opublikowano:
16.07.2024 r.
Wybór odpowiedniego systemu ERP wiąże się nie tylko z analizą funkcjonalności i dostosowaniem do potrzeb przedsiębiorstwa, ale także z wyborem odpowiedniego modelu licencjonowania. W zależności od struktury organizacji, jej potrzeb oraz budżetu. Przeczytaj nasz artykuł – weź rodzaje licencji pod lupę, aby odkryć ich wady i zalety oraz podjąć optymalną decyzję.
Rodzaje licencji systemu ERP
1. Licencja wieczysta (On-Premise)
Licencja wieczysta On-Premise polega na jednorazowym zakupie oprogramowania, które jest następnie instalowane na serwerach przedsiębiorstwa. Firma staje się właścicielem licencji na system ERP i może go używać bez ograniczeń czasowych.
Zalety:
- Jednorazowy koszt zakupu (bez stałych opłat licencyjnych).
- Pełna kontrola nad systemem i danymi.
- Możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb firmy.
Wady:
- Wysokie koszty początkowe.
- Konieczność zakupu i utrzymania własnej infrastruktury IT.
- Koszty związane z aktualizacjami i wsparciem technicznym.
2. Licencja subskrypcyjna (Cloud/SaaS)
Licencja subskrypcyjna, znana również jako model chmurowy (Software as a Service – SaaS), polega na opłacaniu regularnych (miesięcznych lub rocznych) subskrypcji za korzystanie z oprogramowania ERP hostowanego w chmurze przez dostawcę usług.
Zalety:
- Niskie koszty początkowe.
- Brak konieczności utrzymania własnej infrastruktury IT.
- Regularne aktualizacje i wsparcie techniczne wliczone w koszt subskrypcji.
- Skalowalność i elastyczność – łatwe dostosowanie liczby użytkowników do aktualnych potrzeb.
Wady:
- Stałe koszty subskrypcji.
- Mniejsza kontrola nad danymi i systemem.
- Potencjalne problemy z bezpieczeństwem danych w chmurze.
3. Licencja na czas określony
Licencja na czas określony pozwala na korzystanie z systemu ERP przez określony okres, na przykład rok lub trzy lata. Po upływie tego czasu licencja musi zostać odnowiona.
Zalety:
- Niższe koszty początkowe w porównaniu do licencji wieczystej.
- Możliwość łatwego przekształcenia licencji na subskrypcyjną po zakończeniu okresu.
Wady:
- Konieczność regularnego odnawiania licencji.
- Potencjalnie wyższe koszty w dłuższym okresie czasu.
Co wpływa na cenę licencji?
1. Cena licencji uzależniona od liczby użytkowników
Cena licencji często jest uzależniona od liczby użytkowników, którzy będą korzystać z systemu. W tym kontekście ważne są dwa pojęcia:
a. Licencja dla nazwanego użytkownika (Named User)
Licencja użytkownika jest przypisana do konkretnego użytkownika systemu ERP. Każdy użytkownik, który chce korzystać z systemu, musi posiadać swoją własną licencję.
Zalety:
- Dobra kontrola nad dostępem do systemu.
- Odpowiednia dla firm z małą liczbą użytkowników.
Wady:
- Koszty mogą rosnąć wraz ze zwiększaniem liczby użytkowników.
- Niezbyt elastyczna w przypadku zmian w liczbie użytkowników.
b. Licencja na jednoczesnego użytkownika (Concurrent User)
Licencja jednoczesnego użytkownika pozwala na dostęp do systemu ERP określonej liczbie użytkowników w tym samym czasie. Na przykład, jeśli firma posiada 10 licencji jednoczesnych, to maksymalnie 10 użytkowników może jednocześnie korzystać z systemu, niezależnie od tego, ilu użytkowników jest zarejestrowanych w systemie.
Zalety:
- Większa elastyczność w porównaniu do licencji użytkownika.
- Może być bardziej opłacalna dla firm z dużą liczbą użytkowników, którzy korzystają z systemu sporadycznie.
Wady:
- Trudności w zarządzaniu dostępem w firmach z dużą liczbą użytkowników, którzy często korzystają z systemu.
2. Cena licencji uzależniona od modułów
Cena licencji może też zależeć od liczby i rodzaju modułów, które są wdrażane. Systemy ERP są zazwyczaj modularne, co oznacza, że klient płaci tylko za te funkcje, które są mu potrzebne.
Zalety:
- Redukcja kosztów poprzez zakup tylko niezbędnych modułów.
- Możliwość stopniowego rozszerzania funkcjonalności systemu w miarę wzrostu potrzeb firmy.
Wady:
- Koszty mogą wzrosnąć wraz z dodawaniem kolejnych modułów.
3. Licencja na serwer
Rzadko stosowana. Licencja na serwer jest przypisana do konkretnego serwera, na którym zainstalowane jest oprogramowanie ERP. Koszt licencji może zależeć od mocy serwera oraz liczby rdzeni procesora.
Zalety:
- Odpowiednia dla firm z dużą liczbą użytkowników, którzy potrzebują stałego dostępu do systemu.
- Możliwość łatwego skalowania mocy serwera w miarę wzrostu wymagań.
Wady:
- Koszty mogą być wysokie, szczególnie dla serwerów o dużej mocy.
- Konieczność zarządzania infrastrukturą serwerową.
Warto raz jeszcze podkreślić, że wybór odpowiedniego modelu licencjonowania systemu ERP zależy od specyficznych potrzeb i możliwości finansowych przedsiębiorstwa.
Licencja wieczysta może być odpowiednia dla dużych firm z odpowiednimi zasobami IT, podczas gdy licencje subskrypcyjne i chmurowe oferują elastyczność i niższe koszty początkowe dla mniejszych organizacji. Licencje użytkownika, jednoczesnego użytkownika oraz modułowe pozwalają na lepsze dostosowanie kosztów do rzeczywistych potrzeb użytkowników i funkcji systemu. Ważne jest, aby przed podjęciem decyzji dokładnie przeanalizować wszystkie dostępne opcje i wybrać model, który najlepiej odpowiada specyficznym wymaganiom firmy.
Chętnie pomożemy Ci wybrać optymalny model licencyjny systemu ERP
Przeczytaj także: