https://www.cfi.pl/formularz-podziekowanie/

System klasy ERP

tagi:

ERP erp cena oprogramowanie erp planowanie produkcji produkcja system ERP wdrożenie ERP zarządzanie firmą zarządzanie produkcją

opublikowano:

12.07.2024 r.

System klasy ERP – co to jest?

System klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie do zarządzania firmą, które umożliwia automatyzację i centralizację kluczowych procesów biznesowych. Oprogramowanie klasy ERP integruje różne funkcje i działy firmy, takie jak sprzedaż, produkcja, zarządzanie magazynem, logistyka, utrzymanie ruchu, księgowość, controlling finansowy oraz kardy i płace w jednym spójnym systemie.

Programy klasy ERP zapewniają centralizację danych i automatyzację procesów przyczyniając się do zwiększenia efektywności operacyjnej, poprawy zarządzania zasobami oraz wspierają podejmowanie strategicznych decyzji.

Główne cechy systemów klasy ERP

  1. Zintegrowane moduły: system klasy ERP składa się z różnych modułów, z których każdy odpowiada za inny obszar działalności firmy (np. moduł finansowy, moduł HR, moduł produkcji).
  2. Centralna baza danych: wszystkie dane przechowywane są w jednej, centralnej bazie danych, co zapewnia ich spójność i aktualność.
  3. Automatyzacja procesów: ERP automatyzuje wiele rutynowych zadań, co pozwala na oszczędność czasu i redukcję błędów.
  4. Dostęp do informacji w czasie rzeczywistym: użytkownicy posiadają bieżący dostęp do aktualnych danych w dowolnym momencie, co wspomaga podejmowanie decyzji.
  5. Skalowalność: oprogramowanie klasy ERP można łatwo rozbudować i dostosować do zmieniających się potrzeb firmy.

Jak działa oprogramowanie klasy ERP?

Oprogramowanie klasy ERP działa poprzez zintegrowanie wszystkich kluczowych procesów biznesowych firmy w jednym, spójnym systemie. Jako centralna baza danych zbiera i przechowuje informacje z różnych działów firmy. Dzięki temu dane są spójne, aktualne  oraz dostępne dla uprawnionych użytkowników w czasie rzeczywistym.

Systemy informatyczne klasy ERP składają się z modułów, z których każdy odpowiada za inne obszary działalności firmy, takie jak księgowość, zarządzanie zapasami, produkcja, sprzedaż, kadry i płace, logistyka, magazynowanie i inne. Moduły te komunikują się ze sobą, umożliwiając płynny przepływ informacji pomiędzy działami.

  • Przykład: kiedy dział sprzedaży wprowadza zamówienie, informacje te są automatycznie dostępne dla działu produkcji i logistyki, co pozwala na natychmiastowe zaplanowanie produkcji i dostawy.

Systemy klasy ERP automatyzują wiele rutynowych zadań, takich jak księgowanie transakcji, generowanie raportów finansowych, zarządzanie zapasami czy planowanie produkcji, co pozwala na oszczędność czasu i redukcję błędów.

Dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania i analiz, system ERP wspiera proces podejmowania decyzji, dostarczając menedżerom dokładne i aktualne dane na temat różnych aspektów działalności firmy. Warto dodać, że wszechstronność oprogramowanie klasy ERP staje się fundamentem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem, wspierając jego rozwój i zwiększając konkurencyjność na rynku.

Zastosowanie systemów klasy ERP

Zastosowanie systemów klasy ERP jest bardzo szerokie, ponieważ systemy ERP są wszechstronnymi narzędziami, które wspierają zarządzanie przedsiębiorstwem na wielu poziomach.

Oprogramowanie klasy ERP zapewnia możliwość integracji procesów i zarządzania nimi w sposób spójny i efektywny przyczyniając się do jego rozwoju i zwiększenia konkurencyjności na rynku.

Oto krótki przegląd zastosowania programu ERP w kluczowych obszarach firmy.

System klasy ERP jako program do zarządzania firmy

W obszarze zarządzania firmą system ERP integruje wszystkie procesy biznesowe, co pozwala na eliminację silosów danych i zapewnia płynny przepływ informacji między działami. Oprogramowanie ERP automatyzuje procesy administracyjne i dostarcza aktualne dane w czasie rzeczywistym, co wspomaga podejmowanie decyzji strategicznych, tworzenie prognoz i raportowanie.

System klasy ERP jako program do zarządzania sprzedażą

W sprzedaży system ERP wspomaga zarządzanie zamówieniami klientów, monitorowanie stanu zamówień i dostaw oraz analizę wyników sprzedaży. Umożliwia również zarządzanie relacjami z klientami (CRM), co poprawia jakość obsługi klienta i zwiększa satysfakcję klientów.

System klasy ERP jako program dla zarządzania logistyką

W produkcji ERP umożliwia planowanie i harmonogramowanie, sprawne zarządzanie surowcami oraz monitorowanie wszystkich procesów produkcyjnych. Dzięki temu możliwe jest śledzenie kosztów produkcji, eliminacja przestojów, optymalizacja wykorzystania zasobów i efektywności pracy ludzi i urządzeń oraz wyższa skuteczność operacyjna.

System klasy ERP jako program do zarządzania magazynem

W obszarze zarządzania magazynem ERP oferuje kontrolę zapasów, śledzenie przepływu towarów, optymalizację przestrzeni magazynowej oraz inwentaryzację i zarządzanie lokalizacjami. Pozwala to na redukcję nadmiarów i braków oraz lepsze wykorzystanie dostępnej przestrzeni.

System klasy ERP jako program księgowy  

W księgowości system ERP umożliwia zarządzanie finansami firmy, automatyzację procesów księgowych, śledzenie przychodów i wydatków oraz raportowanie finansowe. Dzięki temu firma może lepiej kontrolować swoje finanse i podejmować bardziej świadome decyzje finansowe.

System klasy ERP jako program kadrowo-płacowy

W dziale kadr i płac ERP zarządza danymi pracowników, rejestruje czas pracy, obsługuje płace i wynagrodzenia oraz zarządza szkoleniami i rozwojem pracowników. Automatyzacja tych procesów pozwala na zwiększenie efektywności administracyjnej i lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi.

Jakie korzyści zapewniają systemy klasy ERP?

Systemy klasy ERP zapewniają firmom wiele korzyści, które obejmują integrację procesów, automatyzację i optymalizację operacji, dostęp do aktualnych danych, lepsze zarządzanie zasobami, poprawę jakości obsługi klienta, wsparcie w podejmowaniu decyzji, redukcję kosztów, zgodność z przepisami, skalowalność oraz bezpieczeństwo danych.

11 najważniejszych korzyści, które zapewnia oprogramowanie klasy ERP.

  1. Integracja procesów biznesowych: ERP umożliwia integrację wszystkich kluczowych procesów biznesowych w firmie, takich jak księgowość, sprzedaż, zarządzanie zasobami ludzkimi, produkcja, logistyka, i zarządzanie zapasami. Dzięki temu eliminuje się problem silosów danych i zapewnia płynny przepływ informacji między działami.
  2. Automatyzacja i optymalizacja procesów: systemy klasy ERP automatyzują wiele rutynowych i powtarzalnych zadań, co pozwala na oszczędność czasu, redukcję błędów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Automatyzacja obejmuje takie obszary jak księgowanie transakcji, generowanie raportów, zarządzanie zapasami czy planowanie produkcji.
  3. Dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym: program ERP zapewnia dostęp do dokładnych i aktualnych danych w czasie rzeczywistym, co wspiera podejmowanie lepszych decyzji opartych na rzetelnych informacjach. Dzięki temu menedżerowie mogą szybko reagować na zmiany rynkowe i operacyjne.
  4. Lepsze zarządzanie zasobami: oprogramowanie ERP umożliwiają efektywne zarządzanie zasobami firmy, takimi jak ludzie, finanse, materiały i sprzęt. Pozwala to na optymalizację wykorzystania zasobów, redukcję kosztów i poprawę ogólnej wydajności firmy.
  5. Zwiększenie efektywności operacyjnej: dzięki automatyzacji i optymalizacji procesów, systemy informatyczne klasy ERP przyczyniają się do zwiększenia efektywności operacyjnej. Firmy mogą szybciej realizować zamówienia, lepiej zarządzać zapasami i produkcją, a także poprawić jakość obsługi klienta.
  6. Poprawa jakości obsługi klienta: ERP umożliwia lepsze zarządzanie relacjami z klientami poprzez zapewnienie dokładnych informacji na temat zamówień, stanów magazynowych i terminów dostaw. Lepsza obsługa klienta prowadzi do zwiększenia satysfakcji klientów i lojalności.
  7. Wsparcie dla podejmowania decyzji: systemy do zarządzania ERP oferują zaawansowane funkcje raportowania i analiz, które wspierają podejmowanie decyzji na poziomie strategicznym i operacyjnym. Dostęp do kompleksowych i aktualnych raportów pozwala menedżerom na podejmowanie świadomych decyzji.
  8. Redukcja kosztów: dzięki automatyzacji procesów i lepszemu zarządzaniu zasobami, firmy mogą zredukować koszty operacyjne, magazynowe, produkcyjne i administracyjne. ERP pomaga również w identyfikacji i eliminacji nieefektywności.
  9. Zgodność z przepisami i regulacjami: system ERP pomaga firmom w utrzymaniu zgodności z przepisami i regulacjami zapewniając automatyczne aktualizacje w obszarach takich jak podatki, przepisy finansowe i standardy księgowe
  10. Skalowalność i elastyczność: ERP jest skalowalny i elastyczny, co oznacza, że można go łatwo dostosować do rosnących potrzeb firmy. Systemy te mogą być rozbudowywane o dodatkowe moduły i funkcjonalności w miarę rozwoju firmy.
  11. Bezpieczeństwo danych: systemy ERP oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa danych, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie danych i regularne kopie zapasowe, co zapewnia ochronę wrażliwych informacji przed nieautoryzowanym dostępem.

