Systemy ERP – definicja i cele

ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) to system informatyczny, na który składa się zbiór współpracujących ze sobą aplikacji (modułów) integrujących działania danego przedsiębiorstwa na wszystkich szczeblach i obszarach zarządzania.

Ich zadaniem jest:

• optymalne wykorzystanie zasobów
• uporządkowanie zachodzących w przedsiębiorstwie procesów
• dostarczenie kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji

Głównym celem wdrożenia systemu ERP powinien być wzrost efektywności działania firmy (a więc dochodowości) oraz zwiększenie satysfakcji klientów.

Obszary działania systemów ERP

Systemy ERP funkcjonują w praktycznie wszystkich obszarach działalności firmy:

Magazyn

• obsługa gospodarki magazynowej (rejestracja przyjęć i wydań)
• analiza zapotrzebowania na surowce i towary – tworzenie zamówień na podstawie planów produkcji, analizy potrzeb, planów sprzedaży
• rejestracja informacji o zamówieniach od klientów i do dostawców, zakupach, partiach towarów, rezerwacjach, produkcji
• zarządzanie łańcuchem dostaw (Supply Chain Mannagement)

Sprzedaż

• ofertowanie
• zbieranie i przetwarzanie zamówień
• wystawianie dokumentów sprzedaży
• obsługa cenników indywidualnych, okresowych promocji
• elektroniczna wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami (EDI)

Produkcja MRP / MRPII

• plany produkcji, zlecenia i produkcyjne
• ustalanie harmonogramu produkcji produkcji
• zarządzanie procesem produkcji
• ocena zdolności produkcyjnych
• zamówienia wyrobów jednostkowych (Assembly to Order – produkcja/montaż pod zamówienie)
• budżetowanie produkcji

Serwis

• obsługa zleceń serwisowych
• prowadzenie kartotek urządzeń i obiektów

Księga Rachunkowowa

• rozrachunki z dostawcami i odbiorcami
• rejestry VAT
• ewidencja środków trwałych i obliczanie amortyzacji
• raporty i analizy księgowe

Analizy i Raportowanie

• szybki dostęp do odpowiednich informacji na każdym szczeblu przedsiębiorstwa
• elastyczne tworzenie analiz i raportów dla kierownictwa

Kontrola Jakości

• systemy ERP powinny być istotnym elementem kontroli jakości w firmie

Czego nie robią systemy ERP

Żadne systemy informatyczne nie tworzą strategii przedsiębiorstwa, nie tworzą modelu działania firmy. Za stworzenie tych rzeczy odpowiedzialność ponosi człowiek. System ERP ma wspomagać firmę w realizacji strategii i bieżącej działalności operacyjnej poprzez uporządkowanie, optymalizację i automatyzację wielu czynności związanych z procesami sprzedaży produkcji, zaopatrzenia i serwisu oraz poprzez szybki dostęp do odpowiednich informacji na każdym szczeblu przedsiębiorstwa.

Dla kogo przeznaczone są systemy ERP

Oprogramowanie ERP przeznaczone są dla firm produkcyjnych, usługowych, handlowych. obejmuje całość procesów zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży i dystrybucji i księgowości

Pierwotnie systemy ERP adresowane były do dużych korporacji. Począwszy od lat połowy lat 90-tych trafiają one do średnich przedsiębiorstw. Obecnie coraz więcej małych firm zatrudniających do 100 osób dostrzega, że wdrożenie nowoczesnego systemy informacyjnego może przynieść im wymierne korzyści finansowe oraz znacznie poprawić ich pozycję na rynku.
W firmach wieloddziałowych nowoczesne systemy ERP pracują on-line. To znaczy wszystkie informacje są uaktualniane w czasie rzeczywistym.

Jakie aspekty są istotne podczas wyboru wdrażania systemu?

Dopasowanie do potrzeb.

Aby system ERP spełniał swoje zadania musi być dopasowany d profilu działalności firmy. Badania wykazują, że tylko 25% firm, które wdrożyły system ERP jest w pełni usatysfakcjonowanych. Jako główną przyczynę niezadowolenia podają niedostateczne dostosowanie systemu do ich specyfiki. Aplikacje ERP powinny być dopasowane do pożądanego modelu działania firmy tak, aby wspomagał w obsłudze jak największą część działalności operacyjnej firmy.

Skalowalność systemu

System ERP powinien mieć możliwość dostosowania się do zmian w firmie wynikających z jej rozwoju lub zmian w organizacji.

Koszt wdrożenia

Na koszt związane z zakupem oprogramowani ERP składają się:

• licencje
• sprzęt komputerowy: serwer, stacje robocze, sieć komputerowa (niektóre systemy
• wdrożenie systemu

Dobry miarą jest wskaźnik TCO (Całkowity koszt posiadania – Total Cost Ownership). Są to wydatki, które należy ponieść na zakup licencji, sprzętu, wdrożenie plus dwuletni czas eksploatacji

Czas wdrożenia

Czas wdrożenia zależy od wielkości firmy oraz stopnia skomplikowalności procesów biznesowych zachodzących w firmie i wacha się od kilku tygodni do 1 roku.

Korzyści z wdrożenia systemów ERP

Poprawa przepływu informacji Zwiększenie produktywności pracowników Obniżenie kosztów operacyjnych działalności firmy Optymalizacja stanów magazynowych Wzrost satysfakcji klienta

Ważną cechą systemów ERP jest ich integralność. To znaczy informacje lub operacje gospodarcze są wprowadzane do systemu tylko jeden raz. Są one następnie przez system przetwarzane i udostępniane pracownikom, posiadającym odpowiednie uprawnienia.