https://www.cfi.pl/formularz-podziekowanie/

3 największe błędy we wdrożeniu systemu ERP w firmie produkcyjnej

tagi:

automatyzacja procesu produkcji ERP oprogramowanie dla produkcji planowanie produkcji produkcja system ERP wdrożenie ERP zarządzanie produkcją

opublikowano:

09.07.2024 r.

Planujesz wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej? Sprawdź listę najczęściej popełnianych błędów i zobacz, w jaki sposób można się ich ustrzec. Nasz artykuł pozwoli Ci zmienić metodę prób i błędów w sprawdzone rozwiązania, zaoszczędzić wiele cennego czasu oraz skutecznie zaimplementować program ERP w dziale produkcji. Poniżej znajdziesz także przykłady skutecznych wdrożeń systemu ERP w firmach produkcyjnych przedstawionych w formie przydatnych Case Studies. Życzymy konstruktywnej lektury.    

Lista błędów podczas wdrażania systemu ERP w produkcji

Skuteczne wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej może być skomplikowanym i wymagającym procesem. Aby go usprawnić, już na starcie warto wziąć pod lupę 15 najczęściej popełnianych błędów wdrożeniowych. Oto one.

1. Niedostateczna analiza przedwdrożeniowa

Niedostateczna analiza przedwdrożeniowa systemu ERP może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak wybór niewłaściwego systemu, problemy z integracją, przekroczenie budżetu, opóźnienia w projekcie, niezadowolenie pracowników, niska efektywność operacyjna, problemy z danymi oraz ryzyko niepowodzenia całego projektu. Aby uniknąć tych problemów, ważne jest przeprowadzenie dokładnej analizy przedwdrożeniowej, która obejmuje ocenę potrzeb biznesowych, specyfikację techniczną, planowanie zasobów oraz identyfikację potencjalnych ryzyk.

Jakie błędy i skutki wynikają z niedostatecznej analizy przedwdrożeniowej?

Wybór niewłaściwego systemu ERP

  • Niedostosowanie systemu do specyfiki produkcji: brak dostosowania systemu ERP do specyficznych procesów produkcyjnych, takich jak zarządzanie produkcją na sztuki, zarządzanie partiami, śledzenie zapasów, może ograniczać efektywność wdrożenia.
  • Zbyt duże zaufanie do dostawcy ERP: Poleganie wyłącznie na dostawcy ERP i brak aktywnego nadzoru nad wdrożeniem może prowadzić do niedostatecznego dostosowania systemu do wymagań firmy.
  • Ignorowanie potrzeb integracji ERP z innymi systemami: Brak odpowiedniej integracji systemu ERP z innymi istniejącymi systemami w firmie (np. systemami magazynowymi, e-commerce, CRM) może prowadzić do problemów z wymianą danych i spójnością informacji.
  • Nieprawidłowa ocena kosztów zakupu i wdrożenia systemu ERP: niedokładna ocena kosztów wdrożenia oraz wymaganych zasobów może prowadzić do przekroczenia budżetu i opóźnień w harmonogramie wdrożenia.
  • Niedopasowanie do potrzeb: system ERP może nie spełniać specyficznych wymagań biznesowych organizacji, co prowadzi do problemów z jego wykorzystaniem i nieefektywności operacyjnej.
  • Brak kluczowych funkcji: program ERP może nie posiadać istotnych funkcji, które są kluczowe dla operacji firmy, co zmusza do poszukiwania dodatkowych rozwiązań lub modyfikacji.

Problemy z integracją

  • Niezgodność z istniejącymi systemami: system ERP może mieć trudności z integracją z istniejącymi systemami informatycznymi firmy, co prowadzi do problemów z przepływem danych i procesami biznesowymi.
  • Brak standardów integracyjnych: może wystąpić problem z integracją różnych modułów ERP, co prowadzi do braku spójności danych i trudności w zarządzaniu informacjami.

Niedoszacowanie kosztów systemu ERP

  • Nieprzewidziane wydatki: brak pełnej analizy może prowadzić do niedoszacowania kosztów wdrożenia, co skutkuje przekroczeniem budżetu. Mogą pojawić się nieprzewidziane wydatki na dodatkowe modyfikacje, szkolenia czy wsparcie techniczne.
  • Dodatkowe koszty operacyjne: problemy z systemem mogą wymagać zatrudnienia dodatkowego personelu lub zakupu dodatkowego sprzętu, co zwiększa koszty operacyjne.

Opóźnienia w projekcie

  • Brak realistycznego harmonogramu: bez dokładnej analizy przedwdrożeniowej, harmonogram wdrożenia może być nierealistyczny, co prowadzi do opóźnień.
  • Problemy techniczne: Niewykryte wcześniej problemy techniczne mogą pojawić się podczas wdrożenia, co powoduje dodatkowe opóźnienia i przestoje.

Problemy z użytkownikami

  • Niezadowolenie pracowników: program ERP, który nie spełnia oczekiwań użytkowników końcowych, może prowadzić do niezadowolenia i oporu przed jego używaniem.
  • Brak odpowiednich szkoleń: niedostateczna analiza może skutkować brakiem planu szkoleń, co prowadzi do problemów z wykorzystaniem systemu przez pracowników.

