Co to jest ERP w chmurze?
ERP to program do zarządzania firmą, który integruje różnorodne procesy biznesowe w jedną spójną platformę, obejmującą obszary takie jak finanse, sprzedaż, produkcja, logistyka, zasoby ludzkie i wiele innych.
Chmura, z angielskiego cloud computing, to model dostarczania usług informatycznych, w którym zasoby takie jak serwery, przechowywanie danych, bazy danych, oprogramowanie i inne usługi są dostępne na żądanie przez internet.
Tak więc, ERP w chmurze to oprogramowanie dla firm, które jest dostarczane przez internet.
Jaki jest sposób pracy na systemie ERP w chmurze?
Użytkownicy mają dostęp do systemu przez przeglądarkę internetową lub dedykowane aplikacje mobilne, co umożliwia pracę z dowolnego miejsca i na różnych urządzeniach. W praktyce oznacza to, że zamiast instalować oprogramowanie na lokalnych komputerach czy serwerach, użytkownicy logują się do systemu za pomocą swoich danych uwierzytelniających (login i hasło) na platformie dostawcy chmury.
Przenosząc starsze systemy ERP do chmury, często stosuje się dostęp przez zdalny pulpit (RDP) lub inne technologie zdalnego dostępu. Pozwala to na pracę w środowisku przypominającym lokalną aplikację, ale uruchomioną na zdalnym serwerze w chmurze. Warto jednak zaznaczyć, że RDP i podobne technologie są uważane za schyłkowe, ponieważ nowsze systemy ERP projektuje się z myślą o bezpośrednim dostępie przez przeglądarkę internetową.
Jakie są zalety korzystania z chmury?
- Skalowalność – ERP w chmurze umożliwia łatwe skalowanie zasobów w zależności od potrzeb firmy. W miarę jak firma się rozwija, można łatwo zwiększać zasoby, takie jak moc obliczeniowa, pamięć masowa czy liczba użytkowników. Dzięki temu firmy mogą płynnie reagować na wzrosty zapotrzebowania, zapewniając, że system zawsze spełnia bieżące wymagania operacyjne. Skalowanie w dół, gdy zapotrzebowanie spada, jest równie proste, co pozwala na optymalne zarządzanie kosztami.
- Dostępność z dowolnego miejsca – oprogramowanie w chmurze umożliwia dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie, o ile użytkownik ma dostęp do Internetu. To ułatwia pracę zdalną, współpracę międzynarodową oraz zwiększa elastyczność operacyjną firmy. Pracownicy mogą zarządzać procesami biznesowymi i podejmować decyzje niezależnie od lokalizacji, co jest kluczowe w dzisiejszym, globalnym środowisku biznesowym.
- Automatyczne aktualizacje – program ERP w chmurze automatycznie otrzymuje najnowsze aktualizacje i poprawki od dostawcy. Użytkownicy nie muszą martwić się o ręczne instalowanie aktualizacji czy przestoje związane z konserwacją systemu. Dostawca wdraża aktualizację w sposób niezauważalny, praktycznie bez zakłócania codziennej pracy. Dzięki temu firmy mogą skupić się na swojej działalności, a nie na zarządzaniu technologią.
- Bezpieczeństwo danych – Dostawcy usług chmurowych inwestują znaczne środki w zabezpieczenia, które często przewyższają możliwości pojedynczych firm. ERP w chmurze korzysta z zaawansowanych mechanizmów szyfrowania, monitoringu i ochrony danych, co minimalizuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa. Ponadto, dane regularnie kopiuje się i przechowuje w kilku lokalizacjach, co zapewnia ich dostępność nawet w przypadku awarii.
- Łatwiejsza integracja – Systemy ERP w chmurze są zazwyczaj projektuje się z myślą o integracji z innymi aplikacjami chmurowymi, co ułatwia łączenie różnych systemów biznesowych. Firmy mogą łatwo zintegrować się z systemami e-commerce, bankami, spedytorami, co tworzy spójne i zautomatyzowane środowisko pracy. Dzięki temu możliwe jest bardziej efektywne zarządzanie danymi i procesami.
Jakie są modele chmur obliczeniowych?
Chmurę można wdrożyć w różnych modelach:
Chmura publiczna
Zasoby IT są udostępniane przez dostawcę usług chmurowych (takich jak Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud i inni ) i są dostępne dla wielu klientów.
Chmura prywatna
Zasoby IT są przeznaczone wyłącznie dla jednej organizacji. Może być zarządzana wewnętrznie lub przez zewnętrznego dostawcę, ale infrastruktura jest dedykowana dla konkretnego klienta.
Chmura hybrydowa
Łączy elementy chmury publicznej i prywatnej, umożliwiając przesyłanie danych i aplikacji między nimi w zależności od potrzeb.
Koszty ERP w chmurze
Wybór ERP w chmurze wiąże się, z korzyściami kosztowymi, które sprawiają, że jest to atrakcyjna opcja dla wielu firm, ale też pewnymi wadami. Do korzyści finansowych można zaliczyć
Brak inwestycji w infrastrukturę
ERP w chmurze eliminuje potrzebę inwestowania w infrastrukturę IT, taką jak serwery, sieci czy centra danych. Dostawca systemu dostarcza wszystkie zasoby, co pozwala Twojej firmie uniknąć wysokich wydatków kapitałowych. Zamiast tego, przedsiębiorstwa mogą skupić się na swojej działalności, korzystając z infrastruktury dostępnej na żądanie w modelu subskrypcyjnym.
Niskie koszty wejścia
Wdrażanie ERP w chmurze wiąże się z niskimi kosztami początkowymi, ponieważ nie ma potrzeby zakupu sprzętu ani licencji na oprogramowanie. Firmy mogą rozpocząć korzystanie z systemu za ułamek kosztów, które byłyby konieczne przy tradycyjnym wdrożeniu. To umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy na nowym systemie, nawet przy ograniczonym budżecie, co jest korzystne szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Brak kosztów zakupu licencji
W ERP w chmurze firmy płacą za dostęp do oprogramowania na zasadzie subskrypcji, co eliminuje wysokie, jednorazowe koszty zakupu licencji. Model subskrypcyjny jest elastyczny, pozwalając firmom na opłacanie tylko tych funkcji i zasobów, których faktycznie potrzebują. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą lepiej zarządzać swoimi budżetami, płacąc jedynie za rzeczywiste wykorzystanie systemu.
Brak nakładów na usługi IT związane z opieką nad infrastrukturą
ERP w chmurze minimalizuje potrzebę utrzymania specjalistycznego zespołu IT do zarządzania infrastrukturą, ponieważ wszystkie operacje, takie jak konserwacja, aktualizacje i zarządzanie serwerami, są obsługiwane przez dostawcę chmurowego. To znacznie redukuje koszty związane z zatrudnieniem i szkoleniem personelu IT, pozwalając firmom skupić się na swoich kluczowych działaniach operacyjnych.
Wadą natomiast pozostają:
Koszty długoterminowe
Choć koszty początkowe ERP w chmurze są niskie, opłaty subskrypcyjne mogą sumować się do znacznych kwot w dłuższym okresie. W zależności od wielkości firmy i skali wykorzystywanych zasobów, koszty mogą przekroczyć inwestycje wymagane przy tradycyjnym, lokalnym wdrożeniu ERP. Firmy muszą dokładnie przeanalizować koszty długoterminowe, aby upewnić się, że model chmurowy jest dla nich opłacalny.