Dlaczego warto dostosować system ERP do potrzeb firmy?
Badania wykazują, że główną przyczyną niezadowolenia firm z systemu ERP jest niedostateczne dostosowanie programu do potrzeb firmy. Dlatego też, według raportu Panorama Consulting z 2023 ponad 65% wdrożeń systemów ERP było robionych z modyfikacjami i personalizacją w tym ponad 20% z znaczącą modyfikacją programu ERP.
Istnieją trzy główne przyczyny, dla których firmy decydują się na dostosowanie systemu:
Efektywność operacyjna: Dostosowanie systemu do specyficznych procesów biznesowych firmy pozwala na maksymalizację efektywności operacyjnej. Dzięki temu można eliminować zbędne kroki, minimalizować ręczną pracę oraz automatyzować powtarzalne zadania. Taki spersonalizowany system lepiej wspiera codzienne działania, co skraca czas realizacji procesów i zmniejsza liczbę błędów, co w konsekwencji prowadzi do oszczędności zasobów oraz redukcji kosztów operacyjnych.
Poprawa doświadczenia użytkownika (UX): Personalizacja interfejsów i funkcji zwiększa wygodę oraz intuicyjność. Przekłada się to na wyższą produktywność. Użytkownicy szybciej znajdują potrzebne narzędzia i informacje. Zmniejsza się czas potrzebny na szkolenia i wdrożenia, co podnosi ogólną satysfakcję z korzystania z systemu.
Zwiększenie konkurencyjności: Dzięki modyfikacjom i personalizacji firmy mogą wprowadzać innowacyjne funkcje, które wyróżniają je na tle konkurencji. To pozwala na szybkie wprowadzanie nowych produktów i usług na rynek oraz dostosowywanie się do specyficznych potrzeb klientów, co może przyciągać nowych klientów i utrzymywać lojalność obecnych, wzmacniając pozycję firmy na rynku.
W jaki sposób oprogramowanie ERP jest dosotosowywane do potrzeb firmy?
Opogramowanie dla biznesu, takie jak ERP jest dostosowywane do wymagań na dwa sposoby – personalizacje i modyfikacje.
Personalizacja
Personalizacja to dostosowanie interfejsu użytkownika lub konfiguracji systemu ERP do indywidualnych preferencji użytkowników. Zakres personalizacji zależy od elastyczności systemu ERP i nie wymaga zmiany kodu systemu i jest mniej inwazyjna niż modyfikacja.
Modyfikacja
Modyfikacja to proces zmiany lub rozbudowy systemu ERP poprzez modyfikację jego kodu źródłowego lub dodatkowe biblioteki programistyczne (pluginy). Dostosowanie oprogramowania poprzez modyfikacje lub tworzenie kodu jest bardziej złożone i może wpłynąć na przyszłe aktualizacje systemu.
Co obejmuje personalizacja ERP
Definiowanie pulpitów
Personalizacja pulpitów pozwala użytkownikom dostosować interfejs systemu ERP do swoich potrzeb. Użytkownicy mogą dodawać, usuwać lub modyfikować widżety, skróty i raporty. Dzięki temu mają szybki dostęp do najważniejszych informacji i funkcji, co zwiększa efektywność pracy. Spersonalizowany pulpit umożliwia lepsze zarządzanie czasem, ponieważ kluczowe dane są łatwo dostępne, co przyspiesza codzienne zadania.
Definiowanie własnych pól
Użytkownicy mogą dodawać własne pola do formularzy i baz danych w systemie ERP. To pozwala na przechowywanie dodatkowych informacji, które są specyficzne dla firmy. Dzięki temu system ERP lepiej odwzorowuje unikalne procesy biznesowe. Personalizacja pól umożliwia lepsze dostosowanie systemu do konkretnych wymagań firmy, co zwiększa dokładność i precyzję przechowywanych danych.
Ustawienia kolumn na listach
Personalizacja kolumn na listach w systemie ERP pozwala użytkownikom wybrać, które kolumny chcą widzieć i w jakiej kolejności. Dzięki temu widoki list mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb użytkownika. To ułatwia przeglądanie i analizę danych, ponieważ wyświetlane informacje są lepiej dopasowane do bieżących zadań i preferencji użytkownika, co zwiększa wygodę pracy.
Personalizacja formularzy
Użytkownicy mogą modyfikować układ i zawartość formularzy w systemie ERP. Mogą dodawać lub usuwać pola, sekcje, a także zmieniać ich rozmieszczenie. Dzięki temu formularze stają się bardziej intuicyjne i lepiej dostosowane do konkretnych procesów w firmie. Spersonalizowane formularze ułatwiają wprowadzanie danych, co redukuje czas potrzebny na ich obsługę i zmniejsza ryzyko błędów.
Tworzenie raportów, zestawień i modyfikacja wydruków
Personalizacja raportów i zestawień w systemie ERP umożliwia użytkownikom tworzenie niestandardowych raportów dostosowanych do indywidualnych potrzeb. Mogą definiować, które dane uwzględnić, jakie filtry zastosować oraz jak formatować wyniki. Podobnie, modyfikacja wydruków pozwala dostosować szablony dokumentów, takich jak faktury czy zamówienia, poprzez zmianę układu, dodawanie logo i modyfikację treści.
Modyfikacja procesów opartych o BPMN
Personalizacja procesów biznesowych w systemie ERP za pomocą narzędzi opartych na BPMN umożliwia dostosowanie przepływów pracy do specyficznych wymagań firmy. Dzięki temu procesy są bardziej efektywne i lepiej odzwierciedlają rzeczywiste operacje biznesowe. Personalizacja BPMN pozwala na optymalizację procesów, co prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej i lepszego zarządzania zasobami.
Co obejmuje modyfikacja systemu ERP?
Modyfikacje ERP czyli zmiany w kodzie źródłowym lub rozbudowa systemu za pomocą narzędzi programistycznych są robione w celu:
- Obsługi ważnych procesów, które nie są w pełny sposób obsługiwane przez standardową wersję ERP,
- Integracji z istniejącym oprogramowaniem lub usługami zewnętrznymi,
Przykładowo, jeśli firma produkcyjna wybrała system ERP, kierując się opinią i funkcjonalnościami w obszarze księgowości i sprzedaży, to może się okazać, że aspekty produkcyjne nie są w wystarczający sposób obsługiwane. Wymaga więc to rozbudowy systemu o odpowiednie moduły, które będą wspierać specyficzne procesy produkcyjne. Alternatywą może być zakup zewnętrznej aplikacji produkcyjnej i zaprogramowanie jej integracji z systemem ERP.
Dostosowanie w kontekście No Code i Low Code
Dostosowanie w kontekście No Code i Low Code oznacza dopasowanie aplikacji do specyficznych potrzeb użytkownika lub firmy. Wymaga to minimalnego (Low Code) lub zerowego (No Code) zaangażowania w programowanie. Oto, co oznacza personalizacja w obu przypadkach:
No Code:
- Interfejsy Użytkownika: Użytkownicy mogą łatwo personalizować interfejs aplikacji, dostosowując układ, kolory, czcionki i inne elementy wizualne za pomocą interfejsów typu „przeciągnij i upuść” bez potrzeby programowania.
- Workflowy: Umożliwia tworzenie i personalizowanie procesów biznesowych oraz automatyzacji poprzez intuicyjne narzędzia, które nie wymagają wiedzy programistycznej.
- Integracje: No Code często oferuje gotowe integracje z popularnymi narzędziami i usługami, co pozwala na łatwe dopasowanie funkcjonalności aplikacji do potrzeb biznesowych.
Low Code:
- Zaawansowane Dostosowania: Low Code pozwala na bardziej zaawansowane personalizacje, w tym możliwość dodawania własnych skryptów, kodów czy logiki biznesowej, co daje większą elastyczność w dostosowywaniu aplikacji do specyficznych wymagań.
- Rozszerzenia Funkcjonalności: Dzięki dostępowi do interfejsów API, programiści mogą rozszerzać funkcjonalności aplikacji o niestandardowe rozwiązania, które są trudne do osiągnięcia w No Code.
- Optymalizacja i Skalowalność: Personalizacja w Low Code umożliwia lepszą optymalizację aplikacji pod kątem wydajności oraz przygotowanie jej do skalowania, co jest istotne w przypadku rozwijających się firm.
Podsumowanie:
Coraz więcej nowoczesnych systemów jest projektowanych tak, by umożliwiać łatwe dostosowanie do potrzeb. Personalizacja w No Code i Low Code pozwala firmom szybko i efektywnie dopasować aplikacje do swoich wymagań. Nie wymaga to głębokiej wiedzy technicznej (No Code) lub angażuje minimalną ilość programowania (Low Code). Dzięki temu firmy mogą szybko reagować na zmieniające się wymagania rynkowe i operacyjne.