobą funkcjonalności. Zaletą takiej struktury jest wydajność, szybkość działania, stabilność, pełne współdzielenie informacji (danych) w czasie rzeczywistym. Programy ERP mają również wbudowane narzędzia analityczne typu Business Intelligence, gdyż wszystkie dane zgromadzone są w jednym miejscu.

Podejście procesowe do zarządzania

Integracja systemu ERP w jedną aplikację umożliwia procesowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem.

Na przykład zaopatrzenie działa na podstawie danych z gospodarki materiałowej (stan magazynu, lokacje magazynowe, minima logistyczne, terminy dostaw), zleceń produkcyjnych (zapotrzebowanie na materiały i plany produkcji) i planów sprzedaży. Planista tworzy realne harmonogramy produkcji ponieważ korzysta z danych o terminach dostaw z działu zakupów, informacji o urlopach i nieobecnościach z działu kadr, dostępności maszyn z działu utrzymania ruchu. Sprzedaż korzysta z wiedzy o zadłużeniu klienta (księgowość), terminów dostawy towarów (zaopatrzenie) i wyrobów (planowanie produkcji)

Funkcjonalności:

• sprzedaż, zamówienia, ofertowanie
• obsługa produkcji (MRP)
• planowanie produkcji (APS)
• bieżąca rejestracja produkcji (MES)
• zaopatrzenie: zamówienia do dostawców i śledzenie realizowanych dostaw
• magazynowanie i zarządzanie zapasami
  • w tym System Zarządzania Magazynem (WMS)
• zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
• spedycja
• finanse i księgowość
• zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry).

W skład systemów ERP mogą wchodzić również inne moduły, jak np.

• controlling
• zarządzanie projektami
• kontrola jakości
• obieg dokumentów (DMS)

Systemy ERP umożliwiają dopasowanie ich do specyfiki poszczególnych przedsiębiorstw, m.in. dlatego, iż poszczególne moduły mogą być wzajemnie niezależne od siebie (tzn. mogą pracować bez obecności innych modułów

Korzyści z wdrożenia systemu ERP

Wiele procesów biznesowych ulega znacznemu usprawnieniu, dlatego efektywne zarządzanie finansami, logistyką, produkcją, zasobami ludzkimi czy obsługą klienta staje się wówczas o wiele prostsze. Można dzięki temu osiągnąć atrakcyjny wzrost efektywności procesów gospodarczych, które dane przedsiębiorstwo współtworzy. Obniżenie ilości zapasów przy jednoczesnym lepszym wykorzystaniu dostępnych zasobów prowadzi do obniżania kosztów. Konsekwencją w sensie pozytywnym jest ponadto podniesienie poziomu wiarygodności przekazywanej informacji oraz udoskonalenie produkcyjnych i logistycznych procesów.

Wśród kluczowych korzyści z wdrożenia systemu ERP należy wymienić:

• Zautomatyzowanie procesów w organizacji
• Poprawiona efektywności i jakość pracy
• Obniżone koszty produkcji
• Zwiększona skuteczność działań handlowych, produkcyjnych, logistycznych
• Utrzymany wysoki poziom obsługi klienta oraz wzrost poziomu sprzedaży,
• Sprawny obieg dokumentów i informacji
• Terminowa realizacja zleceń i zadań
• Ujednolicony sposób przeglądania danych,
• Wspólna firmowa baza danych,
• Optymalizacja procesów zarządzania zapasami,
• Księgowość pod kontrolą,

MRP II – Planowanie Zasobów Produkcyjnych (ang. Manufacturing Resource Planning). Jest to część systemu ERP, która odpowiada za usprawnienie zarządzania produkcją.

Standard MRP obejmuje takie aspekty funkcjonalne jak:

• Zarządzanie zleceniami produkcyjnymi – określenie asortymentu, ilości oraz terminów produkcji wyrobów i półproduktów (co, ile i na kiedy),
• Zarządzania strukturami produktu (BOM – Bill of Material) oraz technologiami produkcyjnymi: marszruta, czasy technologiczne, stanowiska pracy, materiały, narzędzia
• Harmonogramowanie planu produkcji – rozplanowanie operacji produkcyjnych na stanowiska pracy z uwzględnieniem terminów, dostępności ludzi, maszyn, materiałów i półproduktów, narzędzi
• Zapotrzebowanie materiałowe –  określa harmonogramy zakupów oraz produkcji półproduktów
• Sterowanie produkcją (MES) – umożliwia przekazywanie informacji o priorytetach między osobą planującą produkcję a stanowiskami roboczymi.
• Rejestracja produkcji (MES) – bieżąca rejestracja postępu prac na hali produkcyjnej
• Narzędzia i pomoce warsztatowe – obsługuje planowanie dostępności właściwych narzędzi, tak aby można było terminowo wykonać plan produkcji.

CRM – Zarządzanie Relacjami z Klientami (ang. Customer Relationship Management) – jest to część systemu ERP, która odpowiada za zarządzanie kontaktami z klientami.

Oprogramowanie CRM koncentruje się na wspieraniu czynności marketingowych, procesu sprzedaży, ofertowania, zamówień oraz wszelkich działań związanych z obsługą klienta. System jednoczy wszystkie składowe procesu interakcji z kontrahentem.
Funkcjonalności takie jak kalendarz pracy, lista zadań, procedury obsługi są w firmach używane nie tylko przez dział sprzedaży i marketingu, ale również przez pozostałe działy stając się centralnym systemem obiegu zadań i informacji w firmie. Zapewniają jednolity system we wszystkich procesach biznesowych – od początku procesu sprzedaży poprzez serwis do sporządzania odpowiednich statystyk.

CRM należy postrzegać jako filozofię biznesową, skoncentrowaną na kliencie i oddziałującą na organizację. Klient, w tym jego potrzeby, oczekiwania, preferencje, zachowania są wartością, a nie kosztem. Implementacja systemu nie oznacza przyjęcia przez organizację filozofii CRM. CRM jako system informatyczny jest jedynie jednym z dostępnych narzędzi ułatwiającym realizację celów jakimi są długofalowe relacje związane z zaspokajaniem sporadycznych lub regularnych potrzeb klienta.

Najważniejsze korzyści:

• Wzrost przychodów i zysków
• Nawiązywanie i poprawa kontaktów handlowych
• Lepsza obsługa klienta
• Zwiększona sprzedaż krzyżowa (cross selling) i sprzedaż rozszerzona (up-selling) dla istniejących klientów
• Dostępność informacji ułatwiających kluczowe decyzje
• Profilowanie klientów oraz lepszy marketing docelowy

APS – Zaawansowane Harmonogramowanie (ang. Advanced Planning and Scheduling) – system informatyczny, stanowiących rozwinięcie systemu ERP, odpowiadający za złożone operacje planowania produkcji wraz z optymalizacją.

Harmonogramowanie produkcji w systemie APS odbywa się z uwzględnieniem takich kryteriów jak:

• Zlecenia: priorytety, terminy,
• Struktura hierarchiczna produktu i operacji technologicznych, jednostkowy czas produkcji, czasy przezbrojeń, matryca przezbrojeń, okresy oczekiwania, czas transportu w operacjach pośrednich
• Maszyny – kalendarz pracy, zajętość, planowane przeglądy, awarie
• Pracownicy – kalendarz obecności, matryca kompetencji
• Materiały: dostępność, parametry czasowe (np. czas dostawy), dostawy w drodze
• Narzędzia
• Stan realizacji

Jedną podstawowych funkcjonalności oprogramowania APS jest optymalizacji harmonogramu pod kątem wybranych kryteriów m.in:

• Poprawa terminowości
• Zmniejszenie kosztów produkcji
• Zmniejszenie liczby i czasu przezbrojeń
• Skrócenie cyklu produkcyjnego

WMS (ang. Warehouse Management System) – program do zarządzania ruchem towarów w magazynach.

Oprogramowanie klasy WMS służy zarządzaniu pracą magazynu. Usprawnia wszystkie procesy, które zachodzą w magazynie. Obsługuje przyjęcia, wydania, przesunięcia między miejscami magazynowymi, obsługa zwrotów, inwentaryzacje, kontrolę ilościową i jakościową towarów. System szczególnie sprawdza się w firmach gdzie ruch towarów jest intensywny.

Niektóre systemy ERP w tym Vendo.ERP oferują funkcjonalność WMS jako jeden z modułów integralnie wbudowanych w pakiet ERP, inne obsługują ją częściowo w ramach modułów gospodarki magazynowej.

Funkcje systemu:

Zadaniem realizowanym w ramach oprogramowania WMS jest szybka i bezbłędna lokalizacja towarów w magazynie oraz kontrola obrotu magazynowego. System dostarcza informacje dotyczące stanu magazynowego, lokalizacji, partii. W systemie WMS operator może wygenerować odpowiednią etykietę i oznaczyć nią jednostki towarowe. Może również momencie przyjmowania towaru do magazynu zaczytać do systemu informacje zawarte na etykiecie nadanej inny podmiot. Systemy te mają często wbudowaną obsługę standardu logistyczne GS1.

WMS umożliwia również kontrolę ilościową i jakościową przyjmowanego do magazynu towaru pod kątem zgodności dostawy z zamówieniem. Podnosi efektywność działania, ponieważ operatorzy pracują w oparciu o kody kreskowe i kolektory danych. W jednym czasie następuje zarówno przyjęcie towaru, wydanie na produkcję czy wysyłka do odbiorcy. Skoordynowanie ruchu towarów wymaga automatyzacji operacji zachodzących w systemie, przy możliwości skontrolowania ich prawidłowości w każdym momencie – bez konieczności żmudnego przeliczania partii towarów na regałach magazynowych.

DMS System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System) – oprogramowanie dla firm, będące częścią systemu ERP pozwalające na przetwarzanie dokumentów organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających od podmiotów zewnętrznych (np. faktury, listy, zamówienie od odbiorców).

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

• rejestrowanie dokumentów
• zarządzanie obiegiem dokumentów
• powiadomienia dla użytkownika lub grup użytkowników o zmianach
• operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania
• nadzór nad terminami związanymi z obiegiem dokumentu
• archiwizacja dokumentów

Każdy dokument posiada sygnaturę. Informacje w sygnaturze mogą być definiowane w ustawieniach systemu.

Systemy zarządzania DMS są zintegrowane z systemami Workflow. Każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.