Integracja systemu klasy ERP z innym oprogramowaniem   

Integracja systemu klasy ERP z innym oprogramowaniem jest kluczowa dla zapewnienia spójności danych i efektywności operacyjnej w firmie. Dzięki integracji, różne systemy mogą współdziałać, dzielić się informacjami i automatyzować przepływy pracy, co prowadzi do lepszej koordynacji działań i optymalizacji procesów biznesowych.

Warto dodać, że integracja ERP z innymi systemami informatycznymi jest złożonym procesem, który wymaga dokładnego planowania, odpowiednich narzędzi i technologii oraz starannego wdrożenia.

Metody integracji systemów klasy ERP

  1. API (Application Programming Interface): API to zestaw reguł i protokołów, które umożliwiają różnym aplikacjom komunikowanie się ze sobą. Integracja za pomocą API polega na tworzeniu interfejsów, które umożliwiają wymianę danych między systemem ERP a innym oprogramowaniem. API zapewnia elastyczność i umożliwia real-time synchronization.
  1. Middleware: Middleware to oprogramowanie pośredniczące, które łączy różne systemy i umożliwia ich komunikację. Działa jako warstwa tłumacząca między systemem ERP a innymi aplikacjami, przekazując dane i polecenia między nimi. Middleware może również oferować dodatkowe funkcje, takie jak transformacja danych, zarządzanie kolejkami i kontrola przepływu.
  1. EDI (Electronic Data Interchange): EDI to technologia, która umożliwia wymianę dokumentów elektronicznych między systemami informatycznymi różnych firm. W kontekście ERP, EDI może być używane do automatycznej wymiany danych takich jak zamówienia, faktury, i informacje o wysyłkach. EDI jest szczególnie użyteczne w integracji z partnerami biznesowymi.
  1. Integracja na poziomie bazy danych: ta metoda polega na bezpośrednim łączeniu baz danych różnych systemów. Dane są synchronizowane poprzez zapytania SQL, replikację bazy danych lub inne techniki bezpośredniego dostępu do danych. Jest to skuteczna metoda, ale może być bardziej ryzykowna z punktu widzenia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
  1. Web Services (SOAP/REST): Web Services umożliwiają komunikację między aplikacjami za pośrednictwem sieci internetowej. SOAP (Simple Object Access Protocol) i REST (Representational State Transfer) to popularne standardy web services. Umożliwiają one wymianę danych i wykonywanie zdalnych operacji między systemem ERP a innymi aplikacjami.
  1. iPaaS (Integration Platform as a Service): iPaaS to platforma chmurowa, która oferuje narzędzia i usługi do integracji różnych aplikacji i systemów. iPaaS umożliwia łatwe tworzenie, wdrażanie i zarządzanie integracjami bez potrzeby korzystania z dodatkowego sprzętu czy oprogramowania. Przykłady iPaaS to MuleSoft, Dell Boomi, i Informatica.

Jak przebiega proces integracji systemów?