Niska efektywność operacyjna

  • Nieoptymalne procesy: oprogramowanie ERP może nie wspierać optymalizacji procesów biznesowych, co prowadzi do utraty efektywności operacyjnej.
  • Ręczne obejścia: pracownicy mogą być zmuszeni do stosowania ręcznych obejść, aby zrekompensować braki systemu, co zwiększa ryzyko błędów i obniża efektywność.

Problemy z zarządzaniem danymi

  • Błędne dane: brak odpowiednich mechanizmów migracji i integracji danych może prowadzić do błędów w danych, co wpływa na jakość informacji i decyzji biznesowych.
  • Brak spójności danych: może wystąpić brak spójności danych między różnymi modułami ERP, co prowadzi do problemów z raportowaniem i analizą.

Ryzyko niepowodzenia projektu

  • Brak osiągnięcia celów biznesowych: projekt wdrożenia ERP może nie osiągnąć zamierzonych celów biznesowych, co oznacza stratę zainwestowanych środków i zasobów.
  • Niska elastyczność: system ERP może nie być elastyczny na zmiany w przyszłości, co utrudnia adaptację do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Rozwiązanie: sprawdź, jak prawidłowo przeprowadzić wdrożenie systemu ERP

2. Brak zaangażowania kadry zarządzającej w procesie analizy i wdrożenia ERP

Zaangażowanie kadry zarządzającej jest kluczowe dla sukcesu wdrożenia systemu ERP. Ich rola w zapewnieniu zasobów, kierunkowania strategicznego, zarządzania zmianą i motywowania pracowników jest nieoceniona. Brak tego zaangażowania może prowadzić do licznych problemów, od niejasnych celów i oporu przed zmianą, po wzrost kosztów i ryzyko całkowitego niepowodzenia projektu. Właściwe wsparcie i zaangażowanie kierownictwa są niezbędne do osiągnięcia sukcesu w procesie wdrożenia ERP.

Efektywne i sprawne wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania i wsparcia kadry zarządzającej. Ich brak zaangażowania może prowadzić do oporu w organizacji oraz braku przydziału odpowiednich zasobów.

Oto najważniejsze skutki braku zaangażowania kadry zarządzającej:

Brak jasnej wizji i celów

  • Niejasne wymagania: bez zaangażowania kadry zarządzającej, cele i wymagania dotyczące wdrożenia ERP mogą być niejasne lub niekompletne. Może to prowadzić do wyboru niewłaściwego systemu lub niepełnego zrozumienia potrzeb organizacji.
  • Brak strategicznego kierunku: kadra zarządzająca ustala kierunek strategiczny dla organizacji. Bez ich zaangażowania, wdrożenie ERP może nie być zgodne z długoterminowymi celami firmy.

Opór przed zmianą

  • Niski poziom akceptacji użytkowników: jeśli pracownicy nie widzą zaangażowania i wsparcia ze strony kierownictwa, mogą być mniej skłonni do akceptacji nowych systemów i procesów. Może to prowadzić do oporu przed zmianą i niskiego poziomu adopcji systemu ERP.
  • Brak motywacji: zaangażowanie kadry zarządzającej jest kluczowe dla motywowania pracowników do współpracy przy wdrożeniu i korzystania z nowego systemu.

Problemy z alokacją zasobów

  • Niedostateczne zasoby: bez wsparcia kierownictwa, projekt wdrożenia ERP może nie otrzymać wystarczających zasobów finansowych, ludzkich ani technologicznych. Może to prowadzić do opóźnień i problemów z realizacją projektu.
  • Niewłaściwe priorytety: kadra zarządzająca pomaga ustalić priorytety w organizacji. Bez ich zaangażowania, wdrożenie ERP może nie być traktowane jako priorytet, co może wpływać na jego skuteczność.

Brak skutecznego zarządzania zmianą

  • Nieefektywna komunikacja: zaangażowanie kadry zarządzającej jest kluczowe dla skutecznej komunikacji zmian w organizacji. Brak wsparcia na tym poziomie może prowadzić do dezinformacji i nieporozumień.
  • Niedostateczne szkolenia: brak zaangażowania kierownictwa może skutkować brakiem odpowiednich programów szkoleniowych dla pracowników, co prowadzi do niskiej skuteczności korzystania z nowego systemu.

Problemy z zarządzaniem projektem

  • Brak nadzoru i kontroli: kadra zarządzająca jest odpowiedzialna za nadzór nad postępem projektu. Bez ich zaangażowania, mogą pojawić się problemy z monitorowaniem postępów i podejmowaniem decyzji dotyczących kluczowych kwestii.
  • Brak odpowiedzialności: brak zaangażowania może prowadzić do braku jasnej odpowiedzialności za sukces projektu, co może skutkować problemami z zarządzaniem i realizacją wdrożenia.

Złe decyzje

  • Brak wglądu w dane: Kadra zarządzająca ma dostęp do strategicznych informacji i może podejmować decyzje na podstawie szerokiego zakresu danych. Brak ich zaangażowania może prowadzić do decyzji opartych na niepełnych lub niedokładnych informacjach.
  • Nieoptymalne rozwiązania: bez wkładu kierownictwa, wybór i konfiguracja systemu ERP mogą nie być optymalne dla potrzeb i celów organizacji.

Ryzyko niepowodzenia

  • Wzrost kosztów: problemy związane z niedostatecznym zaangażowaniem kadry zarządzającej mogą prowadzić do opóźnień i dodatkowych kosztów związanych z korektami i naprawą błędów.
  • Niedokończenie projektu: w skrajnych przypadkach, brak wsparcia może prowadzić do całkowitego niepowodzenia projektu wdrożenia ERP, co oznacza straty finansowe i czasowe dla organizacji.

3. Niedostosowanie systemu do specyfiki produkcji

Brak dostosowania systemu ERP do specyficznych procesów produkcyjnych, takich jak zarządzanie produkcją na sztuki, zarządzanie partiami, śledzenie zapasów, może ograniczać efektywność wdrożenia.

Wadliwe wdrożenie systemu ERP w firmie produkcyjnej może mieć szereg negatywnych skutków, które mogą istotnie wpłynąć na jej funkcjonowanie oraz wyniki biznesowe.

Jakie problemy mogą wystąpić w związku ze złym dostosowaniem systemu ERP do specyfiki produkcji?

Zaburzenia w procesach produkcyjnych – niewłaściwe wdrożenie systemu ERP może prowadzić do zaburzeń w procesach produkcyjnych, co może skutkować opóźnieniami w produkcji, problemami z zarządzaniem zapasami, a nawet spadkiem jakości produkowanych wyrobów.

Problemy operacyjne w dziale produkcji: system ERP może nie działać prawidłowo lub nie spełniać oczekiwań co do funkcjonalności, co prowadzi do problemów operacyjnych w wielu procesach produkcyjnych. Może obejmować np. błędy w zarządzaniu zapasami, zamówieniami, magazynem i generować opóźnienia w obsłudze klienta.

Błędy w raportowaniu z powodu niezgodności danych produkcyjnych: wadliwa integracja systemu ERP z istniejącymi systemami w firmie lub błędy w migracji danych mogą prowadzić do niezgodności w danych oraz trudności w ich poprawnym analizowaniu i raportowaniu. To z kolei może prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie nieprawidłowych lub niepełnych informacji. System ERP, który nie został właściwie skonfigurowany lub dostosowany do specyficznych potrzeb produkcji generuje błędy strategiczne oraz ogranicza zdolność do podejmowania opłacalnych decyzji produkcyjnych i biznesowych.

Brak integracji z istniejącymi systemami: Nieprawidłowa integracja systemu ERP z innymi istniejącymi systemami w firmie (np. systemami magazynowymi, produkcji, finansowymi) może prowadzić do problemów z wymianą danych, niezgodnością informacji oraz utratą spójności danych.

Nieefektywne zarządzanie zasobami: wadliwe wdrożenie ERP może uniemożliwiać właściwe zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, takimi jak surowce, materiały czy gotowe produkty, co prowadzi do nadmiernych kosztów, problemów z zapasami oraz niemożności szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe.

Obniżona wydajność i produktywność: wprowadzenie systemu ERP, który nie spełnia oczekiwań lub nie działa efektywnie, może prowadzić do ogólnej obniżki wydajności i produktywności pracowników. Problemy z użytkowaniem systemu oraz brak zaufania do jego danych mogą znacząco opóźniać realizację zadań i projektów.

Niskie zaufanie i opór wśród pracowników: wadliwe wdrożenie ERP często idzie w parze z oporem wśród pracowników, którzy mogą czuć się niekomfortowo z nowym systemem, szczególnie gdy brakuje im odpowiedniego szkolenia i wsparcia. To może prowadzić do dalszego spadku efektywności i braku zaangażowania w użytkowanie systemu.

Przekroczenie budżetu i harmonogramu: Niedokładna ocena kosztów wdrożenia oraz nieprzewidziane problemy techniczne mogą prowadzić do przekroczenia budżetu i opóźnień w harmonogramie wdrożenia, co z kolei generuje dodatkowe koszty i frustracje w firmie.

Straty finansowe i straty konkurencyjne: W najgorszym przypadku wadliwe wdrożenie systemu ERP może prowadzić do istotnych strat finansowych dla firmy, na przykład z powodu niezdolności do realizacji zamówień czy problemów z obsługą klienta. Dodatkowo, może to również prowadzić do utraty konkurencyjności na rynku.

Złe decyzje strategiczne: Na podstawie błędnych danych lub braku dostępu do istotnych

Złe relacje z klientami: w przypadku wadliwego wdrożenia systemu ERP w dziale produkcji, obsługa klienta może cierpieć na jakości, co prowadzi do niezadowolenia klientów oraz potencjalnych strat wizerunkowych i finansowych dla firmy.

Przykłady skutecznych wdrożeń systemu ERP w produkcji

Poniżej znajdziesz przykłady skutecznego wdrożenia systemu VENDO.ERP® w firmach produkcyjnych