  1. Analiza potrzeb i planowanie: pierwszym krokiem jest analiza potrzeb firmy i określenie, które systemy wymagają integracji oraz jakie dane i procesy mają być zsynchronizowane. Na podstawie analizy opracowuje się plan integracji, który uwzględnia wybór technologii, harmonogram działań i zasoby.
  2. Wybór odpowiednich narzędzi i technologii: wybór narzędzi i technologii do integracji zależy od specyficznych wymagań firmy, istniejącej infrastruktury IT, budżetu oraz skali i złożoności integracji. Może to obejmować wybór platformy middleware, konfigurację API, wykorzystanie web services, czy też wdrożenie iPaaS.
  3. Konfiguracja i implementacja: na tym etapie przeprowadza się konfigurację wybranych narzędzi i technologii, tworzy interfejsy integracyjne, mapuje dane i definiuje przepływy pracy. Może to również obejmować tworzenie custom code lub wykorzystanie gotowych konektorów dostarczanych przez dostawców oprogramowania.
  4. Testowanie integracji: testowanie jest kluczowym etapem, który zapewnia, że integracja działa poprawnie. Przeprowadza się testy funkcjonalne, integracyjne i wydajnościowe, aby upewnić się, że dane są poprawnie synchronizowane i procesy biznesowe działają zgodnie z oczekiwaniami.
  5. Migracja danych: w przypadku integracji nowych systemów często konieczna jest migracja danych ze starych systemów do nowego środowiska. Proces ten musi być dokładnie zaplanowany i przeprowadzony, aby zapewnić spójność i integralność danych.
  6. Szkolenie użytkowników: użytkownicy końcowi muszą być przeszkoleni z nowego zintegrowanego systemu, aby mogli efektywnie korzystać z jego funkcji i zrozumieć nowe procesy operacyjne.
  7. Monitorowanie i wsparcie: po uruchomieniu integracji konieczne jest monitorowanie systemu, aby upewnić się, że działa on prawidłowo i skutecznie. W przypadku wykrycia problemów konieczne jest ich szybkie rozwiązywanie. Regularne aktualizacje i optymalizacje mogą być również potrzebne, aby utrzymać efektywność i zgodność systemu.

Systemy klasy ERP można integrować z innymi systemami, takimi jak:

  • System WMS (Warehouse Management System): optymalizacja zarządzania magazynem.
  • CRM (Customer Relationship Management): zarządzanie relacjami z klientami.
  • TMS (Transportation Management System): zarządzanie transportem.
  • MES (Manufacturing Execution System): śledzenie i kontrola procesów produkcyjnych.
  • Płatności elektroniczne
  • Programowanie zewnętrznych firm kurierskich
  • Niezależne programy księgowe
  • Zewnętrzne platformy E-commerce (np. Allegro)

Jak przebiega wdrożenie systemu klasy ERP?

Wdrożenie systemu klasy ERP obejmuje poniższe etapy.

  1. Analiza potrzeb: określenie wymagań i celów wdrożenia.
  2. Planowanie wdrożenia: opracowanie szczegółowego planu działań.
  3. Konfiguracja systemu: dostosowanie ERP do specyficznych potrzeb firmy.
  4. Migracja danych: przeniesienie danych z istniejących systemów do ERP.
  5. Szkolenie pracowników: przeszkolenie użytkowników w zakresie obsługi nowego systemu.
  6. Testowanie: przeprowadzenie szczegółowych testów funkcjonalnych i integracyjnych.
  7. Uruchomienie: pełne wdrożenie systemu i rozpoczęcie jego użytkowania.
  8. Wsparcie i optymalizacja: monitorowanie działania, wsparcie techniczne, wprowadzanie usprawnień.

Ile kosztuje system klasy ERP?

Cena systemów klasy ERP może znacząco się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, zakres funkcjonalności, liczba użytkowników, złożoność wdrożenia, oraz czy system jest wdrażany w modelu on-premise (lokalnym) czy w chmurze.

Co składa się cenę systemu ERP?

Licencje na oprogramowanie

  • On-premise: koszt licencji na oprogramowanie zależy od liczby użytkowników lub urządzeń oraz od wybranych modułów. Może wynosić od kilkudziesięciu tysięcy złotych dla małych firm do kilku milionów złotych dla dużych przedsiębiorstw.
  • Chmura: w modelu chmurowym koszty są zazwyczaj rozliczane na podstawie miesięcznej lub rocznej subskrypcji. Cena za użytkownika może wynosić od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie.

Koszty wdrożenia systemu ERP

Koszty wdrożenia ERP obejmują analizę wymagań, konfigurację systemu, integrację z istniejącymi systemami, migrację danych, szkolenia użytkowników, oraz testowanie. Wdrożenie może kosztować od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych w zależności od złożoności projektu i wielkości firmy.

Koszty dostosowania systemu

Dostosowanie systemu ERP do specyficznych potrzeb firmy może generować dodatkowe koszty. Koszty te zależą od zakresu i złożoności zmian, które mogą obejmować tworzenie niestandardowych funkcji, raportów czy interfejsów użytkownika.

Koszty utrzymania i wsparcia technicznego

W przypadku systemów on-premise firmy muszą również uwzględnić koszty utrzymania serwerów, baz danych i infrastruktury IT, a także koszty wsparcia technicznego i aktualizacji oprogramowania. W modelu chmurowym te koszty są zazwyczaj wliczone w abonament, ale mogą wystąpić dodatkowe opłaty za wsparcie premium.

Szkolenia

Szkolenia użytkowników końcowych i administratorów systemu są kluczowe dla efektywnego wykorzystania systemu ERP. Koszty szkoleń mogą wynosić od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od liczby uczestników i zakresu szkolenia.

Przeczytaj także: